Информационное обеспечение в управленческом учете

Введение.

Российский бизнес растет, а вместе с ростом увеличивается и сложность механизма управления предприятиями. В этой ситуации топ-менеджерам необходимо сосредоточится на ограниченном числе важных для бизнеса вопросов. Это практически невозможно сделать при отсутствии на предприятии формализованной системы, которая позволяет отслеживать основные показатели деятельности и на базе этой информации влиять на реализацию стратегии бизнеса. Практика показывает, что одна из наиболее совершенных из таких систем – управление результатами на основе ключевых показателей социально - экономической эффективности. Единый набор фактов и информации, генерируемый подобной системой, делает процесс управления результатами предметным и объективным, значительно повышая тем самым качество управления бизнеса в целом. В связи с этим актуальным является использование сбалансированной системы показателей оценки эффективности бизнеса. Концепция сбалансированной системы показателей как аналитического инструмента, используемого в области анализа эффективности деятельности, была разработана американскими учеными Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном и получила дальнейшее развитие в трудах как этих, так и других зарубежных ученых-экономистов, а также была неоднократно успешно опробована на практике. Сбалансированная система показателей может быть охарактеризована как совокупность параметров, всеобъемлюще характеризующих деятельность организации в условиях современной рыночной экономики. Институт сертифицированных бухгалтеров по управленческому учету в своей официальной терминологии приводит следующее определение сбалансированной системы показателей: «Сбалансированная система показателей – это подход, необходимый для обеспечения менеджмента компании информацией, помогающей в формулировании стратегической политики и целей организации». Данный подход акцентирует внимание на том, что пользователя необходимо объективным и беспристрастным образом обеспечить информацией, которая направлена на все значимые участки деятельности компании. Предоставленная информация должна включать в себя как финансовые, так и нефинансовые элементы и покрывать такие области, как прибыльность компании, удовлетворение потребителей, внутренняя эффективность и инновации. Сбалансированная система показателей эффективности предоставляет руководству инструмент для получения желаемых результатов в сложных условиях жесткой конкуренции, в которых работают сегодня все предприятия. Именно поэтому четкое понимание целей и задач, а также методов их достижения и решения является жизненно необходимыми [2]. Главная цель (ключевая идея) сбалансированной системы показателей – трансформация стратегии организации в конкретные, вполне осязаемые цели, показатели и в конечном итоге – действия (мероприятия). Сбалансированная система показателей играет роль механизма реализации данной стратегии, а не ее формулирования. Сбалансированная система показателей – это не только тактическая и оперативная оценочная система. Показатели для системы сбалансированной системы показателей выбираются так, чтобы внимание менеджеров и персонала предприятия было сконцентрировано на тех факторах, которые могут привести к крупным достижениям в конкуренции на рынке. Для инновационных компаний сбалансированная система показателей служит средством стратегического управления на долгосрочной основе, а ее оценочная составляющая используется для решения принципиальных задач процесса управления. Основное назначение системы заключается в усилении стратегии бизнеса, ее формализации, проведении и донесении до каждого сотрудника компании, обеспечении мониторинга и обратной связи в целях отслеживания и генерации организационных инициатив внутри структурных подразделений. Сбалансированная система переводит миссию и общую стратегию компании в систему четко поставленных целей и задач, а также показателей, определяющих степень достижения данных установок в рамках четырех основных проекций: финансов, маркетинга, внутренних бизнесов-процессов, обучения и роста.

Понятие инструментария

Инструмент достаточно просто можно оценить с точки зрения тех целевых функций, которые он реализует. Одни инструменты позволяют решать достаточно узкие специализированные задачи, а другие пригодны для решения широкого спектра задач из различных предметных областей на основе некоторого общего (типового) подхода.

По функционально-целевому охвату информационные инструменты управления можно разделить на:

Специализированные — эффективны для решения конкретных сложных и трудозатратных, но алгоритмически хорошо сформулированных задач.

