Цели и задачи предпроектного этапа создания ИС
ПРОЕКТИРОВАНИЕ: ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ СОЗДАНИЯ
АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Принципы создания АИС
Проектирование ИС – процесс создания и внедрения проектов комплексного решения экономических задач по новой технологии.
Проектирование включает:
- детальную разработку отдельных проектных решений,
- их анализ,
- апробацию и
- внедрение.
Качественное проектирование и внедрение являются основной предпосылкой эффективного функционирования системы при постоянном совершенствовании ее обеспечивающих и функциональных составляющих.
Цель всех работ проектирования состоит не только в компьютеризации информационных потоков, но и в совершенствовании самого управления и организации основной деятельности экономического объекта.
Поэтому первый руководитель должен иметь представление об имеющихся на рынке технических и программных средствах, тенденциях в их развитии, основных принципах проектирования ИС.
В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение ИС, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования ИС.
На начальных этапах проектирования ИС для оценки эффективности существующих бизнес-процессов используются прежде всего методы и средства для выявления:
· наиболее трудоемких и затратных функций;
· функций, не вносящих вклад в образование прибыли;
· функций с низким коэффициентом использования ресурсов.
При массовом проектировании ИС используются следующие принципы:
1) Принцип эффективности заключается в том, что выгоды от новой автоматизированной системы должны быть равными или больше расходов на нее.
2) Принцип контроля требует, чтобы ИС обладала механизмами для защиты имущества фирмы, ее данные были бы достаточно надежны для принятия управленческих решений.
3) Принцип совместимости предполагает, что проект системы будет учитывать организационные и человеческие факторы предприятия. Иными словами, система должна учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию и отношение людей, выполняющих различные функции.
4) Принцип гибкости требует от системы возможности расширения без проведения больших изменений. Например, в новую АИС учета можно легко ввести новые счета в план счетов, если он изменился, новые хозяйственные операции и др.
5) Принципы системности позволяют исследовать объект как единое целое во взаимосвязи всех его элементов. На базе системного подхода применяется и метод моделирования, позволяющий моделировать изучаемые процессы вначале для анализа, а затем и синтеза создаваемых систем.
6) Принцип развития заключается в непрерывном обновлении функциональных и обеспечивающих составляющих системы.
7) Принцип стандартизации и унификации предполагает использование уже накопленного опыта в проектировании и внедрении ИС посредством программирования типовых элементов, что позволяет сократить затраты на создание ИС.
К известным методикам и стандартам, касающимся организации жизненного цикла ИС, можно отнести:
· методику Oracle CDM (Custom Development Method) по разработке прикладных ИС под заказ;
· международный стандарт ISO/IEC 12207 по организации жизненного цикла продуктов программного обеспечения;
· отечественный стандарт ГОСТ 34.003-90.
Методы проектирования АИС
Наиболее известными являются три метода проектирования АИС:
1) индивидуальный (оригинальный),
2) типовое проектирование,
3) автоматизированный проект (САПР).
Индивидуальное проектирование характеризуется тем, что все виды работ для различных объектов выполняются по индивидуальным проектам. В процессе индивидуального проектирования применяются свои оригинальные методики и средства проведения работ. Состав работ на всех этапах обследования, проектирования и внедрения создаются для конкретного объекта по мере необходимости. Для этого метода проектирования характерны:
- высокая трудоемкость,
- большие сроки проектирования,
- плохая модернизируемость,
- слабое сопровождение.
Типовое проектирование – разбиение системы на множество составных компонентов и создание для каждого из них законченного проектного решения, которое при внедрении привязывается к конкретным условиям объекта. В зависимости от декомпозиции различают:
- элементное проектирование,
- подсистемное,
- объектное.
При элементном методе проектирования, вся система разбивается на конечное множество элементов, каждый из которых является типовым. В качестве элементов могут выступать проектные решения по информационному, техническому, программному видам обеспечения.
Подсистемный метод проектирования характеризуется более высокой степенью интеграции элементов ИС. Декомпозиция системы осуществляется на уровне функциональных подсистем, иногда комплекса задач, каждая из выделенных подсистем представляется в законченном виде ППП.
