Створення та використання форм в базі даних

Форми – це об’єкти бази даних, які призначені для перегляду даних із таблиць та запитів, для введення даних в базу, корегування існуючих даних та виконання заданих дій. Форма може містити графіки, малюнки, інші вбудовані об’єкти.

Можна вводити дані в таблиці і не використовуючи форми. Проте є деякі причини, які роблять форми не замінимим засобом введення даних в базу.

1. Під час роботи з формами обмежений доступ до таблиць (до конфіденційної інформації),
2. Різні люди мають різні права доступу до інформації, яка зберігається в базі даних. Для введення даних їм надаються різні форми, хоча дані з цих форм поступають в одну таблицю.
3. Вводити дані в форму легше та зручніше, ніж в таблицю, оскільки у вікні форми відображається, як правило, один запис таблиці.
4. У більшості випадків інформація для баз даних береться з паперових бланків (анкет, рахунків, накладних, довідок, тощо). Екранні форми можна зробити точною копією паперових бланків, завдяки чому зменшується кількість помилок при введенні та знижується втомлюваність персоналу.

Створювати форми можна на основі декількох таблиць чи запитів, за допомогою Майстра, використовуючи засіб автоформи, «вручну» в режимі Конструктора, зберігаючи таблицю чи запит як форму. Створену будь-яким способом форму пізніше можна змінювати в режимі Конструктора.

Розглянемо деякі з вказаних способів.

1. Виконайте команду: вкладка стрічки Створення / панель інструментів Форми / Майстер форм.

2. В діалоговому вікні Створення форм виберіть таблиці (запити) та поля, які будуть використані в формі. Натисніть Далі.

3. В наступних діалогових вікнах майстра виберіть зовнішній вигляд форми, стиль, задайте ім’я. Виберіть Готово.

4. За допомогою Майстра створіть форми Співробітники, Клієнти, Замовлення, Менеджери.

5. Відкрийте форму Співробітники в режимі Конструктора. Цей режим призначений для створення та редагування форм.

6. Розмістіть елементи в зручному для вас порядку, змініть розмір та колір тексту.

7. В заголовку форми помістіть текст Співробітники фірми.

8. В зауваження форми додайте об’єкт Клавіша (вкладка стрічки Конструктор / панель інструментів Елементи управління).

9. Після того, як ви «намалюєте» клавішу, на екрані появиться діалогове вікно Створення клавіш:

10. В категорії Робота з формою виберіть дію Закрити форму і натисніть Далі.

11. Виберіть малюнок чи текст, який буде знаходитись на клавіші.

12. В останньому діалоговому вікні Майстра клавіш задайте ім’я клавіші та виберіть Готово.

13. Майстер клавіш написав для даної клавіші процедуру на мові Microsoft Visual Basic. Переглянути процедуру обробки події можна за допомогою команди Обробка подій контекстного меню клавіші.

14. Самостійно створіть клавіші Вихід з додатку, Пошук запису, Видалення запису.

Іноді на формі потрібно розмістити декілька сторінок, які містять дані з різних джерел, довідкову чи допоміжну інформацію. З цією метою використовується набір вкладок.

15. Створіть порожню форму:

16. Для додавання до форми набору вкладок виберіть клавішу Вкладка на панелі інструментів Елементи управління. Спочатку додадуться лише дві вкладки з формальними іменами Вкладка1 та Вкладка2.

17. Додайте ще одну вкладку:

18. Перейменуйте ярлики вкладок так, щоб на них відображались назви даних, які будуть в них розміщуватись: Співробітники, Менеджери, Допомога.

19. Перейдіть на вкладку Співробітники і перетягніть на неї мишкою з бази даних форму Співробітники.

20. Аналогічно помістіть форму Менеджери на вкладку Менеджери.

21. На вкладку Допомога помістіть деякі поради по роботі з базою даних.

22. Дану форму збережіть з іменем Співробітники фірми.

23. Покажіть роботу викладачу.

Контрольні запитання

1. Для чого призначені форми?

2. Чому форма є незамінним засобом в БД?

3. За допомогою чого можна створювати форми?

4. На основі чого можна створювати форми?

5. Як створити клавішу на формі?

6. Як можна розмістити декілька таблиць та запитів на одній формі?

7. Як створити головну клавішну форму?

