Принципы создания и структура автоматизированного места юриста
Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:
· системность;
· гибкость;
· устойчивость;
· эффективность.
Поясним смысл каждого из указанных понятий.
1 Системность.
АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
2.Гибкость.
Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
3.Устойчивость.
Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема [1].
4.Эффективность.
АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.
Создание такого «гибридного» интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.
Hа производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений.
АРМ - это всегда специализированная система, набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, организатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других [5].
В то же время к АРМ любой «профессии» можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:
· непосредственное наличие средств обработки информации;
· возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
· выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором;
· достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;
· адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
· максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
· оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;
· другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.
Структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной [4].
К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах, данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных. Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.
Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ [12].
Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места.
Автоматизированные рабочие места (АРМ) в большинстве своем созданы для технических профессий – инженеры, конструкторы и т.п. Сложившуюся ситуацию можно объяснить, прежде всего, назначением этих мест – они автоматизируют технические и графические операции, на выполнение которых человек тратит сравнительно много времени и как правило эти операции являются трудоемкими – расчет веса конструкции, расчет ее объема и т.д. Такой подход при создании рабочих мест сложно применим к АРМ для юристов, которые выполняют больше интеллектуально-логические операции, нежели технические. Тем не менее, в повседневной практики юристов есть множество операций, выполнение которых можно автоматизировать.
Таким образом, кадровик должен иметь комплекс технических средств позволяющие в полной мере использовать программное обеспечение, предназначенное для решения задач в работе юридической фирмы. Основной деятельностью юридической фирмы является введение базы данных по клиентам.
2.2 Создание автоматизированного рабочего места для юридической фирмы
Разработка автоматизированного рабочего места для юридической фирмы подразумевает несколько этапов: создание БД с помощью СУБД MS Access.
База данных будет служить основой, ядром журнала. Выделяют следующие этапы процессов её проектирования [7].
1 Проектирование информационно-логической (инфологической) модели данных.
2 Проектирование даталогической модели базы данных.
3 Проектирование физической модели базы данных.
4 Оценка физической модели.
5 Реализация.
Каждый из этапов проектирования БД требует решения определённого круга проблем.
Построение инфологической модели данных связано с анализом предметной области, для которой разрабатывается база данных. В соответствии с проведённым исследованием, разработчик находит ответы на следующие вопросы: какие объекты будут включены в структуру БД, какие данные будут в ней храниться, источник поступления данных и степень их дублирования. Иными словами, на первом этапе определяется состав базы: список объектов (или сущностей) предметной области [8].
Таким образом, в автоматизированного рабочего места для юридической фирмы вносится только те данные, которые позволили бы ускорить поиск клиента. При необходимости всю остальную информацию о претенденте можно будет получить из представляемых им и хранимых в его личном деле документов.
Суть построения даталогической модели заключается в отражении информационно-логической модель на конкретную СУБД [7]. Средством хранения данных в MS Access являются таблицы. В связи в состав базы данных автоматизированного рабочего места для юридической фирмы будут входить 3 таблиц.
Таблицы в MS Access представляют собой совокупности однородных записей. Запись – это совокупность нескольких разнородных полей, описывающая некоторую сущность предметной области. В свою очередь, поле является минимальным элементом базы данных. Каждое поле характеризуется именем и типом хранящихся в нём данных.
Входящие в состав таблицы «Клиенты» поля, типы данных представлены на рис.2.
Рисунок 2 – Работа с таблицей «Клиенты» в режиме «Конструктор»
Ключевым полем таблицы «Клиенты» является поле «Код клиента». Поля «ФИО клиента», «Адрес» мы выберем тип данных короткий текст. Маска ввода для поля «Телефон» будет выглядеть как показано на рис.1.
В состав таблицы «Юристы» входят 4 поля: «Код нотариуса» (ключевое поле), «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Контактный телефон» (рис.3).
Рисунок 3 - Состав и атрибуты данных таблицы «Юристы»
В состав таблицы «Услуги» входит 4 поля: «Код услуги» (ключевое поле), «Название услуги», «Стоимость услуги» и «Код клиента» (рис.4).
Рисунок 4 - Состав и атрибуты данных таблицы «Услуги»
Таблица «Юристы» является главной в схеме данных, 2 оставшиеся таблицы связаны с ней. «Клиенты» и «Услуги» содержат фиксированный набор установленных данных. Иными словами, данные таблицы представляют собой справочники системы, из которых пользователю будет предложено выбрать соответствующее значение для заполнения полей главной таблицы (рис. 5).
Рисунок 5 – Схема данных
Главное окно программы представлено Main Form (рис. 6). Данная форма содержит информацию о текущем состоянии базы данных для нотариальной конторы. В таблице, размещённой на форме, представлены наиболее значимые данные, характеризующие того или иного соискателя. С целью исключения возможности случайного изменения данных, Main Form предназначена только для чтения.
Рисунок 6 – Главная форма
Вызов средств, непосредственно предназначенных для работы с информацией, осуществляется выбором соответствующего пункта главного меню, которое представлено компонентом TMainMenu: «Запросы», «Таблицы», «Формы» и «Выход» (для того, чтобы выйти из данной базы данных). При нажатие на один из пунктов на экране главного меню (например, «Запросы») перед нами показывается весь список запросов, которые мы делали в данной базе данных (рис.7).
Рисунок 7 – Переход с главного меню при нажатие на пункт «Запросы»
Таким образом, автоматизированное рабочее место для юридической фирмы является простым и удобным в использовании, который обеспечивает организацию и управление базой клиентов. С его помощью можно узнать нужную информацию о каждом клиенте, обратившегося в юридическую фирму.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате выполненной работы были решены следующие задачи.
1 Изучена деятельность юристов, вследствие чего выявлено, профессия юрист считается одной их самых благородных и ответственных. Она защищает обиженных и обеспечивает наказание преступников. Работа юристом приносит большое моральное удовлетворение.
2 Выполнен анализ деятельности юристов показавший, что юрист обязан проконсультировать по различным правовым аспектам представить клиентов в суде, а также представлять интересы клиента перед контрагентами и партнерами по бизнесу, и т.д.
3 Проведено исследование состояния автоматизации деятельности юридической фирмы, которое показало, что в фирме имеются программные средства, облегчающие деятельность юристов, но они помогают лишь частично. Также было рассмотрено состояние программно-технической оснащенности деятельности фирмы, показавшее, что юридическая фирма оснащена необходимыми для работы техническими средствами.
4 Создано автоматизированное рабочее место для юристов, которое разрабатывалось в программе MS Access.
Данная программа помогает осуществлять добавление клиентов через главное меню, экономя время юристов, что также минимизирует время потраченное на заполнение данных. Также не нужно вручную удалять данные о клиенте или создавать отдельный запрос, достаточно выделить строчку с нужным клиентом и нажать кнопку удалить.
Общим преимуществом является его возможность хранить больший объем необходимой в работе информации, избавление юристов от бумажной работы, занимающей большое количество времени.