Объектное проектирование – декомпозиция ИС не производится. Типовой объект создается в целом для некоторого обобщенного объекта, определенной группы.
Наибольшее применение типовое проектирование АИС получило при информатизации следующих видов деятельности:
- бухгалтерский учет, включая управленческий и финансовый;
- справочное и информационное обслуживание экономической деятельности;
- организация труда руководителя;
- автоматизация документооборота;
- экономическая и финансовая деятельность,
- обучение.
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое ПО, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском.
Ø Наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1C: бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+» и др.
Ø Справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности представлено следующими ППП: «ГАРАНТ» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль); «КОНСУЛЬТАНТ+» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).
Ø Экономическая и финансовая деятельность представлена следующими ППП: «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма «ИНЕК»), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; составление бизнес-планов; технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции.
Ø Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации корпорации «Галактика» (АО «Новый атлант»), который включает такие важные аспекты управления, как планирование, оперативное управление, учет и контроль, анализ, а для принятия решений – позволяет в рамках СППР обеспечивать решение задач бизнес-планирования с использованием ППП Project-Expert.
Таким образом, при типовом проектировании АИС на основе ППП последовательность работ сводится к следующему:
· выбор ППП для реализации функций управления на данном объекте;
· привязка выбранных ППП к конкретным значениям параметра объектов.
В области автоматизации проектирования ИС в последние годы сформировалось новое направление CASE-технологии (COMPUTER Aided System / Soft Wore Engineering).
CASE-технологии – это совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения ИС с максимальной автоматизацией процессов разработки и функционирования систем.
Организационно CASE-индустрия включает компании трех типов:
· разработчиков средств анализа и проектирования;
· разработчиков специальных средств с ориентацией на узкие предметные области;
· обучающие, информирующие и консалтинговые фирмы, оказывающие соответствующие услуги при использовании CASE-пакетов.
Компании, предоставляющие такие услуги, получили название системных интеграторов.
Следует отметить, что этот термин имеет два понятия. Согласно первому, под термином «системный интегратор» понимаются как компании, специализирующиеся на сетевых и телекоммуникационных решениях (сетевые интеграторы), имеющие в свою очередь, сеть своих продавцов, так и компании – программные интеграторы. Существует и другая трактовка понятия «системный интегратор», которая закрепляет за компанией комплексное решение задач заказчика при проектировании ИС.
При этом имеется в виду, что заказчик полностью доверяет детальную проработку и реализацию проекта системному интегратору, оставляя за собой лишь определение исходных данных и задач, которые должна решать реализуемая АИС.
CASE-технологии проектирования ИС ориентируются на архитектуру готовых программных изделий. Это обусловлено необходимостью:
- быстрее создавать и внедрять ИС при меньших затратах;
- обеспечить единый простой интерфейс;
- сократить усилия на обслуживание существующих приложении при их адаптации к условиям конкретного предприятия.
В целом мировой опыт разработки проектов АИС свидетельствует о следующем:
1) Начальные фазы проекта сильно влияют на конечный результат, так как на них принимаются основные решения, определяющие качество ИС. На 30% качество будущих ИС обусловлено этапом разработки концепции и технического предложения, на 20 – фазой проектирования, на 20 – фазой изготовления, на 30% – фазой сдачи объекта и завершения проекта ИС.
2) На обнаружение ошибок, допущенных на этапе системного проектирования, расходуется вдвое больше времени, чем на последующих этапах, а их исправление обходится в пять раз дороже, поэтому на начальных этапах проекта разработку ИС следует делать особенно тщательно.
3) Наиболее частыми ошибками, допускаемыми на начальных этапах проекта ИС, являются:
- неполное определение интересов заказчика;
- концентрация на маловажных, второстепенных интересах;
- неверная постановка исходной задачи;
- неполное или недостаточное понимание специфики и действий объекта управления.
2. ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Выделяются несколько этапов создания ИС:
I этап – предпроектный (обследование, составление отчета, технико-экономического обоснования и технического задания);
II этап – проектный (составление технического и рабочего проектов);
III этап – внедрение (подготовка к внедрению, проведение опытных испытаний и сдача в промышленную эксплуатацию);
IV этап – сопровождение и анализ функционирования (выявление проблем, внесение изменений в проектные решения и существующие ИС).
