Десять ведущих тенденций в развитии профессии ассистента (помощника) руководителя

Многофункциональность и гибкость.Настоящая универсальность оценивается руководителями как готовность делать все: от приготовления чашки кофе до принятия решений. В то же время при сохранении традиционных функций от современного ассистента ожидается качественно новый уровень их выполнения. Например:

 

Уровень технического секретаря	Уровень ассистента
Отвечать на телефонные звонки	Создавать «телефонный имидж» компании и руководителя; самостоятельно принимать решения по обработке и завершению звонков: действовать как коммуникационный центр подразделения
Встречать посетителей	Управлять потоком посетителей; вести расписание деловых встреч руководителя; обеспечивать посетителям и клиентам прием и обслуживание, превосходящие их ожидания
Печатать письма	Создавать электронные шаблоны писем по определенной тематике; составлять деловые письма, ориентированные на конечный результат
Копировать материалы	Собирать, анализировать и обрабатывать информацию
Заказывать канцтовары	Анализировать рынок, предлагать и рекомендовать, вести переговоры с поставщиками, утверждать финансовые расходы
Сортировать документы	Создавать систему хранения и поиска документов и управлять ею

 

Специализация.Деятельность административных специалистов становится все более сложной и специализированной. От ассистентов все больше требуются профильная подготовка и специальные знания в тех областях,в которых работают их руководители.

Здесь речь не идет об обязательном профильном высшем образовании, а пока только о специализированной подготовленности в рамках краткосрочного внешнего и внутреннего обучения. Десять лет назад Департамент труда США сообщил о том, что уже 25% административных специалистов занимали позиции, требующие специализации. По прогнозам экспертов ожидается, что большинство административных позиций в нынешнем десятилетии будут профильными.

Интеллектуальная компетентность.Профессиональная компетентность требовалась всегда. Но в XXI веке это понятие приобретает более широкий смысл в связи с тем, что экономика переходит с уровня, основанного на умениях (skills-based), на уровень, основанный на знаниях (knowledge-based). Не так давно известная рекрутинговая компания Manpower провела опрос 33 тысяч работодателей из 23 стран по проблемам заполнения вакантных позиций, связанным с недостатком интеллектуальной компетентности. В списке позиций, наиболее трудных для заполнения, административные специалисты заняли шестое место, следуя за торговыми представителями, инженерами и бухгалтерами. На седьмом месте – водители.

Независимо от специализации, от современных ассистентов руководителей требуется целый комплекс знаний и умений в различных областях, включая технологии, человеческие ресурсы и бизнес-процессы. В двадцать первом веке важны знания, серьезные, актуальные, постоянно обновляемые, а не просто рабочие навыки.

В наши дни информация устаревает очень быстро, за несколько месяцев, а иногда даже дней. Несколько советов для того, чтобы идти в ногу со временем:

- общайтесь со специалистами из других областей, с людьми более высокого профессионального уровня;

- посещайте тренинги и семинары для менеджеров, даже если вы там поймете не все;

- больше читайте.

Совмещение.Речь идет о работе для нескольких руководителей: «две в одной»,

«три в одной» и так далее. Знакомая картина, не правда ли? Согласно результатам недавних исследований около 50% ассистентов поддерживают трех и более менеджеров. Здесь нужно понимать, что поддержка нескольких руководителей одновременно будет скорее общей административной, чем непрофильной.

Конкретное соотношение между управляющим звеном (руководители) и поддержкой (ассистенты) зависит от многих факторов: объема работы, характера задач, индивидуального стиля работы руководителя, финансовой политики компании. В то же время тенденция «один топменеджер – один ассистент» сохраняется.

Управляющий статус.Тенденция перехода традиционных помощников на более высокий управляющий уровень сохранится и будет укрепляться. В XXI веке помощники должны быть способными не только помогать своим руководителям в повседневных делах, но и взять на себя часть их работы, достойно представлять своих руководителей в их отсутствие, быть профессиональными «управляющими делами». В связи с новыми особенностями, уровнем сложности и ответственности, появился и новый термин, отражающий новую суть, – «управляющий ассистент».

Управляющий ассистент – это человек, осуществляющий