Подготовка приложения к работе
Информационные ресурсы
В менеджменте
Часть 1
Информационные офисные системы
Методические указания
к информационно компьютерному практикуму
Москва
Издательство МГТУ им. Н.Э.Баумана
УДК 681.3:378
ББК 32.81
М51
Рецензенты: А. Н. Павлов, Ж. М. Кокуева
Бышовец Б.Д., Меняев М.Ф., Пряников И.Ф.
М51 Информационные ресурсы в менеджменте. Часть1: Информационные офисные системы: Методические указания к лабораторному практикуму. Издание 3-е, исправленное и дополненное М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2008. с.
ISBN 5-7038-2270-Х
Методическое пособие содержит учебный материал, позволяющий менеджеру сформировать навыки работы с документами в среде современных информационных технологий. Практикум ранжирован на взаимосвязанные темы, при изучении которых необходимо выполнить перечень учебных заданий. Текст заданий содержит дополнительные рекомендации, что позволяет повысить эффективность учебной работы, и самостоятельно получить необходимые знания. В процессе овладения материалом пособия предоставляется возможность развить и закрепить навыки современной организации работы менеджера в среде Windows XP, в современных приложениях Microsoft Office 2007: Word, Excel, PowerPoint.
Для студентов экономических и инженерных специальностей высших учебных заведений, аспирантов и преподавателей, школьников и бизнесменов, широкого круга читателей, желающих сформировать достаточно полный набор приемов и методов применения современных информационных технологий в деловой практике и научной деятельности.
УДК 681.3:378
ББК 32.81
ISBN 5-7038-2270-Х ãМГТУ им. Н. Э. Баумана, 2008
ВВЕДЕНИЕ
В современном мире «Информационные ресурсы в менеджменте» определяют понятие, отражающее возможность менеджера активно использовать современные информационные технологии в своей практической деятельности.
Основными составляющими информационного ресурса являются навыки подготовки, преобразования и корреспонденции документов, представленных в компьютерной форме, умения находить и обрабатывать информацию, содержащуюся в глобальных информационных сетях, способность представлять результаты своей деятельности в международном информационном сообществе.
Процесс формирования информационного ресурса должен продолжаться все время активной деятельности, однако, на начальном этапе необходимо овладеть навыками формирования документов с использованием различных систем: текстовых, табличных, графических, презентационных и др., а также основами работы в Интернете и методами формирования своей Web-страницы. Кроме того будущему менеджеру следует освоить первичные навыки по формированию и сопровождению проектов в типовых средах.
Методические указания составлены в форме учебных заданий, в процессе самостоятельного выполнения которых и формируются необходимые навыки работы менеджера в среде современных информационных технологий, образуется его информационный ресурс.
Материал практикума можно условно разделить на 2-е части: часть 1: "Информационные офисные системы", часть 2: "Работа с документами в Интернете. Основы сопровождения проектов.".
Учебные задания каждой части состоят из перечня учебных заданий, которые также можно объединить в отдельные группы. В первую группу учебных тем входят работы, направленные на формирование навыков использования текстового редактора для подготовки документов. Эта часть практикума охватывает темы: "Подготовка текстовых документов", "Дизайн текстовых документов", "Организация информации в текстовых документах", "Организация бланков и многоадресных (серийных) текстовых документов" и "Организация сложных текстовых документов".
Вторая группа тем практикума содержит работы, которые выполняются в среде табличного редактора Excel 2007. Это "Электронные таблицы" и "Управление информационными процессами в табличных системах", а также "Использование функций в табличных системах".
Выполнение работы последней, третьей группы тем первой части практикума позволяет овладеть методами формирования электронных презентаций.
В качестве основного метода обучения используется метод активной рефлексии. Суть метода заключается в реализации обучающей среды, позволяющей обеспечить постоянный активный диалог между обучающимся и информационной средой, активное влияние на который оказывает преподаватель. Основное назначение учебных заданий состоит в том, чтобы направить познавательную деятельность обучаемого, позволить ему самостоятельно продвигаться по ходу изучения курса, поставить перед ним учебные задачи, которые предполагают осмысление пройденного материала. Важно, чтобы преподаватель не стал "справочной системой", а активно контролировал и поддерживал всю обучающую систему.
