Требования к оформлению документов и способы их реализации
Проверка правильности оформления первичных документов, журналов (мемориальных ордеров) и учетных регистров.
При проверке правильности оформления первичных документов следует установить:
- составлен ли график документооборота и утвержден ли он;
- утверждены: ли документы руководителем;
- соблюдаются ли установленные требования к заполнению документов;
- своевременно ли подшиваются документы в папки;
- сдаются ли документы в архив;
- составляются ли акты на уничтожение документов, которые не
подлежат дальнейшему хранению;
- указываются ли на документах проводки и коды экономической
классификации;
- сдают ли материально-ответственные лица документы, прилагаемые к
реестрам формы 442;
- не составляются ли документы не на типовых формах или от руки, на
устаревших формах;
- погашены ли в соответствующих случаях документы штампом
«получено», «оплачено», с указанием числа, месяца и года;
При проверке правильности оформления регистров следует выявить:
1. Соответствует ли количество заведенных журналов требованиям
Инструкции по бюджетному учету;
2. Соблюдаются ли установленные требования, предъявляемые при их
заполнении, а именно:
- заполнены ли аккуратно, без подчисток и без не оговоренных
исправлений;
- заполнены ли «се установленные реквизиты;
указано ли количество приложений, соответствует ли оно действительности;
- есть ли дата заполнения, подписи исполнителя и проверяющего (гл.
бухгалтера);
3. Правильно ли составляются бухгалтерские проводки;
4. Последовательно ли подшиты документы;
5. Не применяются ли устаревшие формы накопительных ведомостей;
6. Правильно ли подсчитаны итоги, сальдо, обороты для включения в
книгу «Журнал- Главная».
При проверке правильности оформления регистров установить:
- соответствуют ли формы регистров действующим инструкциям;
- соблюдаются ли установленные требования к заполнению регистров;
- ведется ли регистрация карточек;
- отвечает ли форма используемой карточки по учету основных средств
установленной форме;
- сдаются ли регистры в архив;
- своевременно ли производится разноска в регистры;
- правильно ли переносятся остатки на начало года (или при их замене
на новые);
- не применяются ли устаревшие формы регистров;
- составляются ли в необходимых случаях оборотные ведомости.
Теория - наука.
Документ - это результат документирования, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов, соблюдение которых придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Все первичные учетные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований.
Основные требования к оформлению первичных учетных документов изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете в РФ» №129-ФЗ от 21.11.96г.
Требования к оформлению документов и способы их реализации
| Требования, предъявляемые к первичным учетным документам | Способы реализации требований |
| Первичные документы должны легко проверяться по форме, арифметически и по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. | - документ должен быть заполнен четко, разборчиво, однозначно, с использованием официального государственного языка; используемые при заполнении документа сокращения должны быть либо общепринятыми, либо не допускающими двоякого толкования. |
| Первичные документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных, и, если того требуют характер операции и технология обработки, дополнительных реквизитов | • обязательные реквизиты предусмотрены в п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете в РФ» №129-ФЗ от 21.11.96г., а именно: должностей лиц, за совершение и - наименование документа (формы); - код формы; - дата составления; - содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); -наименование ответственных лиц хозяйственной операции правильность ее оформления; - личные подписи указанных выше должностных лиц. Кроме того, рядом норм, документов предусмотрен ряд реквизитов, обязательных к заполнению: - наименование организации, от имени которой составлен документ; - расшифровка подписей должностных лил, подписавших данный документ; - предприятиям также предоставлено право включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие специфику конкретного предприятия и характер совершаемой хозяйственной операции. Как правило, предприятия используют следующие дополнительные реквизиты: - номер документа; основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение, доверенность и прочее); другие реквизиты (например, выделение отдельной строкой сумм налога на добавленную стоимость |
Первичные документы должны быть составлены средствами, обеспечивающими сохранность записей в них в течение длительного времени.
