ЭТАП ОЦЕНКИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЕКТА
Наконец, последний этап - оценка результативности проекта. Такое «подведение итогов» необходимо для того, чтобы убедиться в соответствии внедренной системы потребностям предприятия. Главный критерий - соответствие внедренной системы целям и задачам проекта, которые были определены еще на первом этапе. Тем не менее, проделанная работа позволяет и специалистам предприятия, и консультантам по-новому взглянуть на процессы управления и, возможно, выявить направления дальнейшего совершенствования управленческих технологий, которые могут быть реализованы в будущем.
Интеграция специализированных систем бюджетирования и планирования в 1С.
Одной из проблем стоящей перед организацией при внедрении данных информационных технологий является выбор способа построения ИС финансового планирования. В настоящее время сложились 4 основных способа построения систем (Рис 1)
Рис.1. Способы построения ИС финансового планирования в современных организациях.
1 способ. Крупные и средние предприятия могут внедрить современную ERP-систему, комплексно управляющую всеми направлениями деятельности организации, охватывающую все уровни и задачи управления. На российском рынке наиболее распространенными ERP-системами являются программные продукты "1С:Управление производственным предприятием". Данная система класса ERP имеет интерфейс "Бюджетирование". Интерфейс поддерживает все основные задачи систем финансового планирование и бюджетирования. Пользователями интерфейса являются финансовые работники организации.
2 способ. Построение системы на основе специализированных информационных технологий бизнес-планирования. В качестве таких специализированных систем могут использоваться зарубежными решения (COMFAR, PROPSPIN созданные ЮНИДО) или российскими разработками (PROJECT EXPERT- разработчик "Expеrt Systems", ИНЭК-Инвестор – разработчик фирма ИНЭК и др.).
Данные системы комплексно решают задачи планирования всех направлений деятельности предприятия. Позволяют создавать производственные, операционные, инвестиционные и финансовые планы предприятия. Генерирование финансовых планов и бюджетов при таком способе построения системы осуществляется на основе ранее введенных планов продаж, планов производства, закупок, планов прямых и накладных расходов. Следует отметить высокую стоимость данных программных продуктов, что препятствует широкому внедрению данных программных продуктов сельскохозяйственными предприятиями.
3 способ. Внедрение специализированных информационных технологий финансового планирования и бюджетирования. Специализированная система комплексно решает все задачи финансового планирования на высоком уровне.
Примеры специализированных систем финансового планирования: "1С": Финансовое планирование (фирма "1С") версия 7, "1С-Рарус: Бюджетное планирование", "1С-Рарус: Платежный календарь". Такие программы имеют не высокую стоимость, легко осваиваются финансовыми работниками. Внедрение данных программ является оптимальным решением для средних и малых сельскохозяйственных предприятий.
4 способ. Решение задач финансового планирования с помощью электронной таблицы Excel. Пользователи самостоятельно разрабатывают финансовые планы и бюджеты в виде таблиц Excel, задают формулы и функции для расчета статей и показателей бюджета, строят графики и диаграммы, используют инструменты анализа "ЧТО – ЕСЛИ" для прогнозирования и оптимизации финансового состояния. Данный способ широко применяется в малых и средних предприятиях.
7. Как организовано многомерное представление информации в специализированных системах планирования и бюджетирования?
Hyperion Planning обеспечивает эффективную поддержку масштабирования бюджетной модели и системы отчетности для компаний, которые очень быстро развиваются, открывают новые подразделения и филиалы (то есть появляются новые ЦФО), выводят на рынок новые продукты, проекты и пр. Вообще, Hyperion Planning отличается надежностью в отношении реализации изменений (бюджетных статей, ЦФО и пр.) – т.е. обеспечивает устойчивость системы бюджетирования к изменению бизнеса компании, справочной информации, алгоритмов расчетов показателей.