Лабораторна робота № 5

Створення звітів

Звіти призначені для виведення інформації на друк. Часто дані в них розташовуються в табличній формі. На відміну від роздруківок таблиць або запитів звіт дає більш широкі можливості сортування і групування даних, він надає можливість додавати підсумкові значення, а також пояснювальні написи, колонтитули, номери сторінок, стилі і різні графи-етичні елементи.

Створювати звіти в базі даних Access можна кількома способами:

· за допомогою Майстра звітів;

· на основі таблиць або запитів;

· в режимі Конструктора.

1. У вікні бази даних виконайте команду: вкладка стрічки Створення панель інструментів Звіти Майстер звітів.

2. Виберіть зі списку таблицю (або запит), яка буде використана як джерело даних (наприклад, запит Адреси клієнтів).

3. У діалоговому вікні Створення звітів перемістіть всі доступні поля в область "обрані поля".

4. За допомогою Майстра звітів створіть звіт Дні народження. В якос стве джерела даних використовуйте таблицю Співробітники.

5. Якщо потрібно надрукувати поштові наклейки, Access надає таку можливість. Для цього виділіть таблицю Клієнти і виконайте коман ду: вкладка стрічки Створення панель інструментів Звіти Наклейки.

6. У діалоговому вікні вкажіть розмір наклейки, систему одиниць, тип наклейки та натисніть кнопку Далі.

7. На наступному кроці створення звіту встановіть шрифт, розмір, колір тексту і накреслення. Натисніть кнопку Далі.

8. Виберіть поля, які будуть розміщуватися на наклейці. Наприклад, Назва компанії, Адреса, Телефон і Факс. Якщо на кожній наклейці вимагає-ся вивести певний текст, то введіть його в прототип наклейки.

9. При необхідності змініть назву звіту з наклейками і натисни-ті кнопку Готово.

10. Іноді в звітах потрібно обчислювати підсумкові значення, середнє, мінімальне або максимальне значення, а також відсотки. Для цього запус-титі Майстер звітів і як джерело даних вкажіть запит Сума замовлення.

11. У діалоговому вікні Майстра, в якому задається порядок сортування записів, натисніть кнопку Підсумки.

12. У діалоговому вікні Підсумки для полів Сума та Податок устано-віть прапорці в стовпці sum, щоб порахувати підсумкову суму.

15. Далі виконайте всі кроки Майстра і натисніть кнопку Готово.

16. Створіть звіт Дні народження, використовуючи як джерело даних запит Дні народження.

17. Складіть звіт Виконані замовлення, в якому будуть дані про ком-панії та сумі замовлення. Обчисліть підсумкову суму, середнє значення (Avg) та максимальну суму для кожної фірми.

18. Покажіть роботу викладачу.

Контрольні запитання

1. Для чого призначені звіти?

2. Які способи створення звітів ви знаєте?

3. Як у звітах можна порахувати підсумкові значення?

4. Які підсумкові значення можна порахувати в звітах?

5. Як у Access надрукувати поштові наклейки?

Завдання для самостійної роботи

Варіант 1

1. Створіть базу даних «Електронна бібліотека», що складається з трьох таблиць з такою структурою:

Книги – шифр книг (ключове поле), автор, назва, рік створення, кількість екземплярів.

Читачі – читацький квиток (ключове поле), прізвище, ім’я, по-батькові, адреса.

Видані книги – шифр книг, читацький квиток, дата видачі, дата необхідного повернення, дата фактичного повернення.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть всі книги, випущені з 1990 по 2011 роки.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки книг певного автора.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 2

1. Створіть базу даних «Продуктовий магазин»,що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Товари – код товару (ключове поле), найменування товару, кількість товару.

Поступлення товарів – код товару, дата поступлення, ціна придбання товару за одиницю.

Продаж товарів – код товару, місяць продажу, продана кількість за місяць, ціна продажу товару.

Постачальник – код поставника (ключове поле), назва поставника, адреса поставника, телефон поставника.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть товари, ціна яких від 100 до 450 грн.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки товарів, проданих у визначений місяць.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти..

Варіант 3

1. Створіть базу даних «Сесія», що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Студенти – шифр студента (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, курс, група.

Екзамени – шифр студента, дата, шифр дисципліни, оцінка.

Заліки – шифр студента, дата, шифр дисципліни, залік.