Ошибки в первичных документах исправляются так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
| -номер документа -основание для выполнения хоз. операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение, доверенность и пр.) -др. реквизиты ( н-р, выделение отдельной строкой сумм НДС…) - записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке при помощи вычислительной техники и любым другим способом, обеспечивающим сохранность произведенных записей в течение времени, установленного для хранения в архиве. Запрещается использование для записей простого карандаша, кроме того, не рекомендуется использование чернил или пасты красного цвета; - первичная регистрация оперативного факта может быть выполнена как на бумажном, так и на машиночитаемом носителе, однако, в случае составления первичных учетных документов на машиночитаемых, организация обязана изготавливать за свой счет копии этих документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с Законодательством РФ, суда и прокуратуры; - документ должен быть заполнен с помощью выбранного способа записи от начала до конца. не допускается внесение исправлении в кассовые и банковские документы; во все остальные документы исправления вносятся следующим образом: зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения, рядом с с зачеркнутой делается верная запись; около внесенных исправлений или на полях документа пишется «Исправлено на ...» (где полностью воспроизводится текст вновь сделанной записи); лицо, внесшее исправление, подписывается под этой записью и ставит дату исправления; под исправительной записью еще раз подписываются все лица, подписавшие документ до внесения исправления. - подписывают ею после внесения |
| зачеркнутой делается верная запись; около внесенных исправлений или на полях документа пишется « Исправлено на …» (где полностью воспроизводится текст вновь сделанной записи); лицо, внесшее исправления, подписывается под этой записью и ставит дату исправления; под исправительной записью еще раз подписываются лица, подписавшие документ до внесения исправлений, процесс исправления ошибок весьма трудоемок, поэтому, если есть возможность, всегда легче составить документ заново. | |
| Не допускается оформление операций, противоречащих законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями. | - документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции или, если это невозможно, сразу по ее завершении; - документ должен быть подписан лицами, на то уполномоченными (список лиц, имеющих право подписи первичных учетных - документов, должен быть установлен внутренним распорядительным документом по предприятию). |
Организация работыс документацией включает комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную организацию:
- документооборота предприятия;
- хранения документов;
- использования документации в текущей деятельности предприятия.
Документооборот- это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Документооборот первичной документации регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя предприятия.
Работу по его составлению организует главный бухгалтер.
Графикдолжен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его прохождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы - на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации и механизации учетных работ.
Элементы и стадии документооборота:
а) создание документа (язык, средство документирования, совокупность
реквизитов;
б) состав и форма документа (унификация и стандартизация).
Унификация- это установление единообразия в составе и формах
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих задач и функций. ( ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»).
Стандартизация- это форма юридического закрепления результатов унификации. Это два основных направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на оформление управленческих документов и повышению эффективности систем документации.
При создании на предприятии собственных форм первичной документации не нашедших отражения в альбомах унифицированных форм, необходимо соблюдать все обязательные реквизиты.
Отсутствие в документе каких"-либо обязательных реквизитов рассматривается как нарушение правил ведения бухгалтерского учета и не может служить подтверждением факта совершения хозяйственной операции.
Такой документ может повлечь за собой множество негативных последствий для предприятия.
При поступлении документов от других предприятий (со стороны) контрольные функции в большинстве случаев выполняет небольшое количество специалистов (как правило, это человек, обрабатывающий документ). В подобной ситуации риск пропустить ошибку при оформлении первичной документации значительно больше и может обернуться нежелательными последствиями. В случае, когда документ получен от постоянного контрагента, есть возможность исправить ошибку. Но если неверно оформленный документ получен от разового партнера и обнаружена не сразу, то у предприятия не может быть никакой уверенности в том, что при проведении проверок контролирующими органами документ будет признан оправдательным для совершения хозяйственной операции.
Соблюдены ли на предприятии следующие принципы:
- достаточности оснований для регистрации первичных документов;
- полноты регистрации первичных документов;
- точности регистрации первичных документов;
- своевременности регистрации первичных документов;
- принцип однократного ввода (один первичный документ должен быть
принят к учету один раз).