Основные разделы курсовой работы
Задание на курсовую работу
Курсовая работа должна состоять из результатов предыдущих лабораторных работ и выполненного дополнительного задания.
Дополнительное задание состоит в создании форм с помощью СУБД MS Access. Необходимо выполнить построение не менее трех разных форм с помощью Мастера форм, а так же формирования не менее трех отчетов перечисленными ниже инструментами.
Работа с формами и отчетами описана в методическом указании ниже.
`Формы в MS Access
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
- ввода и просмотра информации базы данных;
- изменения данных;
- печати;
- создания сообщений.
Способы создания форм:
1. Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).
2. Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).
3. Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).
4. Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи).
5. Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).
6. Автоформа: сводная таблица.
7. Автоформа: сводная диаграмма.
8. Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).
9. Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).
Цель: научиться использовать мастер форм для создания удобного интерфейса для работы с данными.
Задания:
1. Создать форму через Мастера форм.
2. Выполнить форматирование формы.
3. Выполнить создание двух форм с помощью мастера форм: одну для таблиц (таблицы), другую для запроса.
4. Скриншот созданных форм добавить в отчет.
Ход выполнения работы:
В формах, как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Эта запись находится в самом конце таблицы и найти ее можно прослистав таблицу до самого конца. Аналогично, на форме пустая запись появится после окончания просмотра всех записей таблицы или перейти к ней можно после нажатия кнопки окончания записей. Для добавления записи, необходимо переместиться на пустую запись и заполнить форму в соответствии с тем, как это было предусмотрено разработчиком формы.
Ход создания формы:
В данном случае для создания формы воспользуемся Мастером форм
1. Запуск мастера форм
На вкладке «Создание» в разделе «Формы» выберем мастер форм.
2. Выбор таблиц, полей и запросов.
В появившемся окне выбираем необходимые таблицы или запросы: в данном примере создадим форму, в которая отображала бы всех посетителей, которые взяли книги. Для этого проследим, какие таблицы необходимы для выполнения задачи. Это таблицы «Посетитель», «Книга» и «Книга_посетитель». Поочередно выбираем интересующие нас таблицы и поля. На рисунках 1,2 и3 продемонстрирован выбор таблиц и их полей. После окончания выбора следует перейти к следующей части мастера нажатием кнопки «Далее».
Рисунок 1 – «Выбор полей из таблицы «Книга»
Рисунок 2 – «Выбор полей таблицы «Книга_посетитель»
Рисунок 3 – «Выбор полей таблицы «Посетитель»
3. Выбор вида представления данных.
В некоторых случаях, Мастер форм может попросить указать относительно какой таблицы необходимо показывать данные. В данном случае, удобнее всего выбрать представление относительно таблицы «Книга-Посетитель» и как вариант Мастер предложит отобразить все данные на одиночной форме.
Рисунок 4 – «Выбор вида представления данных»
Следуем «Далее».
4. Выбор внешнего вида формы.
Удобнее всего воспользоваться табличным видом:
Рисунок 5 – « Выбор внешнего вида формы»
Следуем «Далее».
5. Заключительные действия.
На данном этапе предлагается задать название формы (имя формы) и выбрать дальнейшие действия после закрытия мастера. Если выбрать пункт «Изменить макет формы», то после закрытия мастера форма откроется в режиме «Конструктор» и положение элементов на форме можно поменять, в случае выбора пункта «Открыть форму для просмотра и ввода данных» форма откроется в режиме таблицы.
Рисунок 6 – «Заключительные действия»
Для просмотра готовой формы нужно перейти в «Режим формы» на вкладке «Главная» раздела «Режимы». На рисунке 7 изображена полученная форма:
Рисунок 7 – «Форма «Книги на руках» в режиме формы»
Перейдя в режим макета, можно передвинуть любые поля и переименовать их по своему усмотрению, а так же выполнить полное форматирование формы от шрифта до выбора цветовой гаммы с помощью готовых тем или по собственному усмотрению на вкладке «Конструктор» раздела «Темы» и вкладке на «Формат».
