Требования к заполнению формы номенклатуры дел
Составляют номенклатуру по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов (Схема № 18). Номенклатура содержит в себе пять граф: 1 - индекс дела;
2 - заголовок дела (тома, части);
3 - количество дел (томов, частей);
4 - срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
5 - примечание.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
службы делопроизводства Подпись подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от __________№______ от ___________№_______
Формат А4 (210х297 мм)
Графа первая - "Индекс дела"
Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Например: 06-02
06 - индекс факультета (структурное подразделение университета)
02 - Приказы ректора университета по основной деятельности. (Копии).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в преледах разных структурных подразделений одной организациии (учреждения).
Графа вторая - "Заголовок дела (тома, частей)"
В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, оргнаизационно-рапорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Графа третья - "Количество дел (томов, частей)"
Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).
Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню"
Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка "ЭК", которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.
Графа пятая - "Примечание"
Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.