Дисципліни – шифр дисципліни (ключове поле), назва дисципліни, кількість годин.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть студентів, які склали екзамен на 4 або на 5.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки студентів, які отримали чи не отримали зарахування.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 4

1. Створіть базу даних «Оптовий склад», що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Склад – код товару, кількість, дата поступлення.

Товари – код товару (ключове поле), назва товару, термін зберігання.

Заявки – код заявки (ключове поле), назва організації, код товару, необхідна кількість.

Відпуск товару – код заявки (ключове поле), код товару, відпущена кількість, дата відпущення товару.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть товари, кількість яких від 50 до 200 шт.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки товарів, які поступили на склад будь-якого числа.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 5

1. Створіть базу даних «Абітурієнт», що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Анкета – номер абітурієнта (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, закінчення навчального закладу (назва НЗ, номер НЗ, населений пункт), дата закінчення навчального закладу, наявність диплому з відзнакою або золотої/срібної медалі, адреса, телефон, шифр спеціальності.

Спеціальність – шифр спеціальності (ключове поле), назва спеціальності.

Дисципліна – шифр дисципліни (ключове поле), назва дисципліни.

Вступні екзамени – номер абітурієнта, шифр дисципліни, екзаменаційна оцінка.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. Складіть запит для вибірки студентів, які склали екзамени без трійок.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки студентів, які поступили на певну спеціальність.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 6

1. Створіть базу даних «Транспортні перевезення», що складається з трьох таблиць з такою структурою:

Транспорт – марка автомобіля, державний номер (ключове поле), витрата палива.

Заявки – код заявки (ключове поле), дата заявки, назва вантажу, кількість вантажу, пункт відправки, пункт призначення.

Доставка - № п/п, дата та час відправлення, дата та час прибуття, код заявки, державний номер автомобіля, пройдена відстань.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть заявки з кількістю вантажу від 100 до 500 кг.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки транспорту за маркою автомобіля.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 7

1. Створіть базу даних «Прокат спортивного обладнання», що складається з трьох таблиць з такою структурою:

Клієнти – код клієнта (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, телефон, адреса, паспортні дані, застава.

Склад – код обладнання (ключове поле), назва, кількість, заставна вартість, залишок.

Прокат -№ п/п, клієнт, обладнання, дата видачі, термін повернення, відмітка про повернення, оплата прокату.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. Створіть запит для вибірки обладнання із заставною вартістю від 500 до 1000 грн.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки клієнтів, які повернули обладнання.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 8

1. Створіть базу даних «Банк», що складається з трьох таблиць з такою структурою:

Клієнти – код клієнта (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, серія паспорту, телефон, адреса, заробітна платня.

Види кредитів – код кредиту (ключове поле), назва кредиту, відсоткова ставка, умови надання кредиту.

Надані кредити – № п/п, клієнт, кредит, дата надання, термін, дата повернення, сума, відмітка про повернення.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. Створіть запит для вибірки клієнтів, які взяли кредит від 5000 до 10000 грн.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки кредитів згідно з процентною ставкою.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 9

1. Створіть базу даних «Туристична фірма», що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Клієнти – код клієнта (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, серія паспорту, контактний телефон, адреса.

Працівники – код працівника (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, посада, серія паспорту, домашній телефон, домашня адреса.

Туристичні маршрути - код маршрута (ключове поле), назва, опис маршруту, країна, вартість путівки, кількість днів, вид транспорту.

Замовлення – код замовлення (ключове поле), клієнт, маршрут, працівник (який оформив замовлення), дата, відмітка про оплату.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть маршрути вартістю від 1000 до 5000 грн.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки клієнтів, які обрали певний вид маршруту.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.

Варіант 10

1. Створіть базу даних «Поліклініка», що складається з чотирьох таблиць з такою структурою:

Лікарі – код лікаря (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, посада, стаж роботи, контактний телефон, адреса.

Хвороби – № п/п (ключове поле), назва захворювання, рекомендації по лікуванню, засоби профілактики.

Пацієнти – код пацієнта (ключове поле), прізвище, ім’я, по батькові, серія паспорту, контактний телефон, адреса.

Діагноз – № п/п (ключове поле), пацієнт, захворювання, лікар, дата звернення, дата закінчення лікування.

2. Встановіть зв’язки між таблицями.

3. За допомогою запиту виберіть лікарів терапевтів та хірургів.

4. Створіть запит з параметрами для вибірки пацієнтів з певним захворюванням.

5. Створіть форми для вводу даних та звіти.