Правила оформления основных видов документов организационно-распорядительных документов
Государственное бюджетное профессиональное
Образовательное учреждение
"Владимирский авиамеханический колледж"
Специальность: Социальный учет и бухучет.
Дисциплина: ДОУ.
Контрольная работа
Тема: Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.
Разработал: Селиверстов И. В.
Группы ЗБ-116
Руководитель проекта: Кирова Е. В.
Проект защищен "23" января 2017
Оценка ____ (________)
Содержание
Организационные документы
Устав ............................................................................................................
Положение о структурных подразделениях ............................................
Структура и штатная численность ...........................................................
Штатное расписание ..................................................................................
Должностная инструкция ..........................................................................
Распорядительные документы
Постановление ...........................................................................................
Решение ......................................................................................................
Приказ по основной деятельности ...........................................................
Приказ по личному составу по УСОРД ...................................................
Приказ о прекращении трудового договора по УСПУД .......................
Распоряжение ............................................................................................
Справочно-информационные документы
Служебное письмо .....................................................................................
Телеграмма ................................................................................................
Телефонограмма ........................................................................................
Протокол .....................................................................................................
Акт ...............................................................................................................
Докладная записка ....................................................................................
Справка .......................................................................................................
Правила оформления основных видов документов организационно-распорядительных документов
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную штатную численность и подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относят:
1) учредительный договор;
2) устав организации;
3) положение об организации;
4) положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
5) регламенты работы, правила внутреннего трудового порядка, положение о персонале;
6) структура и штатная численность;
7) штатное распределение;
8) инструкции по определенным направлениям деятельности;
9) должностные инструкции работников;
10) памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения.
Заголовок к тексту к тексту в организационных документов должен согласоваться с наименованием вида документа.
Дата подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Данный документ подписывает руководитель организации (устав) или структурное подразделение (должностная инструкция). Вступают в силу после их подтверждения.
Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на распорядительном документе.
Утверждение организационных документом другим документом может проводиться и высшей стоящей организацией.
Организационные документы имеют сложную структура текста, состоящую из разделов (подразделов), имеющих собственные заголовки и раздельные пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Содержание текста в организационных документов должно соответствовать действующему законодательству.
Организационный документ проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.
Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Их особенностью является то, что можно вносить изменения и дополнения в том случае, если не требуется перерабатывать весь документ. В случае реорганизации организации разрабатывают новые организационные документы.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом документа. Изменения и дополнения в организационный документ - по приказу руководителя или вышестоящей организацией, то изменения в него вносятся путем утверждения этими органами с обязательной регистрацией.
К основным к основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.
Общие положения проведены в Гражданском кодексе (ч. 1 гл 4), т е организация, юридическим лицом, "действующая на основание устава, либо учредительного договора или устава, либо учредительного договора, предусмотренным законом, юридическое лицо может действовать на основание общего положения об организациях данного вида" (ст. 52 ГК РФ).
В тексте учредительных документов должно содержаться:
1) наименование юридического лица; наименование не коммерческих организаций;
2) место нахождения юридического лица (государственная регистрация), если в соответствие с законом не установлено иное;
3) предмет и цели деятельности юридического лица;
4) порядок управления его деятельностью юридического лица;
Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организации, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций или предприятий.
Устав негосударственного предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности.
Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации устава включает:
1) наименование органа;
2) дату регистрации;
3) государственный регистрационный номер.
Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права обязанности, организации деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Структура текста положения:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права и обязанности;
5) руководство;
6) взаимоотношения, связи;
7) контроль, проверка и ревизия деятельности;
8) реорганизация и ликвидация.
В разделе "Общие положения" должно быть приведены официальное полное и сокращенное наименование организации. Указание цели и основания создания организации. Указание деятельности руководителя в своей организации.
В разделе "Основные задачи" проводится перечень основных задач (проблем).
В разделе "Функции" перечисляются функции и виды работ.
В разделе "Права и обязанности" указываются:
1) права организации и ее руководителя;
2) обязанности для реализации своих функций.
В разделе "Руководство" указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенций.
В разделе "Взаимоотношений и Связи" указывается все информационные связи с другими организациями, основные документы содержат обмен информацией, а так же периодичность, сроки предоставления, и разногласия.
В разделе "Контроль, проверка и ревизия деятельности" оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверки и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.
В разделе "Реорганизация и ликвидация" указывается, кто в соответствии с действующими с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.
