Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Тема 8. Учет расчетов с подотчетными лицами
1.Порядок выдачи наличных под отчет 1
Служебные командировки. 2
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. 7
Налогообложение командировочных расходов. 11
Порядок выдачи наличных под отчет
Основанием для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива является:
1) утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм. При этом в приказе в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, по истечении которых подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. С работниками, которые включены в список и периодически получают денежные средства на операционные расходы, в целях сохранности выдаваемых им денег необходимо заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
2) заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Выдача наличных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.
Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами формы N КО-2.
По истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо, получавшее их, обязано не позднее 3 рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих их правильность и достоверность. Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится сотрудник, представивший отчет. Затем авансовый отчет поступает в бухгалтерию для проверки работниками бухгалтерской службы организации, после чего дается на утверждение руководителю организации. В случае положительной резолюции руководителя авансовый отчет принимается к учету.
Если подотчетное лицо не представило в установленные сроки авансовый отчет об израсходовании выданных ему денежных средств либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов, бухгалтер организации имеет право удержать из оплаты труда сумму такой задолженности с соблюдением норм, установленных действующим законодательством.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.
Наличные предоставляются в подотчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается
Служебные командировки
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ от 13 октября 2008 г. N 749
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
В 2016 году учет командировок ведется по упрощенным правилам. Отменены командировочное удостоверение и ряд других документов. А командировку стали подтверждать проездными документами.
В 2016 году помимо билетов подойдут и другие документы. Например, если работник потерял билеты на самолет, то командировку подтвердят счета из гостиницы.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Работникам возмещаются расходы
· по проезду и найму жилого помещения,
· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные),
· а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.
Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Если в качестве транспортного средства работником используется личный транспорт, то оплата расходов за использование собственного транспортного средства в командировке может оформляться как выплата компенсации за использование личного транспорта через заключение с сотрудником договора аренды транспортного средства. Согласно ст. 188 ТК РФ сотруднику возмещается использование личного транспорта в интересах работодателя. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
От удержания НДФЛ и социальных отчислений при выплате такой компенсации освобождаются все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах законодательно же установленных норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Особых норм, в пределах которых компенсация по использованию личного автотранспорта не будет облагаться налогами, действующим законодательством не предусмотрено.
Превышение суммы компенсации над установленными нормативами будет облагаться НДФЛ. Однако с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ данное превышение не будет являться объектом налогообложения по социальным отчислениям.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.
Аренда транспортного средства.
Организация может оформить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа.
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Минфин России в Письме от 02.10.2006 N 03-05-01-04/277 сообщил, что компенсация, предусмотренная Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, в данном случае не выплачивается.
Для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи по договорам аренды относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы, которые возникают в связи с эксплуатацией транспортного средства, в соответствии со ст. 646 ГК РФ возлагаются на арендатора (работодателя).
В соответствии с Письмом Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81 затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства без экипажа, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива, для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их экономической обоснованности и документальной подтвержденности.
Аренда транспортного средства без экипажа не признается объектом обложения по соц. отчислениям. Арендная плата, получаемая сотрудниками по договорам аренды транспортных средств без экипажа, облагается НДФЛ.
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Для правильного отражения в налоговом учете расходов по договорам аренды транспортного средства с экипажем необходимо оценить предмет договора.
Предметом договора является предоставление за плату во временное пользование транспортного средства и оказание услуг по его управлению. При заключении подобного рода договоров, как правило, в отдельности указывается размеры платы за использование автотранспорта и платы за услуги по его управлению.
Арендная плата по договору аренды транспортного средства с экипажем может быть отнесена на расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, налогообложение взносами в органы социального страхования происходит только в части оплаты за предоставление услуг по управлению.
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
· авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
· отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.
При выдаче работнику аванса на командировку делается в учете запись:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
Кредит 50-1 "Касса организации"
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:
Дебет 55 "Специальные счета в банках",
Кредит 51 "Расчетные счета" (52) - перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
Кредит 55 "Специальные счета в банках" - учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:
Дебет 20 "Основное производство" (23, 29),
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:
Дебет 44 "Расходы на продажу",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:
Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" (07, 10, 41),
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Расходы по командировке, целью которой является покупка и доставка материалов, товаров, приобретение или создание основных средств, относятся на их стоимость, а не на счета учета затрат, если авансовый отчет отражен до даты списания материалов в производство, ввода в эксплуатацию основных средств. Цель командировки должна быть одинаково указана во всех документах, оформленных в связи с командировкой: в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), в командировочном удостоверении (форма Т-10) и в служебном задании для направления в командировку и отчете о его выполнении (форма Т-10а), в путевом листе. Учет расходов по командировкам, связанным с приобретением и созданием основных средств, требует более строгого подхода, чем по материалам, так как от стоимости основных средств зависит сумма налога на имущество. Здесь командировочные расходы учитываются в стоимости основных средств. В случае если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т.е. предъявило доверенность, счет-фактура должен быть выписан.
Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:
Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - учтена сумма НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС",
Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет 91-2 "Прочие расходы",
Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям
Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются так:
Дебет 28 "Брак в производстве",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списываются проводкой:
Дебет 91-2 "Прочие расходы",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру
Дебет 50 "Касса",
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Командировочные расходы включаются в состав прочих затрат (п. 8 ПБУ 10/99).
Производить удержания из заработной платы работника работодатели могут для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов (ст. 137 ТК РФ).
Работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Такое решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. При его отсутствии либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации удержания из заработной платы производятся в судебном порядке .
При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. В этом случае используются счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
Дебет 94,
Кредит 71 - отражены денежные средства, не возвращенные в установленные сроки;
Дебет 70,
Кредит 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства;
Дебет 73,
Кредит 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.