Рекомендации по созданию списка на листе книги
Размер и расположение списка
На листе не следует помещать более одного списка.
Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.
В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.
Важные данные, не относящиеся к списку, не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
Заголовки столбцов
Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка.
Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.
Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
Содержание строк и столбцов
Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.
Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.
Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Для работы с базами данных Excel содержит следующий набор специальных средств:
· организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм;
· сортировка данных;
· фильтрация данных;
· подведение итогов и создание сводных таблиц;
· организация ввода, просмотра и поиска данных с помощью форм.
Форма – это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.
Сортировка списков
Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки.
Пример 2.
В результате сортировки получим таблицу, где данные отсорти-рованы по фамилии получателя, внутри каждой фамилии – по мате-риалу и каждый материал упорядочен по дате получения (табл. 2.2).
Таблица 2.2
Пример сортировки
| Расход материалов со склада № 3 | ||||||
| Материал | количество | ед. измер. | цена (у.е.) | стоимость (у.е) | получил | дата |
| Доска | м^3 | Иванов А.П. | 16.10.00 | |||
| Доска | м^3 | Иванов А.П. | 16.11.00 | |||
| Кирпич | шт. | Иванов А.П. | 20.01.00 | |||
| Цемент | кг | Иванов А.П. | 14.01.00 | |||
| Цемент | кг | Иванов А.П. | 14.10.00 | |||
| Гвозди | кг | Петров С.К. | 12.09.00 | |||
| Гвозди | кг | Петров С.К. | 14.09.00 | |||
| Гвозди | кг | Петров С.К. | 14.10.00 | |||
| Кирпич | шт. | Петров С.К. | 20.09.00 | |||
| Кирпич | шт. | Петров С.К. | 21.09.00 |
Фильтрация данных
Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр
– поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её;
– затем выполнить команды меню Данные / Фильтр;
– на именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации;
– пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения;
– для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 2.1). Допускается использование специальных символов подстановки:
? – любой символ в той же позиции, что и знак вопроса, например: д?м задает поиск "дым" и "дом";
* – любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка, например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино".
Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются;
– если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.
Рис. 2.1. Выбор условий для фильтрации
Пример 3.
в базе данных, заданной таблицей 2.1, выбрать строки, относящиеся к октябрю 2000 года.
Для этого в столбце дата нужно задать соответствующее условие (рис. 2.2).
Рис.2.2. Фильтрация данных
В результате получим таблицу (в зависимости от исходных данных) (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Результаты фильтрации данных
Пример 4.
Выбрать строки с одним наибольшим количеством кирпича.
Для этого в поле материал задать критерий кирпич и в поле количество выбрать пункт с наибольшим количеством.
В результате получим:
Рис. 2.4. Результаты фильтрации данных