Положение об организация и оформляется на общем организации с указанием вида документ, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается распорядительным документом вышестоящий организации.
Положение структурных подразделениях можно классифицировать:
1) положения о структурных подразделениях;
2) положения о коллегиальных органах;
3) положения о временных органах.
Отличия положения структурном подразделении от положения об организации содержится в структуре текста. Структура текста о структурном подразделение (службе) нормативно не закреплена и включает те же разделы, что и положение об организации, кроме разделов "Контроль, проверка и ревизия деятельности" и "Реорганизация и ликвидация". В структуру текста о положении положения о структурном подразделении также включают дополнительный раздел "Ответственность", в котором указываются в виды ответственности, которую может понести руководитель в случае не выполнения подразделения своих обязанностей.
Положения о коллегиальных и совещательных органах также носит нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления.
Особенностью положения о коллегиальных органов является порядок их утверждения и внесения изменений.
Положение о временных органах. Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламенты на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников. Правила оформляются в общем бланке организации с указанием вида документа и согласовываются на собрании трудового коллектива, и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составляется соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1984 г. №213.
В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатываются Положение о персонале, в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения и др.
Структура текста Положения о персонале отличается от структуры текста Правил внутреннего трудового распорядка.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.
Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствие с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с предоставлением гербовой печати. Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводится наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, а также их количество с уровнем оплаты по соответствующим группам.
Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий отношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.
Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации и подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати или в негосударственных организациях советом директоров.
Текст штатного расписания в табличной форме. Унифицируемая форма документа была разработана 1980 г и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения с внедрением ЕТС по оплате труда, вследствие чего в табличную форму текста вносятся дополнительные грифы.
Унифицированная форма штатного расписания предоставлена и в УСПУД. По правилам УСД составляется штатное расписание, стандартных набор информации, включает перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках в месячной заработной платы.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции разъясняют порядок применения законодательных актов, распределительных документов в той или иной области деятельности.
Инструкции оформляют на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.
Инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке инструкции.
Инструкции подлежат утверждению (приказ руководителя), где разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Текст инструкции состоит из разделов, но первый раздел всегда"Общие положения". В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность исполнения, документы, послужившие основанием для его разработки. Разделы могут разбиваться пункты и подпункты, которые нумеруются арабским цифрами. В инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вносятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности.
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Наличие типовой должностной инструкции, не означает, что нет необходимости нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Они должны быть разработаны на все должности, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактически описанием должности и она необходима для создания для эффективных условий работы, выполнение штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением задач и целей. Данный организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, а также решения трудовых споров между работником и администрацией.
Должностная инструкция не составляется на категорию служащих "руководители". Задачи, функции, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируется в положениях (уставе) об организации или положении структурного подразделения в разделе "Руководство".
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб разрабатываются функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения.
Должностные инструкции являются документом длительного пользования и действую до тех пор, пока не будут заменены новыми.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция работника входит в УСОРД и унифицированную форму.
Должностную инструкцию утверждает заместитель руководителя или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке. Визы начальника кадров и юридических служб обязательны.
Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "кого?".
Текст должностной инструкции из следующих типовых разделов:
1) Общие положения;
2) Функции;
3) Должностные обязанности;
4) Права;
5) Ответственность;
6) Взаимоотношения (связи по должности).
Иногда добавляют и другие разделы как "Условия оплаты", "Организация работ", "Порядок утверждения и внесения изменений", "Контроль, проверка и ревизия деятельности".
В разделе "Общие положения" по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:
1) полное наименование должности, обозначение структурного подразделения;
2) кому подчиняется работник;
3) порядок назначение на должность и освобождение от нее;
4) порядок замещения в случае временного отсутствия работника;
5) особенности организации работы;
6) перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;
7) квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы).
В разделе "Функции" содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
В разделе "Должностные обязанности" подробно должны быть перечислены виды работ.
В разделе "Права" перечисляются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенные на него функции и обязанностей:
1) право на получение информации;
2) право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;
3) право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставляемой ему компетенции;
4) право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;
5) право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;
6) право учувствовать в совещаниях.
В разделе "Ответственность" приводятся общественные формулировки. Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной.
В разделе "Взаимодействие (связи по должности)" работник взаимодействует по всем направлениям в своей деятельности: получает информацию в какой в форме и какие сроки; в каком виде и сроки предоставляет информацию; взаимодействие работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Оформляется в табличной форме.
Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.
Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется в произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации.