Правила стильового оформлення документів різних типів
Поняття стилю.
Для прискорення оформлення документа і його об’єктів зручно використовувати стилі. Стиль — це набір значень властивостей об’єктів певного типу, який має ім’я.
Стилі призначені для зовнішнього оформлення документа і його абзаців, тобто
стилі використовуються для форматування документа.
Стиль — це набір формату команд, що зберігається під унікальним ім'ям для багаторазового використання. Форматування тексту за допомогою стилю значно швидше, ніж форматувати вручну кожен елемент тексту, так як одна команда (стиль) автоматично форматує групу параметрів тексту.
Існує три основних типи стилів:
• Стиль символу містить параметри форматування символів, включаючи шрифт, розмір, накреслення, положення та інтервали.
• Стиль абзацу містить параметри форматування абзаців, такі як міжрядкові інтервали, відступи, вирівнювання і позиції табуляції. Стилі абзаців також можуть містити стилі або форматування символів. Більшість стилів, що використовуються в Word, є стилями абзаців.
• Стиль таблиці містить параметри форматування таблиць (при вставці таблиці, їй за замовчуванням призначається стиль-сітка таблиці).
При створенні нового документа "Документ 1" на базі шаблону Звичайний, він отримує копію набору стилів з базового набір стилів загального призначення (з вбудованих стилів): Звичайний, Заголовки 1, 2, 3.
Після того як введення тексту в документ завершено, і текст відредагований, доцільно скористатися командою Автоформат для зміни зовнішнього вигляду всього документа.
При автоматичному форматуванні документа кожному абзацу призначається один із стилів Word. Наприклад, заголовку може бути призначений стиль Заголовок 1 або Заголовок 2, абзацу основного тексту — стиль Основний текст, а абзацу, що входить в список — стиль Список. Приміткам призначається стиль Текст, верхнім колонтитулам — стиль Верхній колонтитул, а номерам сторінок — стиль Номер сторінки і т.д.
Призначення абзацам документа стандартних стилів Word забезпечує швидку зміну зовнішнього вигляду створеного документу за рахунок застосування стилів з бібліотеки стилів. Вбудовані стилі забезпечують форматування заголовків різних рівнів і дозволяють переглядати ієрархічну структуру документа в режимі структура, а також швидко будувати зміст.
Крім того, якщо для більшості абзаців документа використовується стиль Основний текст, а не Звичайний, ви зможете легко переформатувати тільки стиль основного тексту, не зачіпаючи при цьому стиль решти тексту.
Операції зі стилями в області завдань. Стилі та форматування
Стилі можна змінювати і створювати нові. Крім того, можна застосувати інший стиль (накласти стиль) до вже відформатованого тексту, тобто переформатувати його.
Для цього необхідно вибрати команду Формат / Стилі та форматування, з'явиться область завдань в режимі «Стилі та форматування». Встановіть курсор в текст, який необхідно переформатувати, і в області завдань в розділі «Виберіть форматування для застосування» клацніть на потрібний стиль, абзац, в якому знаходиться курсор переформатується на обраний стиль.
Якщо необхідно змінити стиль або створити новий стиль, то встановіть курсор в текст, стиль який необхідно змінити, в області завдань в розділі «Форматування виділеного тексту» буде відображатися стиль тексту під курсором. Далі необхідно підвести покажчик миші до назви стилю і клацнути на стрілочку, що з’явиться справа від назву стиля, відкриється випадний список команд: Очистити формат, Змінити стиль, Створити стиль. Виберіть необхідну команду (змінити або створити стиль), з'явиться відповідне вікно діалогу, в якому можна здійснити зміну або створення стилю.
Стиль Звичайний є основою для більшості інших стилів абзацу, тому при зміні стилю Звичайний зміняться всі засновані на ньому стилі. Стиль Звичайний не заснований на жодному із стилів.
Змінювати стиль можна не тільки для абзацу, але і для фрагменту тексту.
Для застосування стилю необхідно виділити фрагмент тексту, відкрити список, що розкривається, Стиль панелі інструментів Форматування і вибрати бажаний стиль. При переоформленні (зміні) фрагмента документа, оформленого із застосуванням стилю, рекомендується змінити цей стиль і для інших фрагментів документа. Для зміни стилю необхідно виділити фрагмент тексту, відкрити список, що розкривається, Стиль панелі інструментів Форматування і вибрати бажаний стиль.
Таблиця стилів
| Вбудовані стилі | Стилі користувачів |
| Призначені для форматування стандартних складових документа. Їх можна модифікувати, але не можна видаляти | Створюються безпосередньо користувачем або модифікацією наявних стилів |
За допомогою області завдань Стилі та форматування можна створювати, вилучати та модифікувати стилі, копіювати їх у шаблон і навпаки (команда меню Формат Стилі та форматування..., або Вигляд Область завдань Стилі та форматування, або відповідна кнопка панелі інструментів Форматування).
Створення нового стилю
На панелі Стилі і форматування області завдань за допомогою кнопки Створити стиль... активізується вікно Створення стилю.
У вікні Створення стилю задаються:
- тип нового стилю (стиль абзацу або стиль символів) і його ім’я;
- ім’я базового стилю або відмова від нього;
- режим форматування (Формат) будь-яких об’єктів тексту (символів, абзаців, точок табуляції тощо).
Новий стиль можна скопіювати в шаблон документа, що редагується (Додати до шаблона), поширити на наступний абзац, а також зв’язати з вибраною комбінацією клавіш.
Модифікація стилю
За допомогою панелі Форматування до виділеного абзацу застосовується стиль, який потрібно модифікувати. Потім виконується зміна потрібних параметрів форматування, у списку стилів знову вибирається ім’я початкового стилю. Клацнувши кнопку ОК, останній стиль перевизначаємо без змін початкового імені або під іменем-синонімом.
За допомогою кнопки Змінити розкривного списку обраного стилю відкривається вікно Зміна стилю, робота з яким аналогічна роботі з вікном Створення стилю. Але при цьому не можна змінювати ім’я стилю, бо це означало б не модифікацію, а перейменування. Тож на практиці використовують імена-синоніми, які відокремлюються від основних імен комою.
Модифікувати можна не тільки стилі користувача, а й стандартні (вбудовані) стилі.
Заголовком вважається будь-який абзац, якому надано стиль заголовка.
Word 2003 містить дев’ять вбудованих стилів заголовків, що дозволяють задати місце заголовка в ієрархічній структурі документа, починаючи із «Заголовок 1» і закінчуючи «Заголовок 9».
Видаляння стилю
Щоб вилучити стиль, необхідно активізувати вікно Стилі та форматування, обрати ім’я потрібного стилю у списку цього вікна і, натиснувши лівою клавішею миші на розкривному списку стилю, клацнути кнопку Видалити. Стиль зникне після підтвердження (кнопка Так). Усі абзаци, до яких застосовувався видалений стиль, автоматично форматуються стилем Звичайний.
| Об’єкт | Оформлення | Параметри |
| Абзац | Зовнішній вигляд абзацу (може включати форматування символів) | Вирівнювання, відступи, інтервали між рядками та абзацами |
| Заголовок | Зовнішній вигляд заголовків | Вирівнювання, відступи, інтервали між рядками та абзацами, рівень заголовка |
| Символ | Форматування символів | Тип шрифту, колір, накреслення, розмір |
| Таблиця | Вигляд таблиці | Вигляд меж, заливка, форматування тексту в таблиці |
| Список | Оформлення списків | Вирівнювання, позначки номерів або маркерів, шрифти списку |
Великі за обсягом документи (реферати, брошури, журнали, книжки тощо) часто поділяють на структурні частини — розділи, параграфи, пункти, створюючи ієрархічну структуру документа (рис. 10.1).
Структура документа — це ієрархічна схема розміщення складових частин документа.
Режим структури дозволяє проконтролювати чіткість і логічність викладу матеріалу, поданого в документі, швидко змінити розміщення заголовків і тексту, змінити рівень заголовка.
Правила стильового оформлення документів різних типів
Готуючи офіційні документи різних видів (накази, довідки, заяви, листи тощо), слід дотримуватися єдиних вимог до їхнього оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами – державними стандартами. На сьогодні в Україні застосовуються кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Згідно з цим стандартом:
· службові документи оформляються на папері формату А4 (210 * 297 см) та А5 (210 * 148 см);
· окремі види документів можуть оформлюватися на папері формату A3 (297 * 420 см) і А6 (105 * 148 см);
· мінімальні розміри полів складають: ліве – 30 мм; праве – 10 мм; верхнє і нижнє – по 20 мм;
· шрифт основного тексту – Times New Roman, розмір 12–14 пт, міжрядковий інтервал – 1–1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу – 1,25 см;
· зображення емблеми організації або товарний знак розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.
Крім того, в стандарті визначаються структура та правила оформлення списків, таблиць, дат, нумерації та інших об’єктів.
Крім державних вимог до оформлення документів, існують відомчі стандарти – вимоги до оформлення наукових праць, наукових статей, тез доповідей на наукових конференціях, шкільних підручників тощо. Ці правила публікуються у відомчих актах і заздалегідь доводяться до відома авторів документів. Вони можуть дещо відрізнятися від оформлення офіційних документів і враховувати також поліграфічні особливості видання. Наприклад, правила оформлення науково-дослідницьких робіт МАН такі:
· обсяг документа – до 30 друкованих сторінок, аркуші формату А4, формат файлу текстового редактора Microsoft Word, на одній сторінці – 40 ±2 рядки;
· шрифт – Times New Roman, 14 пт, міжрядковий інтервал – 1,5 рядка, вирівнювання – по ширині;
· абзацний відступ – 1,25 см;
· поля: верхнє – 20 мм, ліве і нижнє – не менше 20 мм, праве – 10 мм;
· заголовки відокремлюються від тексту зверху і знизу подвійним інтервалом; заголовки структурних частин уводяться великими літерами з вирівнюванням по центру; заголовки підрозділів уводяться малими (крім першої) літерами з абзацним відступом. Крапку в кінці заголовка не ставлять;
· нумерація сторінок: арабськими цифрами у правому верхньому куті без знака №, першою сторінкою є титульна, яка не нумерується.
Окремі організації для внутрішніх документів можуть розробляти свій власний корпоративний або фірмовий стиль оформлення документів – відповідним чином підібрані кольорова гама та шрифти символів, визначені правила оформлення абзаців документа, вид і розміщення логотипа організації тощо. Відповідно до цих вимог розробляються фірмові бланки та шаблони документів, на їх основі
співробітники набагато швидше можуть підготувати потрібні документи.
Також слід дотримуватися загальних правил стильового оформлення текстів:
· основний текст документа бажано оформлювати в одному форматі, інший формат використовувати для виділення заголовків, окремих смислових фрагментів;
· кількість різних кольорів і шрифтів у документі не повинна перевищувати трьох;
· розмір символів, міжрядковий інтервал слід підбирати такими, щоб текст читався легко, без напруження очей;
· кольорова гама повинна відповідати призначенню документа – вітальна листівка може бути оформлена скравими, насиченими кольорами, а простий лист варто оформлювати в більш спокійних тонах;
· однотипну структуровану інформацію доцільно подавати в таблицях;
· графічні зображення в документі (рисунки, діаграми, схеми) повинні доповнювати зміст тексту, роз’яснювати або ілюструвати його окремі моменти;
· графічні зображення (фотографії, рисунки, схеми) також потрібно оформлювати в єдиному стилі;
· на всіх сторінках робити однакове тло і поля, якщо інше не вимагається змістом документа тощо.