В системе можно настроить различные контуры планирования. Например, в годовом контуре планирования возможно формирование бюджета доходов и расходов, движения денежных средств, баланса бюджетов продаж, производства, запасов, инвестиций, капитальных затрат на строительство, затрат на персонал, затрат на маркетинг, ИТ-бюджетов и др. - в целом, нет ограничений на набор и состав бюджетов, которые будут вестись и контролироваться в системе.
В рамках стратегического контура планирования (на 3-5 и более лет вперед) в Hyperion Planning возможно реализовать планирование по целевым показателям деятельности (связанным с финансами, персоналом, клиентами и пр.), бюджеты доходов и расходов, ДДС, инвестиций и прочие. То есть все бюджеты, которые планируются на год, можно реализовать, при необходимости, на более длительный период планирования.
Можно обеспечить связь стратегического и годового контуров планирования, когда при начале годового планирования копируются соответствующие данные из стратегического бюджета и используются отправной точкой для годового планирования. Можно реализовывать различные методики планирования: «сверху – вниз», «снизу – вверх», комбинированную. Кроме этого, возможно скользящее планирование (с периодической корректировкой бюджетов на будущие периоды на основе фактических данных прошедшего периода).
Hyperion Planning поддерживает ведение сложных иерархических справочников, c возможностью создания альтернативных иерархий, настраиваемой системой агрегации и возможностью выполнения сложных правил пересчета и консолидации данных.
Кроме того, в Hyperion Planning реализован настраиваемый механизм распределения данных по различным аналитикам (справочникам). Например, можно распределить расходы обслуживающих подразделений (бэк-офиса) на центры возникновения прибыли (по заданной базе распределения, драйверу распределения) с целью анализа прибыльности бизнес - подразделений. Или распределять доходы и расходы по группам клиентов, продуктам, с целью анализа их доходности. Система позволяет настраивать сложные алгоритмы распределения доходов и расходов.
Чтобы проиллюстрировать возможности продукта, приведем пример бюджетной формы из системы на базе Hyperion Planning. (Стоит отметить, что форма ввода в Hyperion - это отображение выбранного пересечения аналитик в виде плоской таблицы. Т.е. мы показываем выбранную часть куба в плоском виде, при этом есть возможность перемещаться по срезам.)
Ввод данных организован очень удобно для пользователей: слева список бюджетов, в центре – выбранный бюджет (редактируемая бюджетная форма) со значениями по статьям бюджета и периодам времени. Сверху фильтры, которые позволяют вывести данный бюджет по определенным ЦФО, или по проектам (если стоит задача бюджетировать в разрезе проектов). Есть функция исключения внутренних оборотов – то есть, по сути, можно сделать консолидацию по группе компаний. Над фильтрами могут быть еще заданы «закладки» – те аналитические «срезы», в которых ведется дополнительная аналитика данных: по продуктам, каналам продаж и пр. Фиксируется версия бюджета (текущая, утвержденная…). Таким образом, получается многомерное представление о планируемых показателях.
В Hyperion Planning встроены также функции для расчета таких характеристик, как расчет процентов по кредитам, амортизация, чистая приведенная стоимость, внутренняя доходность и др. – всего порядка 300 функций, которые нередко требуются для расчетов бюджетных показателей.
Есть возможность вести корректировку данных по группам (пропорционально изменяя значения), вести детализацию данных, консолидированных в ячейке (см. рисунки). Например, для статьи Канцтовары, можно завести спецификацию всех расходов и договоров в виде иерархического списка, которые составляют эту статью.
Можно интегрировать систему бюджетирования и с приложениями управления производством: из бюджетирования выгружается план продаж, в модуле Производство планируются потребность в материалах, производственные задания, и агрегированный бюджет производства «возвращается» в Hyperion Planning (стоит отметить, что интерфейсы для такой интеграции не входят в состав стандартного пакета приложений Hyperion Planning, их придется разрабатывать дополнительно).
В принципе, не обязательна именно такая схема интеграции. Один из наших клиентов план-факт анализ реализует над хранилищем данных. То есть из системы бюджетирования в хранилище загружается план, из учетной системы – факт, и отчетность строят над хранилищем данных. Способ обусловливается тем, как определена ИТ-стратегия компании.