Универсальные — эффективные для решения задач общего типа без специализированных алгоритмов и правил, но с набором некоторых общих приемов, приспособлений, подсказок, правил, которые применяются в комбинации выбираемой пользователем;

Комплексные — эффективны для решения взаимосвязанных задач разного уровня сложности и детализации, но объединенных одной смысловой, ресурсной или процедурной базой.
Чаще всего инструмент четко можно отнести к одной из указанных групп. Преимущественным критерием является количество реализуемых с его помощью задач.

Информационные инструменты управления (особенно те, что реализованы с помощью программных продуктов), не зависимо от количества решаемых задач, всегда одновременно предлагают несколько возможностей осуществлять различные операции с информацией. Поскольку рассматриваются именно информационные инструменты, то это является важной классифицирующей характеристикой.

Составив расширенный список операций, в которых на входе и/или на выходе главную роль играет информация, становится понятным, что ряд инструментов позволяет выполнять только ограниченный их состав, а другие инструменты достаточно широко и полноценно дают возможность оперировать информационными потоками.

Последовательный перечень операций по работе с информацией, которые может реализовывать инструмент следующий;
- отбор источников информации – определение и выбор разовых и регулярных источников информации (данных, сведений);

- сбор информации – организация и получение информации из отобранных источников с одновременной входной её фильтрацией;

- обработка первичной информации – получение вторичной (расчетной, агрегированной, сжатой) информации;

- обработка вторичной информации – получение, удобной для использования, информации основанной на результатах обработки первичной и вторичной;

- структурирование и классификация информации – специальный способ обработки информации разного уровня для её упорядочивания, индексации и т.п.;
- проверка качества информации – контроль, отбор и преобразование информации с учетом оценки её качественного уровня;

- формирование аналитической информации – получение экспертного уровня информации на основе особых методик её обработки с формулированием выводов и гипотез;

- выбор представляемой информация – отбор информации в комплексе для её распространения среди целевой аудитории;

- визуализация (репрезентация) информация – придание информации особого вида, который удобен, понятен и эффективен для целевой аудитории;

- распространение информации – организация и осуществление передачи информации целевой аудитории, в том числе перенос информации на приемлемый носитель и доведение информации до потребителя.

Исходя из заложенных в инструмент возможностей успешно поддерживать выполнение тех или иных операций, его можно отнести к одному из следующих видов.

По преимущественной реализации операций по работе с информацией, информационные инструменты управления делятся на группы:
- частные инструменты — позволяют выполнять отдельные (или раздельно) операции по работе с информации;

- процедурные инструменты — позволяют выполнять и поддерживать последовательный (или фрагментарный) набор отдельных операций в рамках решения одной задачи;

- полноценные инструменты — позволяют организовать, реализовать и сопровождать полный цикл операций в рамках решения определенной задачи.

Данная классификация с функционально-целевым делением на группы из предыдущего раздела. Но если в том случае основной является характеристика «количество решаемых конкретных задач», то в последнем случае – основной является характеристика «количество и качество операций по работе с информацией, которые доступных при решении каждой отдельной задачи».

Поскольку рассматриваются инструменты управления, то целевыми предметными областями чаще всего являются: учет и отчетность, экономическая и рыночная аналитика, логистика, маркетинг и поведение потребителей, товарооборот, управление проектами, управление кадрами и корпоративным взаимодействием, финансовые потоки, ресурсы и подобные им.

По охвату предметных областей, которые позволяет решать инструмент, его можно относить к одной из следующих групп:
- целевые инструменты — предназначены для решения конкретной задачи из определенной предметной области;

- типовые инструменты — предназначены для решения нескольких конкретных связанных задач из определенной предметной области или одной относительно типовой задачи из нескольких предметных областей;

- системные инструменты — предназначены для решения разного типа задач из одной или нескольких предметных областей.