Работа №ТЕМА 1: ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы: овладеть навыками подготовками документов в среде текстового редактора Microsoft Word - создание, сохранение и поиск текстовых документов, подготовка текстовых документов с помощью операций форматирования абзацев (установка межстрочных интервалов, установка втяжки и абзацного выступа, изменение стилей оформления абзацев и т.п.); копирование и встраивание текстовых объектов, математических формул, установка параметров страниц, проверка орфографии, установка переносов и т.п.
Задание для самостоятельной работы
При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на понятие АБЗАЦ, возможности по его редактированию, форматированию и другим преобразованиям и модификации содержимого абзаца.
Подготовка приложения к работе
1.1.Вызов и подготовка нового рабочего документа:
a) С помощью меню "Пуск" вызвать текстовую систему Microsoft Office Word 2007.
b) Ознакомиться с инструментальными панелями вкладок Главная, Вставка, Вид и др., расположенными на Ленте.
c) Ознакомиться с инструментальными возможностями Панели быстрого доступа (расположена в левом верхнем углу). Используя элементы меню кнопки Настройка панели быстрого доступа, свернуть и развернуть Ленту.
d) Сохранить новый документ в личной папке, не забыв указать свой путь сохранения, под именем 1_1_ФИО (Инициалы студента): меню кнопки "Office", опция "Сохранить как...", выбрав необходимый формат сохранения.
e) Распахнуть рабочее окно приложения, уменьшить размер окна документа, минимизировать окно текущего документа.
f) Создать новый документ, расположить документы так, чтобы можно было видеть их строки-указатели. Обратить внимание на возможность одновременной работы с несколькими редактируемыми документами.
g) Закрыть новый документ, раскрыть окно текущего документа.
1.2.Установка режима записи документа:
a) Щелкнуть по второй кнопке строки состояния (внизу рабочего поля, кнопки справа) – Режим чтения; обратить внимание на то, что линейки разметки исчезнут и произойдет переход в режим постраничного просмотра документа.
b) Ознакомиться с возможностями просмотра документа в этом режиме, выбрав кнопку “Параметры просмотра”. Обратить особое внимание на возможности просмотра Примечаний и изменений, добавив соответствующие параметры опции из меню кнопки “Параметры просмотра”.
c) Вернуться в режим разметки страниц: на сером фоне появится лист документа, слева и сверху от которого показаны вертикальная и горизонтальная линейки. Они показывают поле текста на листе (затемненная часть указывает на расстояние от края листа до начала текста и от конца текста до конца листа). Уменьшить расстояние до начала текста до 1 см., перетаскивая границу раздела мышью. Восстановить исходное состояние равное 2,5 см.
d) Удалить линейки, используя меню закладки "Вид", опцию "Линейка”; восстановить линейки.
e) Настроить Панель быстрого доступа (расположена в левом верхнем углу) к удобному для вас виду, для чего в поле панели щелкнуть правой клавишей мыши. Просмотреть все элементы подстройки:экрана, сохранения, правописания и др.
f) Организовать автосохранение каждые 5 минут в своей папке и изменить цветовую схему на синюю, для чего использовать соответствующие опции режима настройки паненели быстрого доступа.
g) Нажать несколько раз на клавишу "Пробел", затем на кнопку "Ввод", повторить операцию 3 раза.
h) Включить кнопку "Непечатаемые символы", размещенную на вкладке "Абзац" (закладка - Главная). Появятся служебные знаки, показывающие текущее размещение курсора на странице.
i) Обратить внимание на нижнюю "Статусную строку", на которой показан номер текущей страницы. Далее указано: номер текущей строки в пределах листа, номер печатаемого в строке символа по положению маркера, а также общий в словах объем документа. Перемещая курсор по строкам обратить внимание на изменения в статусной строке.
j) Перевести курсор на левый край поля листа (перед знаками, обозначающими строки), курсор примет вид вправо направленной стрелки. Это поле обозначается как "Поле выделения". Щелкнуть мышью, соответствующая строка будет затенена - выделена.
k) Нажмите на клавишу Del, убедитесь, что строка будет стерта.
