Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління.
Лекція 1
Вступ
«Комп’ютерні технології в діловодстві» (КТД) - дисципліна практичного спрямування, яка є одним із найважливіших засобів інформаційного менеджменту, який включає в себе питання документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій будь-якої установи за допомогою комп’ютерної техніки. Дисципліна дозволяє спростити роботу зі створення організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та функціонування службових документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності.
Об’єктом вивчення дисципліни є сукупність комп’ютерних технологій, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.
Предметомвивчення навчальної дисципліни є засоби комп’ютерної техніки з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач.
Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління.
Утаблиці1 запропонований варіант рішення діловодних потреб з допомогою універсальних технологій.
Таблиця1.
| Діловодні функції | Основні універсальні ІТ, орієнтовані на виконання діловодних функцій |
| Документаційно-іформаційне забезпечення управління | |
| Створення документа: підготовка змісту, складання, оформлення; підготовка бланка;колективнаробота із створення документа. | Технологіїроботиз інформацією різного типу:текстовий редактор(процесор), табличнийпроцесор, графічний редактор.Технологія баз даних.Інтелектуальні ІТ (електроннісловникиі перекладачі).Мережеві ІТ. |
| Прийом іпередача інформації. | Мережеві ІТ.ІТ, що підтримують зв'язок, факсиміле.Електроннапошта. |
| Реєстрація документів і контроль їх виконання. | Технологія баз даних. |
| Зберіганняінформації і організація доступу до неї; довідково-інформаційна діяльність. | Технологіяперетворенняпаперового документа в електронний.Технологія баз даних.Технології створення каталогів системи Windows. Технологіїстиснення інформації. Технології створення pdf- файлів. Технології пошуку інформації. Технології, що забезпечують безпеку документів. |
| Інформаційне забезпечення процедур ухвалення рішень. | Інтелектуальні ІТ (експертні системи, аналітичніінформаційні системи). Технологія баз даних. |
Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. В багатьох випадках використовуються різні компоненти інтегрованого пакету MS Office, що має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; одноманітність методів роботи і інше.
Яктекстовий процесорв більшості випадків використовують MS Wordінтегрованого пакету MS Office. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різнішрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі з складними по структурі багатосторінковими документами.
Яктабличний редакторвибираютьExcelпакету MS Office. Excelнадає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.
Ілюстрований матеріал – важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення єкомп'ютерна графіка.В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки, від простого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартнихпрограм системи Windows, до складних професійних програм.
Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найпростіша технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему тек для зберігання документів відповідно до номенклатури справ адміністрації, організувати доступ до документів.
Для зберігання об'ємних документів або для архівного зберігання використовуютьсятехнології стиснення інформації, що реалізовуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на комп'ютері, але і швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.
Зберігання документів в пам'яті комп'ютера припускає електронну форму представлення документа. Основноютехнологієюперекладупаперових документів в електронну формує сканування. Сканування – це технологічний процес, в результаті якого створюється графічнийобразпаперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовуютьтехнологію розпізнавання образів.Найбільш широко відома і поширена програма FineReader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.
Для довгострокового архівного зберігання електронних документів використовуються pdf-файлів Програмне забезпечення для роботи з pdf-файлами Adobe® Acrobat® 8 Professional.
Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї і виконання довідково-інформаційної роботи використовуєтьсятехнологія баз даних.Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль за їх виконанням, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Разом з цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення даного питання. Найбільшого поширення для організації баз даних набула системаAccessпакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків.
Особливе місце серед універсальних ІТ посідаютьмережевіінформаційнітехнології, що забезпечують функціюприйомуі передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів в локальну і глобальну мережу (Internet). Локальна застосовується усередині адміністрації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальна – для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок зІнтернетомі роботу в ньому, найчастіше єInternet Explorer.На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як:електронна поштаі зв'язок, факсиміле