Не будем забывать, что взгляд на информационный инструмент управления несколько шире, чем на простую программу или систему автоматизации управления. Упрощенно инструмент можно представить, как некоторою методику, воплощенную в программе, адаптированную для практического использования.

Автоматизированная система (приложение) — это непосредственная реализация методики, но не сама методика. И если менеджмент забывает об этом и смещает акцент в выборе инструментов только в сторону «кода», то проблемы не заставят себя долго ждать.

В информационном инструменте управления выделим три составляющие:
Методика - теоретическая основа воздействия на информацию (её изменения или измерения), заложенная в инструменте и исходящая из ряда базовых предпосылок (гипотез) о достижении требуемого полезного эффекта для целей управления организационной структурой;

Программа - алгоритм воздействия на информацию, реализованный в формате удобного использования пользователем (через UI — интерфейс пользователя) или в автоматизированных процессах (через API — интерфейс программирования приложений) по результатам регламентного выполнения которого достигается требуемый полезный эффект;

Практика — практическая часть применения инструмента для воздействия на информацию, которая формирует оптимальный способ его использования отдельно или совместно с другими информационными или иными инструментами для достижения требуемого полезного эффекта.

Методика – это знания необходимые для грамотного применения инструмента. Программа – это умение эффективно получить последовательно и подконтрольно требуемый результат. А практика – это наилучший опыт применения инструмента и встраивания его в бизнес-процессы (включая некоторые вопросы обучения).

Говорить о полноценном качественном инструменте, при отсутствии одного из указанных его компонентов можно достаточно условно. Но если инструмент действующий (т.е. применяется с результатом на практике), то в той или иной мере все компоненты в нем есть – остается вопрос в какой степени они формализованы и понимаемы бизнесом (исполнителями, менеджерами).

Исходя из того, насколько четко присутствует в инструменте тот или иной его компонент, составим следующую классификацию:

теория инструмента - это инструмент в котором присутствует только методика, но она не реализована в программе и на практике (своеобразная теория о возможностях воздействия на информацию);

практика применения - это инструмент в котором присутствует только понимание определенного практического воздействия на информацию для которого нет теоретической оценки и тем более нет реализации в виде соответствующей программы (удачная практика применения – это хорошая отправная точка для разработки инструмента);

простая программа - это инструмент в котором в формате программы реализована некоторая плохо сформулированная методика, неподтвержденная должным образом на практике;

инструмент простого действия — это инструмент в котором реализована программа с определенным практическим применением, но для которого не понятна и не очевидна методика (теоретическая основа);

качественный инструмент — это инструмент в котором присутствует проработанная методика, разработана удобная программа и определена практика его применения.

Информационное обеспечение в управленческом учете

Сбор, обработка информации составляют метод бухгалтерского учета. Кроме того, бухгалтерский учет обеспечивает количественной информацией процесс принятия и реализации управленческих решений. Планирование и контроль есть базовые функции менеджмента. Для измерения и оценки полученных результатов необходимо использование приемов экономического анализа.

Следовательно, методика управленческого учета реализуется на основе базовых элементов метода бухгалтерского учета, экономического анализа и менеджмента. По мнению автора, данные дисциплины являются ключевыми при формировании инструментария управленческого учета.

Главная роль инструментария управленческого учета заключается в том, что он определяет форму и механизм функционирования системы управленческого учета и характер взаимодействия различных ее уровней.
Тип информации, необходимой для принятия разных управленческих решений, зависит от целевых запросов ее пользователей.

Оперативный управленческий учет ориентирован на сбор, обработку и предоставление информации, обеспечивающей достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. Полученная информация носит детальный, узкий и точный характер, зачастую в режиме реального времени, что позволяет специалистам принимать ежедневные оперативные управленческие решения.

Базируясь на концептуальных подходах к управленческому учету, каждая многопрофильная структура формирует конкретный методический инструментарий, обеспечивающий обоснование, контроль за реализацией и оценку эффективности принимаемых управленческих решений.