В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.

Журнальная – это наиболее простая форма. По этой форме регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Её недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.

Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек:

-сроковая картотека (по дате регистрации);

-номинальная картотека (по наименованию документов);

- справочная картотека (из карточек исполненных документов).

Достоинство такой формы – лёгкость поиска документов по картотекам; недостаток – сравнительно высокая трудоёмкость заполнения карточек.

Автоматизированная – ведётся с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями.

В частности, срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения.

При этом могут указываться резолюции: «Срочно» – документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» – означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб ДОУ свидетельствует, что наиболее чёткий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных. На основе этих документопотоков работники секретариатов (канцелярий) производят регистрацию документов по трём основным видам учётов. В каждом из них следует выделять также и дополнительные признаки документов.

Такой подход позволяет:

- идентифицировать каждый документ, т.е. относить его к определённому подразделению либо участку работы;

- группировать однотипные документы в дело для хранения;

- проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел. Выделение подобных дополнительных признаков документов должно производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех документов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства.

Задание-проблема: Выявить признаки группировки документов в делах имеющих грифы ограничения. Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела.

К таким признакам относят: номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом; например: переписка с органом материально-технического снабжения. Географический признак указывает общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела.

Например, Дело: «Приказы начальника ОВД за 2008 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак. Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно- проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссия устанавливает, что состав документов соответствует действующей номенклатуре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с тем номенклатура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет. Дела формируются по установленным в секретариатах правилам по их наименованиям после окончания исполнения документов. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел, который должен указать в какое дело подлежит списанию исполненный документ. Сроки хранения дел указаны в ведомственном Типовом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года 3текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10, более 10 лет) и дела постоянного хранения. Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускается для переходных дел (например, дела с плановыми и отчётными документами), а также для дел с трёхлетним сроком хранения документов.

Оно имеет двойное содержание, ибо, помимо собственно хранения, включает в себя информационно-справочную работу с документами.

Первое заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответственные за хранение работники секретариата.

Второе – в возможности обеспечить сотрудников необходимой для них информацией о предыдущей деятельности и её условиях. Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел.

Например, бланки с воспроизведением Государственного герба называются гербовыми бланками, изготовляются типографией МВД России и являются бланками строго учёта. Они имеют учётные номера и должны храниться в металлических шкафах. Их применение учитывается в специальной учётно-регистрационной форме (журнале). Испорченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному за их учёт. Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования) имеющиеся в нём документы могут изыматься для пользования ответственным за хранение работником. На место изъятого документа закладывается лист-заместитель. После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом, на место дела ставится карта-заместитель.

Лист-заместитель и карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело. По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУВД, УВД действуют отделы (отделения) специальных фондов (спецфонды), которые осуществляют приём и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства. В подготовке дел к передаче в спецфонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии.

 

Основными задачами таких комиссий являются:

1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, передаваемых в спецфонд (ценность документа отражается в сроке его хранения).

2. Проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе).

3. Оформление дел в соответствии с требованиями спецфонда.

На оформленные к сдаче в ведомственный спецфонд дела составляются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истёк по состоянию на 1 января очередного года. Деятельность специальных фондов Министерства внутренних дел регулируется системой законодательных и нормативно-методических документов. Базовым законодательным актом являются Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах; а также ведомственный нормативно-методический акт – Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемая МВД России. Для документационного обеспечения управления в органах внутренних дел особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должны соответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебной деятельности, а с другой – общим принципам демократизации и защиты, прав человека в современном обществе. Проведение такой политики в системе органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности, установленных в Законе «О полиции». Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственных документах, является одной из конституционных норм и принципиальным положением Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации». Одновременно в деятельности органов внутренних дел недопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации «О государственной тайне». Соблюдение данных требований в практической деятельности органов внутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решать секретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянного контроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в том числе тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работы секретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работников этих структурных подразделений органов внутренних дел. Чёткое выполнение обязанностей, профессионализм работников секретариатов создают условия для эффективной управленческой деятельности.

 

Заключение.

В целом совершенствование делопроизводства является одним из важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого совершенствования является переход на безбумажные технологии делопроизводства посредством автоматизации процессов управления. Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций препятствовала низкая производительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени в делопроизводстве. Применение современных компьютерных средств способствует развитию документационного обеспечения управления, а также переходу информационного обеспечения в системе органов внутренних дел на качественно новый уровень.