l) Нажать на клавишу Отменить (на Панели быстрого доступа), убедиться, что стертая строка будет восстановлена.
m) Перевести курсор на поле выделения перед первой строкой, нажав на клавишу мыши, протащить ее вниз на три строки (область текста окрашена в темный цвет - она выделена), удалить ее, восстановить удаленный участок.
n) Обратить внимание на горизонтальную и вертикальную линейки прокрутки: нажимая на кнопку с одиночной стрелкой осуществить построчное продвижение документа по экрану, нажимая на свободную область линейки - постраничное продвижение, на кнопки с двойными стрелками - постраничное продвижение, перетаскивая ползунок мышью - произвольное продвижение документа по экрану.
1.3.Подготовка к записи текста документа:
a) Включить кнопку "Непечатаемые символы".
b) Выделить первую строку (Щелчком по полю выделения первой строки).
c) Выбрать шрифт Arial (вместо Times New Roman или наоборот, в зависимости от первоначальной настройки) с помощью раскрывающегося списка на вкладке Главная группы Шрифт и установить кегль (размер) шрифта = 12 с помощью рядом расположенного раскрывающегося списка, щелкнуть по кнопке "По ширине".
d) Щелкнуть мышью на первой строке.
Запись текста
2.1.Записать следующий текст (После ввода заголовка, текста заголовка, автора цитаты нажать на клавишу Enter (Ввод)).
О пользе красноречия
В сущности, ведь для интеллигентного человека дурно говорить должно бы считать таким же неприличием, как не уметь читать и писать ¼. Все лучшие государственные люди в эпоху процветания государств, лучшие философы, поэты, реформаторы были в то же время лучшими ораторами. «Цветами красноречия» был усыпан путь ко всякой карьере.
А. П. Чехов
2.2.Размещение текста на поле листа документа и установление локальных параметров абзаца:
a) После записи последней строки нажать два раза на клавишу Enter (Ввод).
b) Выделить весь текст с помощью поля выделения.
c) Установить размер листа 14 см с помощью правой границы размера листа (на поле горизонтальной линейки).
d) Определить правое поле документа равным 1 см. Передвинуть правый ползунок на позицию 13 см.
e) Снять выделение текста.
2.3.Элементы форматирования текста документа:
a) Выделить заголовок.
b) Установить кегль (размер) шрифта равный 14, выделить заголовок полужирным курсивом, разместить текст "По центру".
c) На кнопке Междустрочный интервал группы "Абзац" в режиме Другие варианты междустрочных интервалов установить в окне "Интервал перед" значение 12, а в окне "Интервал после" = 6 (используя щелчки по кнопкам увеличить/уменьшить).
Операции по формированию указанных структурных элементов абзаца можно произвести также открыв диалоговое окно "Абзац" вкладок Главная или Разметка страниц.
d) Выделить текст цитаты (без заголовка и фамилии автора цитаты) и установить режим размещения "По ширине".
e) Вызвать опцию "Расстановка переносов" на вкладке Разметка страниц и установить режим "Автоматическая расстановка переносов" (если он не был установлен).
На группе "Абзац" вкладки Главная раскрыть список "Междустрочный интервал" и в строке Другие варианты междустрочных интервалов меню установить на закладке Отступы и интервалы для первой строки режим "Выступ" с выбранным вами значением. Оценить результат.
Операции по формированию указанных структурных элементов абзаца можно произвести также открыв диалоговое окно "Абзац" вкладки Разметка страниц.
f) Повторить предыдущую операцию, установив режим "Отступ".
g) Оценить результаты этих манипуляций.
h) Отменить результаты этих операций.
i) Установить курсор на первом знаке абзаца, щелкнуть мышью и перевести курсор на левый верхний маркер. Нажать на мышь (появится вертикальная пунктирная линия) и перетащить курсор на 1 см. вправо. Отпустить мышь.
j) Выделить строку автора цитаты вызвать вкладку "Абзац" и в строке Другие варианты междустрочных интервалов установить интервал "Перед" равный 3 пт., "После" - равный 9 пт.
k) Разместить фамилию автора цитаты по правому краю с помощью щелчка по одноименной кнопке группы Абзац вкладки Главная .
l) Изучить второй способ перемещения текста по строке. Отменить предыдущую операцию. Захватив левый верхний маркер, передвинуть его на позицию 10 см. Вернуться в исходное положение и повторить перемещение маркера (ползунка) при нажатой клавише Alt. При одновременном нажатии мышью на элементы линейки и клавишу Alt на линейке будет показано числовое значение размера области, занимаемой текстом, размеров полей страницы, отступов абзацев и др. Запомнить реализованные методы перемещения текста по строке.
