Делопроизводство в работе кадровой службы предприятия
Рациональная организация работы по управлению персоналом требует соответствующего делопроизводственного обеспечения.
Цель делопроизводственного обеспечения – организация работы с документами, образующимися в системе управления персоналом.
Кодекс законов о работе относится к категории актов централизованного регулирования и представляет собой документ, в котором закреплены правовые нормы, принципы и законодательные аспекты регулирования работы.
Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, который регламентирует порядок приема и увольнения, основные обязанности работников, и администрации, рабочее время и его использование и т.д.
Коллективный договор - это соглашение между членами трудового коллектива и администрацией, которое заключается один раз в год в предприятии.
Положение о подразделении – это организационно-регламентирующий документ, в котором характеризуются основные принципы формирования и функционирования структурного подразделения предприятия.
Должностная инструкция - этодокумент, который регламентирует деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержит требования к работнику, занимающему данную должность.
Документы по оформлению приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставлению отпусков, поощрению, взысканию, составляют группу документов по работе с персоналом предприятия. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, контракты с работниками предприятия, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Все эти документы формируют личные дела работников предприятия.
Документация по работе с персоналом ведется с момента поступления работника на предприятие. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено рядом особенностей документирования работы с персоналом.
Основой для использования различных форм документов является ранее созданная подсистема унифицированных форм документов.
В составе подсистемы в рамках ГСД разработаны унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкции по применению унифицированных форм документов. По каждой из задач имеется форма документов: анкета, дополнение к анкете, заявление, представление, график, объяснительная записка, докладная записка.
Право приема трудящихся на работу принадлежит руководителю предприятия.
Руководитель предприятия может передавать предоставленное ему право приема на работу трудящихся, как правило, только тем лицам из числа администрации, сфера руководящей деятельности которых распространяется на все предприятие в целом.
При поступлении на работу работнику необходимо предъявить: паспорт, трудовую книжку, диплом об образовании (если есть), автобиографию, заявление о приеме на работу. Если вопрос о приеме на работу решен положительно, то администрация предприятия заключает с принимаемым сотрудником контракт. На сегодняшний день существует целый ряд типовых форм контрактов между предприятием и работником. Особенности контракта зависят от профиля предприятия и должности работника.
При приеме на работу работник кадровой службы обязан проверить все сведения, внесенные работником в представленные документы. Одним из основных документов по работе с персоналом предприятия является личная карточка, в которой указывается: Ф.И.О., год и месяц рождения, гражданство, номер и серия паспорта, домашний адрес работника. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещения сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.
При приеме на работу подается письменное заявление, в котором излагают просьбу о приме на работу в предприятие, указывают свою профессию, специальность и должность. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, наименование вида документа (заявление), текст, подпись составителя, дата составления.
Заявление о приеме на работу является основанием для соответствующего приказа.
Приказами по персоналу предприятия оформляются: прием, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, объявления поощрений, меры воздействия к нарушителям и т.д.
Оформляются приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу и т.д. В приказах по персоналу предприятия констатирующая часть, как правило, отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт такого приказа начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д. (приложение А).
При этом фамилию следует печатать полностью прописными буквами, а имя и отчество строчными, затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором ведется приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.
В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончании отпуска. Приказ по персоналу предприятия должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа. После подписания приказа руководителем предприятия, он должен быть направлен структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом: бухгалтерия, отдел кадров и т.д.
Эти подразделения ставят свою отметку ниже подписи первого руководителя.
Для учета и контроля за работой с приказами по персоналу предприятия ведется журнал регистрации приказов по следующей форме:
| Приказ № | Дата издания Приказа | Краткое содержание | Кем подписан | Примечания |
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типовой формы не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом. Форма изложения – повествовательная. Все сведения излагаются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации работника.
В автобиографии обычно указывают: название документа, имя, отчество и фамилию автора, число, месяц и год рождения, сведения о родителях; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
На каждого сотрудника предприятия в кадровой службе заводится личное дело. В личное дело помещают:
1. Внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Контракт между работником и предприятием.
4. Личный листок по учету кадров.
5. Автобиографию.
6. Копию документа об образовании.
7. Выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении).
8. Справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
9. Трудовую книжку.
В каждом отделе кадров формируется номенклатура дел - документ, который представляет собой утвержденный в установленном порядке систематизированный перечень дел, которые используются в делопроизводстве отдела, и в котором обязательно указываются сроки хранения документов.
В кадровой службе предприятия должна вестись алфавитная книга по следующей форме:
Форма алфавитной книги
| Фамилия, имя, отчество | Номер личного дела, личной карточки | Место работы, номер приказа о назначении, переводе на другую работу | Стаж работы | № и дата приказа об увольнении | Алфавит | |
| общий | непре-рывный | |||||
| А |
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий деятельность
работника, и служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. При поступлении на работу трудовая книжка заполняется на всех работников, вне зависимости от вида деятельности и формы собственности предприятия. В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность), сведения о работе (прием на работу, перевод на др. работу, увольнение). При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку должны быть заверены подписью руководителя предприятия с печатью.
Для регистрации трудовых книжек в предприятии ведутся журналы регистрации трудовых книжек по следующей форме:
| № трудовой книжки | Ф.И.О. | №, дата и формулировка приказа о приеме на работу | №, и дата приказа об увольнении | Подпись начальника отдела кадров |
Подготовка документов по личному составу требует особо строгого соблюдения всех норм и требований, что обеспечивает их юридическую силу.
Приложение А