На основании данных бюджетов, а также информации, полученной из других систем, строятся соответствующие отчеты, таблицы, диаграммы и пр. (для этого используются инструменты Web Analysis и Financial Reporting – они поставляются бесплатно вместе с лицензиями Hyperion Planning). Примеры построения план-факт отчетов, прогнозов в Hyperion Planning:
8. Каковы основные аналитические направления специализированных систем планирования и бюджетирования?
По сути дела, управленческая информация хранится в гигантском многомерном кубе, грани которого (аналитические направления) имеют вполне конкретную и привычную экономическую интерпретацию: план счетов (бюджетные статьи), календарь планирования, валюты, объекты (центры финансовой ответственности), виды продукции, рынки и т.п.
Некоторые из аналитических направлений (например, план счетов и календарь) являются обязательными, а другие определяются пользователями.
Общее допустимое количество аналитических направлений равно двадцати (как показывает практика, этого более чем достаточно для создания продвинутых бюджетных моделей).
9. Как обеспечивается мультивалютность планирования и бюджетирования?
Планирование, прогнозирование и анализ финансовой информации могут производиться как в одной, так и в нескольких валютах. Для каждого из центров финансовой ответственности указывается его локальная (базовая) валюта. По умолчанию валютой ввода финансовой информации является базовая для данного ЦФО валюта, хотя, при необходимости, она может быть изменена на уровне бюджетной строки или даже отдельной ячейки.
Это очень удобно для мультинациональных корпораций и компаний, имеющих зарубежные отделения, т.к. позволяет участникам бюджетного процесса, находящимся в разных странах, использовать для планирования свои национальные валюты. Кроме того, любые валюты могут быть объявлены «валютами отчетности»: это означает, что данные, введенные в локальных валютах, для целей отчетности могут быть конвертированы в любую из валют отчетности.
Для конвертации (т.е. пересчета финансовой информации из одной валюты в другую) используются таблицы валютных курсов. Каждой валюте может соответствовать три типа курса – исторический (единый для всех периодов), средний курс и курс на конец периода.
Таблицы курсов могут быть многовариантными (например, «оптимистический» и «пессимистический» варианты), кроме того, допускаются пересчеты показателей на основе кросс-курсов, с использованием промежуточных валют.
10. Что такое бизнес-правила и какова их роль в описании бюджетных расчетов?
Бюджетная модель предприятия может потребовать более сложных расчетов, чем те арифметические действия, которые определяются иерархией аналитических направлений. Для этого в системе предусмотрены средства описания бизнес-правил.
С их помощью можно производить сложные многошаговые вычисления, применять сложные экономические правила и распределения, а также применять глобальные параметры (т.е. предпосылки и допущения, являющиеся общими для нескольких счетов).
11. Как в системах планирования и бюджетирования реализуются функции организации бюджетного процесса?
Вопросы организации бюджетирования находятся в центре внимания не только финансистов-практиков, но и разработчиков автоматизированных систем планирования и бюджетирования. При этом задача последних – сделать так, чтобы компьютерная система не только обеспечивала расчеты, но и помогала руководителю бюджетного процесса сформировать адекватную организационную среду.
В процессе планирования взаимоотношения между сотрудниками должны выстраиваться в иерархическом порядке, в соответствии со структурой центров финансовой ответственности (ЦФО) компании. В общих чертах, в такой организационной схеме можно выделить три категории сотрудников:
- специалисты, отвечающие за весь бюджетный процесс в целом, включая формирование итоговых отчетов;
- специалисты, отвечающие за бюджетирование на уровне функциональных подразделений и/или региональных структур;
- рядовые сотрудники, ведущие отдельные участки учета и планирования в финансово-экономических или функциональных подразделениях.