2.4.Вставка в текст дополнительных символов:
a) Перевести курсор на место перед первой точкой многоточия, удалить знак пробела и ранее записанные четыре точки в тексте после слова "писать". Вызвать меню "Символ" вкладки "Вставка". В окне закладки выбрать знак многоточия из перечня специальных знаков и щелкнуть по его полю мышью, активизировать команду "Вставить" и команду "Закрыть".
b) Установка неразрывного пробела (этот знак относится к непечатаемым символам): перейти на строку автора цитаты и установить между инициалами автора и его фамилией неразрывные пробелы с помощью сочетания клавиш Сtrl+Sift+Пробел. На экране появятся кружки вместо точек пробела. Удалить знаки обычного пробела.
c) Установка неразрывного дефиса: На новой строке написать РостовнаДону. Заменить дефисы на неразрывные: Ctrl+Shift+"-".
d) Оценить результаты манипуляций.
2.5.Применение табуляции при записи текста:
a) Установить курсор на первую букву текущей строки. Ввести знак пробел. Нажимая на клавишу табуляция, передвигать текст по полю строки в нужное место (в правый край строки). Обратить внимание на изменения на верхней горизонтальной линейке.
b) Используя клавишу BkSp установить название города в прежнее крайнее левое положение.
2.6.Использование кнопки установки типа табуляции. (Она находится в левой части горизонтальной координатной линейки):
a) Записать на каждой из следующих 3-х строк слово Документ.
b) Установить курсор в начало первой из этих строк, щелкая по кнопке установки типа табуляции, выбрать тип "По левому краю", щелкнуть мышью по строке табуляции горизонтальной линейки под цифрой 7 и, установив курсор перед началом текста, нажать на клавишу Tab.
c) Перевести курсор на начало следующей строки, выбрать тип табуляции "По правому краю", щелкнуть под цифрой 7 и нажать на клавишу Tab.
d) Перевести курсор на третью строку, выбрать тип табуляции "По центру", щелкнуть под цифрой 7 и нажать на клавишу Tab. Оценить выполненные действия.
e) На каждой из следующих 3-х строк записать по одному числу: 306.00, 0.15, 1975,25.
f) Выделить эти три строки, установить тип табуляции "По разделителю", щелкнуть по цифре 10 горизонтальной линейки, снять выделение и, устанавливая поочередно в начало каждой строки курсор, щелкать по клавише "Tab". Пояснить назначение этого типа табуляции.
2.7.Изменение и копирование формата текста:
a) Перевести курсор на нижнюю строку текущего документа и ввести следующий текст:
Коммерческие письма (пример указаний составителю)
Если продавец не может сразу выслать покупателю предложенный товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
принятие вопроса к рассмотрению;
выяснение возможностей поставки товара;
отказ поставить товар;
изменение условий поставки;
обещание направить предложение на поставку необходимого товара.
b) Сформировать первый заголовок в виде двух строк. Установить курсор после слова "письма", нажать на комбинацию клавиш Shift+Ввод, оставшаяся часть заголовка будет перемещена на следующую строку (Принудительный разрыв строки).
c) Дважды нажать клавишу Ввод. И сС помощью линейки прокрутки так разместить текст документа, чтобы одновременно видеть заголовки первого и второго абзацев, если это не удается, установить курсор на заголовок первого абзаца.
d) Выделить заголовок первого абзаца (О пользе красноречия) и нажать на кнопку "Формат по образцу", установленную на вкладке Главная в группе Буфер обмена и имеющую вид широкой кисти.
e) Перевести курсор на первую букву заголовка второго абзаца (Коммерческие письма). Курсор примет вид широкой кисти. Нажать на левую кнопку мыши и протащить мышь по строке заголовка, отпустить клавишу мыши.