Содержание документации на каждом этапе определяется составом и спецификой работ.
Предпроектный этап:
· обследование объекта и обоснование необходимости создания ИС;
· формирование требований пользователя к ИС;
· оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку ИС;
· разработка и утверждение технического задания ИС.
Проектный этап:
· разработка проектных решений по системе и ее частям;
· разработка документации на ИС;
· разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования ИС;
· разработка рабочей документации на систему или ее части;
· разработка или адаптация программ.
Этап внедрения:
· подготовка объекта автоматизации к вводу в действие;
· подготовка персонала, проводится обучение персонала;
· строительно-монтажные работы, в том случае, если строится специализированное здание;
· проведение предварительных испытаний;
· проведение опытной эксплуатации;
· проведение опытных испытаний;
· введение в промышленную эксплуатацию.
Этап сопровождения и анализа функционирования:
· гарантийное и послегарантийное обслуживание;
· внесение изменений в проектные решения.
Основными участниками процесса создания ИС являются предприятие-заказчик, для которого она создается и предприятие-разработчик, выполняющий работы по проектированию ИС. Юридические и организационные взаимоотношения конкретно заказчиков и разработчиков регулируются заключенными между ними договорами.
Заказчик обязан:
- заключить договор на создание ИС, приобрести технические средства, подготовить задание на строительство или реконструкцию помещения, если необходимо, совместно с разработчиком выполнить работы предпроектного этапа, в необходимые сроки подготовить помещение, приобрести и установить технические средства, разработать и осуществить мероприятия по совершенствованию организации управления и производства;
- на этапе проектирования необходимо обеспечить обучение персонала, обеспечить запись необходимой информации на машинные носители и ее контроль, обеспечить уточнение исходных данных по составу и структуре информационной базы, завершить ее формирование, подготовить контрольные примеры, организовать поэтапную приемку рабочих программ с проверкой на контрольных примерах;
- при подготовке объекта к внедрению заказчик выполняет следующие работы: внедряет локальные и общегосударственные классификаторы, унифицированные формы документов, проводит в намеченные сроки мероприятия по подготовке объекта к внедрению ИС;
- при вводе системы в действие заказчик завершает ввод в эксплуатацию технических средств, завершает опытную эксплуатацию комплекса задач и принимает в промышленную эксплуатацию. Разрабатывает и согласовывает с разработчиком программу приема сдаточных испытаний и организуют работу приемочной комиссии по проведению испытаний системы.
Основная цель разработчика – создание ИС.
Разработчик обязан:
- на предпроектном этапе провести обследование объекта, обрабатать материалы обследования, определить задачи, комплексы задач, подлежащие автоматизации, определить экономическую эффективность;
- на этапе ТП разрабатывает документацию, в соответствии с утвержденным ТЗ осуществляет методическое руководство работами по созданию классификаторов, внедрению унифицированных систем документации, разрабатывает структуру информационной базы, принимает участие в обучении персонала заказчика;
- на этапе рабочей документации осуществляет разработку ПО, генерацию рабочих программ, участвует в разработке должностных инструкций управленческого персонала, технологических инструкций пользователя;
- при вводе системы в действие разработчик осуществляет методическое руководство, вносит корректировки в проекты, принимает участие в сдаче задач и комплексов задач в промышленную эксплуатацию и участвует в работе комиссии по приемке системы в промышленную эксплуатацию.
Цели и задачи предпроектного этапа создания ИС
В стадии формирования требований к ИС включается комплекс научно-исследовательских и организационно-технических мероприятий по обследованию, позволяющих определить производственные возможности предприятия по повышению прибыли, снижению затрат в результате создания ИС. Проводится технико-экономическое обследование, включающее системное описание конкретного объекта, диагностический анализ в системах управления и исследование информационных потоков.
Целью системного описания является разработка экономико-организационной модели. Такая модель характеризует следующее: цели и критерии функционирования производства; требования к организационной структуре управления; функции и задачи управления объектом; взаимодействие задач управления, общая структура информационной базы решаемых задач.
