Графические возможности табличного процессора Excel (деловая графика), мастер диаграмм

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из элект­ронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

1. Для создания диаграмм и графиков удобно использовать элект­ронные таблицы, оформленные в виде базы данных. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мас­тер диаграмм на стандартной панели инструментов.

2. Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и рабо­тает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.

3. Если диаграмма создается на основе записей, имеющих струк­туру базы данных, то вся информация, необходимая на следу­ющем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.

4. На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

5. Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

6. Щелкнув на маркере правой кнопкой мыши и выбрав в кон­текстном меню пункт Формат, можно изменить содержание или оформление элемента диаграммы с помощью диалогового окна Формат.

Элементы диаграмм.

Тип. Excel позволяет строить диаграммы более чем 10 типов. Каждый тип диаграмм имеет свои вариации.

Расположение. Диаграмма может быть внедрена в рабочий лист. Это означает, что на листе пользователь видит не только саму диаграмму, но и ее исходные данные (например, ячейки В1: D4). Диаграмма может располагаться на отдельном листе диаграмм. В этом случае диаграмма займет всю доступную область печати, заданную по умолчанию (меню Файл / Параметры страницы). Большинство инструментов для работы с диаграммами применимы как к внедренным диаграммам, так и к расположенным на отдельных листах.

Область диаграммы. Подразумевается прямоугольник, ограничивающий все остальные компоненты диаграммы.

Связи. Диаграмма связана с отображаемыми данными точно так же, как связана с данными формула. Если изменить значение в ячейке, на которую ссылается диаграмма, то соответствующая точка диаграммы тоже изменится.

Ось Х. Осью Х, или осью категорий, называется горизонтальная линия в нижней части диаграммы, проведенная вдоль различных категорий.

Ось У. Осью У, или осью значений, называется вертикальная линия в левой части диаграммы, напротив которой располагаются значения отображаемых данных. По умолчанию Exсel задает шкалу для оси таким образом, чтобы максимальное значение исходных данных было меньше максимального значения, отложенного на оси. Однако шкалу можно задать и вручную.

Область построения. Оси Х и У определяют две стороны прямоугольника области построения. Можно изменить тип границы этой области, цвет заливки и др.

Ряды данных. Каждая точка соответствует одной ячейке в диапазоне отображаемых данных. Все точки одного ряда соединены линиями.

Заголовки. Могут быть расположены в верхней части диаграммы и слева / снизу от оси значений / категорий.

Легенда. Справа / снизу / слева / сверху от области построения может быть расположена легенда, идентифицирующая каждый из рядов данных.

Линии сетки. На области построения можно вывести линии сетки. С помощью этих линий легче определить значение каждой точки данных диаграммы. Линии сетки могут быть отключены во избежание загромождения диаграммы.

При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы. Внедренная на рабочий лист диаграмма может находиться в трех режимах:

- просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямоугольником;

- перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграмма по периметру выделена прямоугольником и маленькими квадратиками;

- редактирования, когда диаграмма выделена по периметру прямоугольника со штриховым обрамлением.

Переход между режимами осуществляется щелчком мыши. Для выхода из любого режима достаточно щелкнуть мышью вне диаграммы.

Выбранные для построения диаграммы данные не обязательно должны быть одним последовательным блоком и располагаться на одном рабочем листе или в одной рабочей книге. Однако при выборе непоследовательных фрагментов, они должны иметь прямоугольную форму.