Если поле второго абзаца не видно на экране, то следует воспользоваться линейкой прокрутки.
Убедиться, что заголовок второго абзаца будет отформатирован подобно заголовку первого абзаца.
f) Повторить процесс копирования формата для первых трех строк второго абзаца, используя формат текста первого абзаца.
2.8.Подготовка списков:
a) Выделить последние пять строк текста и щелкнуть по кнопке "Нумерованный список". Строки преобразятся в список.
b) Щелкнуть по кнопке "Маркеры" на группе "Абзац" и строки списка будут маркированы специальным символом (по умолчанию - точкой).
c) Замена маркера в списке: отменить последние две операции, оставить выделение на последних пяти строках. На стрелке кнопки "Маркеры" на появившейся таблице щелкнуть по новому изображению маркера, а затем по кнопкам "ОК", закрывая ранее раскрытые окна вкладки. Список получит новые маркеры, убедитесь в этом.
d) Провести включение нового маркера в список используемых, для чего на стрелке кнопки "Маркеры" выделив опцию Определить новый маркер выбрать желаемый символ или рисунок для включения в список. Проверить результат этой операции.
e) Формирование многоуровневого списка: отменить последнюю маркировку списка, оставить выделение на последних пяти строках. Открыть меню-вкладку "Многоуровневый список" и выбрать на нем требуемый формат списка, щелкнуть по кнопке "ОК", закрывая ранее раскрытые окна вкладки. Список получит новые маркеры первого уровня.
На следующем уровне строки «отказ поставить товар» указать две причины: увеличение цены и отсутствие товара. Для формирования строк нижнего уровня подвести курсор в конец нужной строки и после нажатия клавиши «Ввод» нажать «Таb», после чего внести требуемую запись.
f) Сформировать четырехуровневый список путем добавления новых строк произвольного содержания. Для одной из строк нижнего (четвертого) уровня провести перевод этой записи на первый уровень, используя клавишу BkSp (с предварительным выделение показателя уровня строки списка и нажатием клавиши «Таb») или воспользоваться для этого режимом изменения уровня списка кнопки Многоуровневый список.
2.9.Перемещение текста в документе:
a) Введите текст упражнения до конца:
Письма просьбы
Просим сообщить условия предоставления информации о рынке сбыта нашей продукции.
Просим выслать необходимую документацию по эксплуатации машин последней модели Вашей фирмы.
Письма подтверждения
Подтверждаем получение запрошенной документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.
b) В конце текста установить две пустые строки.
c) Копировать форматы заголовка и абзаца на заголовки введенного текста.
d) Копировать форматы ранее записанного абзаца (первые три строки) на абзацы вновь введенного текста.
e) Переместить абзац на новое место: Выделить абзац "Просим выслать¼". Перевести курсор на выделенную область (курсор примет вид налево направленной стрелки), нажать левую клавишу мыши (появится пунктирное изображение прямоугольника). Перетащить и установить курсор перед первой буквой абзаца "Просим сообщить¼". Отпустить клавишу мыши. Абзацы поменяются местами.
f) Для перемещения отдельных слов следует сначала выделить нужное слово (двойным щелчком по полю текста), затем перетащить это слово в нужное место: Дважды щелкнуть по слову "сообщить", перевести курсор на поле выделения и нажать левую клавишу мыши, перетащить курсор перед словом "Просим". Получится "сообщить Просим". Повторить операцию для строки "Просим выслать...".
g) Выполнить сортировку списка: выделить строки маркированного списка в меню группы "Абзац", раскрыть список "Сортировка" и установить переключатель принципа сортировки "По возрастанию", нажать на клавишу "ОК". Убедиться в правильности выполненной операции и оценить суть ее выполнения.
2.10.Применение дополнительных операций записи текста:
a) Найти на закладке Главная на панели Шрифт кнопки формирования «индексов» "Надстрочный знак" и "Подстрочный знак".
b) Записать на свободной строке следующие формулы: ex, H2O для этого записать первый знак формулы, затем нажать на клавишу соответствующего индекса и ввести значение индекса, отключить кнопку индекса и ввести следующий знак и т.д..