Кроме того, информационная система должна позволять описывать различные группы пользователей, определив для каждой из них степень детализации данных и уровень доступа к информации. В качестве таких групп могут выступать планово-экономический отдел, финансовый отдел, службы производства, снабжения и продаж, удаленные подразделения и т.д.
Для каждого пользователя должен четко определяться участок деятельности, включая список лиц, от которых он получает исходную информацию и тех, кому он передает результаты своей работы.
При этом любой сотрудник должен иметь возможность добавлять комментарии к бюджетным строкам и документировать свои действия. Разумеется, при этом каждый специалист получает доступ к информации в строгом соответствии с назначенными ему правами.
К сожалению, далеко не все программные средства, используемые для бюджетирования, имеют встроенные функции организации процесса планирования.
Как показывает практика, многие компании начинают внедрять специализированные системы бюджетирования, «намучившись» с электронными таблицами или так называемыми «легкими» системами бюджетирования, которые умеют выполнять арифметические операции, но не содержат никаких организационных функций.
12. Как обеспечивается многовариантность планирования, поддержка сценариев и версий?
В любой достаточно крупной организации планирование носит многовариантный характер. Для этого автоматизированная система должна позволять описывать различные вариации планов и бюджетов, при этом подразумевается, что любой из версий может соответствовать собственная процедура согласования.
В системе Hyperion Planning многовариантность планирования реализуется при помощи аналитических направлений «Сценарии» (scenario) и «Версии» (version).
Каждая комбинация сценария и версии содержит свой собственный набор данных. После того как пользователи – планировщики завершают ввод данных для объекта (ЦФО) по конкретному сценарию и версии, они могут инициировать процедуру согласования и утверждения, в соответствии с заданной организационной процедурой.
13. Как в системе описывается финансовая структура предприятия?
Иерархия планирования определяется финансовой структурой предприятия, т.е. совокупностью и иерархией центров финансовой ответственности (ЦФО). Для описания финансовой структуры в системе используется специальное аналитическое направление – «Объекты» (Entity).
Объект создается для каждого центра финансовой ответственности организации или группы ЦФО, участвующей в процессе планирования. Поскольку аналитические направления (и в том числе направление «Объекты») допускают иерархическое представление, в системе можно описать отношения подчиненности, с учетом финансовой структуры предприятия.
14. Каковы основные группы пользователей специализированной системы планирования и бюджетирования?
все пользователи подразделяются на следующие категории:
- системный администратор – технический специалист, занимающийся инсталляцией, контролем работоспособности и поддержкой программного комплекса;
- администратор бюджетов – специалист финансово-экономического профиля, который координирует и направляет все процессы, связанные с формированием, контролем и анализом исполнения бюджета. Именно он отвечает за содержательную часть настроек системы и за соответствие этих настроек утвержденной методологии планирования и бюджетирования. Этот сотрудник обладает полным набором прав доступа;
- аналитик бюджетов – сотрудник финансового департамента, исполняющий роль «связующего звена» между руководителями подразделений и финансовой службой компании. Его функции заключаются в просмотре, анализе, изменении и представлении плановых и бюджетных данных, именно он разрабатывает и внедряет правила и модели планирования, а также создает отчеты для руководства;
- составитель бюджетов (планировщик) – сотрудник, представляющий определенное структурное подразделение и отвечающий за бюджеты на уровне подразделения и/или проекта. Этот специалист вводит в систему информацию (вместе с аннотациями), анализирует бюджетные данные и представляет их на рассмотрение, контролирует состояние плана или бюджета. При этом доступ планировщика к системе осуществляется через web-интерфейс. Благодаря защите, установленной в формах ввода, каждый пользователь видит только те формы, к которым у него есть доступ. Данные можно вводить, сохранять и аннотировать.
15. Как в системе происходит процесс согласования и утверждения бюджетов?
После того как пользователи – планировщики завершают ввод данных для объекта по конкретному сценарию и версии (т.е. по своему бюджетному блоку), они могут представить этот блок другому пользователю, для согласования и утверждения.
