Створення таблиць в Microsoft Access

ЗАВДАННЯ

на курсовий проект (роботу) студента

Ніжинського Артема Вадимовича

(Прізвище, ім'я, по батькові)

1.Тема проекту (роботи) Створення бази даних та інформаційної системи автоматизації роботи продовольчого складу

2.Вихідні дані до проекту (роботи). Довідник товарів , склад, постачальники.

· Вступ.

· Постановка задачі.

· Методи розв’язання задачі.

· Інструкція користувача розробки.

· Висновки.

· Бібліографічний список.

1. Перелік графічного матеріалу

· Концептуальна схема БД.

Дата видачі завдання 06.09.2016 р.

Строк здачі студентом закінченого проекту (роботи) 13.12.2016 р.

 

РЕФЕРАТ

Моя курсова робота складається з кількох частин такі як: вступ, постановка задачі, методи розв’язання, інструкції користувача розробки та висновків. У вступі я показав призначення баз даних у суспільстві. Постановка задачі висвітлює дані про організацію. В методах розв’язання задачі описуються усі засоби якими була створена база даних та як з їх допомогою реалізований інтерфейс. У інструкція користувача розробки описано, як потрібно користуватись базою даних для зручного та корисного втілення поставленої задачі в життя. В кінці зроблені висновки про курсовий проект.

 

ABSTRACT

 

My course work consists of several parts such as: introduction, problem statement, solution methods, design and user opinions. In the introduction I showed destination database in society. Problem highlights information about the organization. As methods for solving the problem described by all means that in creating a database and how they can interface implemented. In developing user manual describes how to use the database for easy implementation and useful task in life. At the end of the conclusions of a course project.

Змін

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Розроб.

Перевір.

Реценз.

Н. Контр.

Затверд.

«Створення бази даних»

Літ.

Листів

КПКХП НУХТ 941 ГР.

ЗМІСТ

ВСТУП.. 6

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ 7

1.1 Поняття бази даних. 7

1.2 Microsoft Access. 7

1.3 Створення таблиць в Microsoft Access. 10

1.4 Форми. 11

1.5 Звіти. 12

1.6 Запити. 13

1.7 Макроси. 13

2. МЕТОДИ РОЗВЯЗАННЯ ЗАДАЧІ 14

2.1 Встановлення Microsoft Access. 14

2.2 Налаштування робочого середовища. 15

2.3 Робота з таблицями. 16

2.4 Опис засобів для побудови БД: 17

ВИСНОВКИ.. 21

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК.. 22

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

ВСТУП

 

Бази даних є досить популярні у сучасному світі та використовуються практично в всіх сферах діяльності людини. По своїй суті бази даних є тим, навколо чого і будується інформаційна система будь-якого підприємства. Тому базам даним та тим що пов’язано з ними звертається досить багато уваги і курсовий проект саме на це звернений. Проте розвиток інформаційних систем поставив перед сучасними базами даних завдання, вирішення яких неможливе в межах використання тільки реляційних баз даних.

З поняттям бази даних тісно пов'язано поняття системи управління базою даних (СУБД) - це пакет прикладних програм і мовних засобів для створення, супроводження і використання баз даних, редагування вмісту і візуалізації інформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється відбір даних, що відображуються, відповідно до заданого критерію, їх впорядкування, оформлення і подальша видача на пристрої виводу або передачі по каналах зв'язку.

Дана курсова робота полягає у створенні бази даних. Її можна створити за допомогою такої СУБД як Access, тут база даних бути мати вигляд таблиць із інформацією. База даних - це сукупність описів об'єктів реального світу та зв'язків між ними, що належать до конкретної прикладної області і використовуються для розв'язання задач у межах цієї області

 

 

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ

 

Поняття бази даних

 

 

База даних – впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД.

Головне завдання БД — гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином, БД складається з двох частин: збереженої інформації та системи керування нею.

Структуровані БД використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідношення між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

 

Microsoft Access

 

 

Програма Microsoft Access - самостійний програмний продукт, що входить в професійний пакет програм Microsoft Office. Програма Access - зручний засіб для створення і експлуатації досить потужних баз даних без необхідності написання програмного коду, хоча в той же час вона має убудовані засоби програмування. До переваг СУБД Access слід також віднести інтегрованість з іншими програмами пакету Microsoft Office: Excel, Word та ін.

