Вопрос №2 Организации документооборота в органах внутренних дел РФ.
Задание-проблема:Выявить разницу организации документооборота несекретных документов, с документами, имеющих грифы ограничения, т.е. положительные и отрицательные стороны регистрации, учёта и хранения. Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении. Объем документооборота определяется общим количеством документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период. Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России. Инструкция по делопроизводству (приказ МВД РФ от 20.06.2012 г. №615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в системе органов внутренних дел Российской Федерации) устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан.
Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке. Альбом форм документов (разрабатывается на основе табеля форм документов) – это сборник прошедших унификацию формуляров документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст приведён к трафаретной, анкетной или табличной форме.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется при построении информационно- справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой управленческий документ. Номенклатура дел утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января. Следовательно, номенклатура дел – это разновидность управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В номенклатуре дел указывается: - наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел; - заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важности) составляется Единая номенклатура особой важности. Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоящее время имеется тенденция усложнения системы организации документооборота, кроме того, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объёма документооборота и его организации на научной основе. В делопроизводстве выработан научный подход для правильной организации и сокращения документооборота.
Его основными правилами являются:
1. Прямоточность движения документов (исключение потерь времени на возвратные движения) – обеспечивается разработкой схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.
2. Ритмичность движения документов (сокращение любых «простоев») – обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.
3. Единый порядок движения однотипных документов обеспечивается применением Табеля форм документов.
4. Выполнение стандартных документационных операций над всеми документопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов) – обеспечивается организацией делопроизводства в соответствии с ведомственной Инструкции по делопроизводству.
Основные документопотоки в органах внутренних дел – входящие, исходящие и внутренние.
Входящие и исходящие имеют, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов, которые составляют значительный объем документооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов своего движения. Именно внутренние документы более всего нуждаются в значительном сокращении. Одновременно с этим при организации делопроизводства необходимо выделять информацию, касаемую признака документа, которая позволяет хранить документы упорядоченно (систематизировано). Одним из таких признаков является документопоток. Он образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов.
Задание-проблема: Определить какие причины могут повлиять на документопотоки входящих и исходящих документов.
Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных документопотока:
1. Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций, учреждений.
2. Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.п.) органа внутренних дел.
3. Внутренние документы – не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов. Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел составляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются.
Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:
1. Выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел.
2. Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.
3. Оптимизировать маршруты движения документов.
4. Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала).
5. Рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.
Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:
1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);
2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);
3) установление срока исполнения документа;
4) справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.