Тот, кто осуществляет рассмотрение, становится новым владельцем блока (и именно к нему переходит персональная ответственность за очередной этап формирования бюджета). Если владелец блока удовлетворен, он может утвердить план, если нет – отклонить.
Процесс рассмотрения обычно соответствует иерархии объектов, установленной для бюджетной модели (однако, при необходимости, эту иерархию можно обойти).
Если утверждены все дочерние объекты, бюджет родительского объекта готов к рассмотрению. После представления данных и утверждения их для всех объектов цикл планирования завершается.
По мере продвижения блоков через процесс согласования, состояние (статус) каждого их них отслеживается системой.
В любой произвольный момент времени блок может находиться в одном из следующих состояний:
- «рассмотрение не начато» – исходное состояние для всех бюджетных блоков, запуск в рассмотрение еще не произошел;
- «первое чтение» – первая стадия в процессе рассмотрения. На этой стадии владелец блока не определен и любой пользователь с соответствующими правами может изменять данные бюджетного блока;
- «в рассмотрении» – ввод данных в бюджетный блок завершен, а сам блок передан на рассмотрение новому владельцу. Когда бюджетный блок находится в рассмотрении, его данные может изменять только текущий владелец или администратор бюджета;
- «подписан» – пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может принять решение о подписании блока, без передачи его на рассмотрение другому пользователю. Это может оказаться полезным, при одновременном рассмотрении нескольких бюджетных блоков, которые должны быть переданы на дальнейшее рассмотрение все вместе;
- «не подписан» – пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может отклонить его;
- «утвержден» – пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может его утвердить. Утверждение блока означает, что он прошел все необходимые инстанции согласования, и цикл его планирования завершен.
16. Как в системе обеспечиваются информационный обмен и отчетность?
Строго говоря, возможности системы в части обмена информацией и формирования отчетности, относятся скорее к техническим функциям, чем к средствам поддержки предметной методологии.
Тем не менее, интеграционные функции важны, поскольку именно они обеспечивают информационную, а значит, и методологическую преемственность используемых на предприятии систем управления.
Столь же важны средства формирования отчетности, поскольку именно внятные и наглядные отчеты позволяют руководителям принимать взвешенные и обоснованные решения. Различные средства формирования отчетности также являются неотъемлемой частью автоматизированной системы планирования.
Литература:
1. http://afdanalyse.ru/news/razvitie_instrumentarija_upravlencheskogo_ucheta/2015-01-01-300
2. http://www.asuxxivek.ru/knwlgdb/mng/006.html
3. https://ru.wikipedia.org/wiki/
4. http://www.i2r.ru/static/221/out_23657.shtml
5. http://bibliotekar.ru/upravlencheskiy-uchet-2/15.htm
6. http://www.elitarium.ru/2011/08/05/priznaki_klassifikacii_zatrat.html
7. http://www.cfin.ru/management/control_and_abc.shtml
8. http://www.ippnou.ru/print/005378/
9. http://www.evartist.narod.ru/text19/142.htm
10. http://habrahabr.ru/post/177633/
11. http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/erp-sistema.html
12. http://www.sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm
13. http://pravilapokera.narod.ru/ERP.html
14. http://www.logsystems.ru/articles/sistemy-klassa-erp
15. http://www.galaktika.ru/erp/funkcionalnost.html
16. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
17. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
18. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
19. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
20. http://erpkb.com/Navision/OsnovnyeSredstva
21. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=1
22. http://www.sergeeva-i.narod.ru/opp/page25.htm
23. http://hi-edu.ru/e-books/xbook364/01/part-009.htm
24. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
25. http://www.intuit.ru/studies/courses/3481/723/lecture/14235?page=2
26. http://topsbi.ru/default.asp?artID=831
27. http://www.connect.ru/article.asp?id=6360
28. http://bourabai.ru/is/erp.htm
29. http://www.intuit.ru/studies/courses/13862/1259/lecture/24019
30. http://bourabai.ru/is/mpr.htm
31. http://www.iteam.ru/publications/finances/section_13/article_905/