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

Дані, створені в цих додатках, імпортуються та експортуються з однієї програми в іншу.

Основні компоненти MS Access:

· конструктор таблиць;

· конструктор екранних форм;

· конструктор SQL-запитів (мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI);

· конструктор звітів, що виводяться на друк.

Таблиця – це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних.

Запит – вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються.

Форма – відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані.

Звіт – відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

За допомогою програми Access можна:

· додавати нові дані до бази даних, наприклад новий предмет до інвентарного списку;

· редагувати наявні дані бази даних, наприклад змінювати поточне розташування предмета;

· видаляти відомості, якщо, наприклад, предмет було продано або списано;

впорядковувати та переглядати дані різними способами;

· спільно користуватися даними з іншими користувачами за допомогою звітів, повідомлень електронної пошти, інтрамережі або Інтернету.

Запуск програми Access здійснює команда Пуск, Програми, Microsoft Access.

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

Файл бази даних, створений в програмі версії 2007/2010, має значок у вигляді листа паперу з зображенням букви А і розширення * .accdb (Access data base), а в версії 2003 - * .mdb (Microsoft data base).

Створити новий файл програми Microsoft Access можна в будь-якій відкритій папці Windows командою Файл, Створити і вибрати відповідну програму.

Типова структура інтерфейсу. При роботі з додатком на екран виводиться робоче поле, що містить заголовок програми з традиційними кнопками управління вікном Windows. Вікно програми включає наступні вкладки і команди.

· Файл. Команди створення, відкриття, збереження, закриття, друку файлу бази даних, а також її експорту і імпорту.

· Головна. Копіювання, видалення, вставка фрагментів бази даних, операції з буфером обміну і ін.

· Вид. Команди вибору об'єкта і виду.

· Вставка. Вставка в базу даних нових таблиць, запитів, форм, звітів та інших складових бази даних.

Робота з будь-якими об'єктами програми починається з вікна База даних,що виводиться в допоміжній області управління. Вікно включає рядок заголовка з традиційними кнопками управління, рядок командних кнопок і робоче нулі. На лівій панелі робочого нуля зосереджені елементи керування для виклику об'єктів програми. База даних Access включає наступні типи об'єктів:

· • Таблиці - основні об'єкти бази даних. У них зберігаються дані.

· • Запрошення - спеціальні структури, призначені для обробки даних, що зберігаються.

· • Форми - зручний для користувача інтерфейс для введення даних в таблицю, їх виправлення і перегляду.

·

• Звіти - підготовлені для виведення на екран і друк форми, складені на основі інформації, що зберігається в таблицях або запитах.

·

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

• Сторінки - сторінки для віддаленого доступу до даних через корпоративну мережу або Інтернет.

· • Макроси - набори послідовностей внутрішніх команд.

· • Модулі - програмні коди, створені засобами мови Visual Basic for Application.

Три командні кнопки Відкрити ,Конструктор, Створити служать для вибору режиму роботи з базою. КнопкиСтворити і Конструктор призначені для проектування бази даних, а кнопка Відкрити- для її експлуатації. Проектування бази даних за допомогою кнопки Створити відповідає її назві і служить для створення нових об'єктів. Кнопка Конструктор відкриває структуру обраного об'єкта і дозволяє її редагувати і створювати елементи управління. Кнопка Відкрити відкриває обраний об'єкт і дає можливість відредагувати записи і створити нові.

 

Створення таблиць в Microsoft Access

Таблиці в Microsoft Access – це основа будь-якої БД. Саме в таблицях зберігається вся інформація.

У Access використовуються три способи створення таблиць: шляхом введення даних за допомогою Конструктора таблиць і за допомогою Майстра створення таблиць Для кожного з цих способів існує спеціальний ярлик нових об'єктів у списку таблиць.Якщо ви створили новий файл бази даних, то, крім цих ярликів, у списку таблиць більше нічого немає.

Якщо ви не відображаєте ярлики нових об'єктів у вікні бази даних, то для створення нової таблиці потрібно розкрити список таблиць, клацнувши по ярлику Таблиці; на панелі об'єктів вікна бази даних, і потім натиснути кнопку Створити .Тоді з'явиться діалогове вікно Нова таблиця в якому ви і повинні вибрати спосіб створення таблиці.