Цель диагностического анализа – оценка качества решения задачи управления, проводится на базе результатов системного описания. Диагностический анализ включает сбор необходимых данных, систематизацию, обработку и анализ информации, выявление факторов влияющих на результат деятельности предприятия. В процессе диагностического обследования необходимо количественно установить: цели и критерии развития производства и его отдельных звеньев; установить роль и место данного предприятия в отрасли; состояние производства и его структуру; состояние системы управления; взаимодействие предприятия с поставщиками и потребителями; взаимодействие с финансовыми органами; организация информационной базы.
По результатам диагностического анализа оформляется отчет об обследовании предприятия.
Цель исследования информационных потоков – получение материалов для формирования информационнойбазы. Для этого нужно выявить связи между подразделениями предприятий и внешними предприятиями, схему документооборота, наименование первичных и результатных документов для каждой задачи.
В результате этих работ должны быть выработаны рекомендации по составу документов, показателей и их схемы взаимосвязи.
В процессе обследования объекта применяются следующие методы сбора материала:
· непосредственного обследования, включая:
метод личного наблюдения;
метод изучения путем анализа материала;
метод опроса исполнителей на рабочих местах;
метод личного участия в работе;
метод получения сведений путем беседы и консультаций с участием руководителей;
метод аналогий;
получение сведений в письменном виде от сотрудников.
· документальной инвентаризации, в том числе:
метод самофотаграфии рабочего дня - для изучения структуры рабочего времени за короткий период;
метод анализа операций - для исследования существующей технологии обработки информации, подробного изучения маршрутов обрабатываемой информации.
Анализ материалов должен быть направлен на решение задач:
· уточнение целей совершенствования управления;
· выявление номенклатурных показателей, которые следует использовать для оценки системы управления;
· упорядочивание и взаимоувязка выявленных целей;
· выявление общих тенденций развития предприятия;
· определение факторов производства и управления, обеспечивающих достижение целей и выявление факторов, отрицательно влияющих на достижение целей;
· выявление перспективных проблем, от которых зависит эффективность системы;
· получение необходимых данных для экономического обоснования проведения организационных мероприятии по рационализации системы управления и внедрения ИС.
Обработка результатов обследования – систематизация полученных данных по формам, срокам обработки, техники и технологии формирования сводных показателей. Для обработки данных применяется экономико-математический аппарат и вычислительная техника. Материалы обследования оформляются в виде отчетов, схем, блок-схем, сетевых диаграмм.
Большое распространение получил метод анализа – метод матричного моделирования для выявления внутренних логических связей между данными, составления анализа полного состава реквизитов, установления наличия информационной связи между задачами, выделения связанных групп реквизитов, оптимизации количества циркулирующих в системе управления документов и состава реквизитов в них.
Предпроектная документация содержит разделы: цель обследования; основания для обследования; объект обследования; организация разработчика и состав исполнителей; характеристика предприятий; выводы по анализу производственной структуры предприятия; результаты обработки опросных листков; выводы по анализу функционирующей структуры; выводы по анализу существующей ЭИС. Даются предложения: по совершенствованию организационной структуры; потоков информации и форм документов и пр. Производится: выбор и обоснование объекта автоматизации; выбор технико-экономических показателей, отражающих воздействие ЭИС на объект управления; общие рекомендации по улучшению управления; обоснование очередности разработки задач.
Основные показатели эффективности ИС:
· годовой прирост прибыли:
Эгод=(А2-А1)*П1/А1+(С1-С2)*А2/100);
· годовой экономический эффект:
(Э=Эгод-Ен*К);
· срок окупаемости:
(Т=1/Ер);
· расчетный коэффициент эффективности затрат на создание ИС:
(Ер=Эгод/К),
где А1,А2 – годовой объем реализуемой продукции до и после внедрения ЭИС;
C1, C2 – затраты на 1 рубль реализуемой продукции;
П1 – прибыль от реализации продукции до внедрения ИС;
Ен – нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений на внедрение ИС;
К – капитальные вложения на создание ИС.