Рисунок 8 - «Вид вкладки «Формат»
Рисунок 9 – «Вид вкладки «Конструктор»
Добавление кнопок
Для удобства можно добавить кнопки перехода по записям. Для этого на вкладке «Конструктор» раздела «Элементы управления» нужно выбрать элемент кнопка и нарисовать его на форме, после чего появится форма «Создание кнопок». На форме следует определить набор действий исходя из предложенных категорий. Выбираем категорию «Переходы по записям» и действие «Следующая запись».
Рисунок 10 – «Выбор действий кнопки»
После перехода по кнопке «Далее» можно выбрать рисунок для кнопки или надпись.
Рисунок 11 – «Выбор внешнего вида кнопки»
В конце предлагается назвать кнопку. Это необходимо для дальнейшей разработки.
Рисунок 12 – «Название кнопки»
После завершения всех действий кнопка появляется на форме. Ее так же можно отформатировать и разместить на форме как удобно. Аналогичным образом создаются и другие кнопки.
Рисунок 13 – «Вид готовой формы»
Теперь, переходя по кнопкам, можно листать, а так же добавлять новые данные в таблицу.
Отчеты
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.
Основные сведения в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его источником данных применяются элементы управления (так же, как в формах). Такими элементами могут быть поля, надписи, линии или другие графические объекты.
Для формирования отчета необходимо иметь источник данных. Это может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете. Для построения отчетов Access имеет несколько инструментов:
1. Отчет - позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
2. Конструктор отчетов - открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
3. Пустой отчет - позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.
4. Мастер отчетов - служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
5. Наклейки - вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
Цель: научиться использовать инструмент «Отчет» для формирования вывода данных из базы на печать.
Задания:
1. Создать 3 отчета описными ниже инструментами: «Отчет», «Мастер отчетов», «Наклейки».
2. Выполнить форматирование отчетов на основе таблиц(ы), на основе запроса, третий на выбор.
3. Скриншот отчетов добавить в пояснительную записку.
СКРИНШОТЫ делать в режиме ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА
Ход выполнения работы:
Рассмотрим некоторые инструменты.
Инструмент «Отчет»
Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Получившийся отчет позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
1. В области объектов выберете таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет. В данном примере источником данных служит отчет на выборку всех студентов с группами.
Рисунок 14 – «Выбор источника»
2. На вкладке Создание в группе "отчеты" щелкните отчет. 
3. Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. В режиме макета его можно отредактировать: поменять заголовок, убрать или добавить надписи, переименовать столбцы и т.д.
Рисунок 15 – «Отчет в режиме макета»
Инструмент «Мастер отчетов»
В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
1. Выберете источник данных и на вкладке Создание в группе Отчеты выберите «Мастер отчетов».
2. Следуйте указаниям мастера.
2.1 Мастер предложит выбрать необходимые поля(здесь таблица). После выбора нажимаем далее.
Рисунок 16 – «Выбор полей для отчета»
2.2 Затем мастер предложит создать группирование.
Рисунок 17 – «Добавление уровней на отчет»
2.3 Далее мастер предложит выполнить сортировку по получившимся столбцам
Рисунок 18 – «Сортировка»
2.4 Затем можно выбрать вид отчета
Рисунок 19 – «Выбор вида отчета»
2.5 Заключительные действия
Рисунок 20 – «Заключительные действия»
Готовый отчет будет представлен в режиме просмотра перед печатью. Перейдя в другой режим можно переименовать столбцы, заголовок и т.д.
Рисунок 21 – «Результат сформированного отчета после редактирования надписей и столбцов»
Инструмент «Наклейки»
Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.
1. Выберите источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки.
Рисунок 22 – «Мастер наклеек»
Следуйте указаниям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.
В приложении Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде.
Оформление
В отчете по курсовой работе должны быть представлены результаты предыдущих лабораторных работ и результаты выполнения задания к курсовой. В отчете необходимо разместить скриншоты созданных форм. Список литературы так же должен присутствовать в отчете по курсовой работе.
Дальнейшее оформление производится в соответствии с ГОСТ 7.32-2001.
Приложение А
Основные разделы курсовой работы
Содержание
Введение 1
1 Анализ предметной области 2
2 Создание базы данных 3
3 Создание запросов 4
4 Формирование отчетов и форм 5
Заключение 2
Список литературы 2