І, нарешті, на панелі інструментів Access розташована кнопка Новий об'єкт. Якщо клацнути мишею по стрілці, яка знаходиться на ній праворуч, і

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

вибрати з меню об'єкт Таблиця , то відкриється те ж діалогове вікно Нова таблиця.

Для створення нової таблиці можна скористатися будь-яким з описаних способів. Звичайне створення таблиць шляхом введення даних використовують тоді, коли структура таблиці дуже проста, наприклад довідник. Тоді Access сама здогадується про те, як встановити властивості полів. Потім можна переключити таблицю в режим Конструктора і подивитися, як ці властивості будуть встановлені.Використання Майстра таблиць виправдано, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами, які він запропонує. Режим Конструктора найбільш часто застосовується користувачами і може вам теж знадобитися для перегляду структури таблиці або для зміни цієї структури. Тому знати його недаремно.

 

Форми

 

 

Форма - об'єкт, у якому розміщуються елементи керування, що приймають дії користувачів або служать для введення, відображення і зміни даних у полях.

У звичайному режимі форма відображає на екрані тільки один запис.

Елемент керування - графічний об'єкт (поле, прапорець, прямокутник, кнопка) для наочної роботи з даними.

Типи форм:

· Звичайна форма - кожне поле розташовується на окремому рядку; підпис знаходиться ліворуч від поля.

·

Стрічкова форма - поля, що утворюють один запис, розташовані в одному рядку; їхні підписи виводяться один раз у верхній частині форми.

·

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

Таблична форма - поля записів розташовані у форматі таблиці, де кожному запису відповідає один рядок, а кожному полю — один стовпець.

Підлегла форма – це форма, що знаходиться усередині іншої форми.

Підлеглі форми особливо зручні для відображення даних з таблиць або запитів, зв'язаних відношенням «один-до-багатьох». Підлегла форма може відображатися у вигляді таблиці, у вигляді звичайної або стрічкової форми. Головна форма може відображатися тільки як звичайна форма.

 

1.5 Звіти

 

 

Звіт - об'єкт бази даних, призначений для ефективного представлення даних у друкованій формі.

При перегляді звіту в режимі зразка буде виведене обмежене число записів.

Часто використовується експорт звітів у різні формати. Є можливість зробити знімок звіту.

Робота з формою:

· У режимі майстра - після вибору джерела записів і макета (у стовпець, стрічковий або табличний), майстер створює звіт, що використовує всі поля джерела записів і застосовує останній використаний автоформат. Майстер задає докладні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

· Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою. Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп. Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.

Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт. Робота з підлеглими звітами аналогічна роботі з підлеглими формами.

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

1.6 Запити

 

 

Запит також створюється на основі таблиць. Створюючи запит користувач також визначає поля та таблиці, з яких треба відібрати інформацію. Але в формі присутні всі записи з основного джерела, а в запиті можна визначити також умову, за якою відбудеться фільтрамія записів

Запити поділяються на дві основні групи: запити на вибірку і запити на дію. Запит на вибірку просто отримує дані й робить їх доступними для використання. Результати запиту можна переглянути на екрані, роздрукувати або скопіювати до буфера обміну.

Запит на змінення, згідно з назвою, виконує з даними певне завдання. Запити на змінення можна використовувати для створення нових таблиць, додавання даних до наявних таблиць, оновлення або видалення даних.

Щоб створити запит, клацніть на кнопці Запросыпоточної бази даних, після чого клацніть на кнопці Создатьабо виконайте команду Вставка/Запрос.На екрані з'явиться діалогове вікно Новый запрос.Для створення запитів ви можете використати будь-який із запропонованих у вікні способів.

 

Макроси

 

 

Макрос— це набір вказівок та інструкцій, які виконуються як одна вказівка. Якщо створення чи оформлення документа передбачає повторення однакових дій з його об’єктами, їх виконання можна ав­томатизувати за допомогою макроса.

Макроси часто використовуються для таких цілей:

·

прискорення процесу редагування або форматування;

·

Лист

№ докум.

Дата

Змін.

Лист

КПБД 5.050101.01.00.14 ПЗ

Підпис

об’єднання кількох вказівок, наприклад, для вставляння таблиці з вказаними розмірами і межами та певного кількістю рядків і стов­пців;

· спрощення доступу до параметрів у діалогових вікнах;

· автоматизація процесу опрацювання складних- послідовних дій у завданнях.

2. МЕТОДИ РОЗВЯЗАННЯ ЗАДАЧІ