Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент органи­зации управленческой деятельности и важная составная часть де­лопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие свое­временному и правильному исполнению решений, заданий и пору­чений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполните­лей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и ус­тных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в ре­зультате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершен­ствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его цен­трализация. Контрольные операции следует сосредоточить в од­ном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Конт­рольные функции должны быть изложены в Инструкции по дело­производству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими норматив­ными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директив­ных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфичес­кие документы, свойственные данной системе управления. Пере­чень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизвод­ству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна по­ступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование не­обходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосред­ственно руководству учреждения, хотя группа может входить в со­став канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного уч­реждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполни­тельской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответствен­ного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фик­сируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в уч­реждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим об­разом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис­полнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министер­ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения — 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения. Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

Дата

На контрольные документы ведется картотека по срокам и ис­полнителям. Снимаются с контроля только исполненные докумен­ты. Продлить срок, исполнения документов могут только руково­дители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В слу­чае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнитель­ный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих кон­тролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответству­ющем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам испол­нения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каж­дому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячей­ки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок до­кументам, новые сроки исполнения которых по тем или иным при­чинам своевременно не установлены. Указанный порядок разме­щения карточек в картотеке используется в большинстве учреж­дений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар­точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Кар­точки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответству­ющие не исполненным документам карточки перемещают в ячей­ки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлека­ют из контрольных картотек и помещают в единую картотеку ис­полненных документов, систематизированную по предметно-воп­росному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных под­разделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «До­кументы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неде­лю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок доку­ментов, направляют их в структурные подразделения и после за­полнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполнен­ных в срок, могут передаваться непосредственно руководству уч­реждения. Решения руководителя записывают в графе «Примеча­ние».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

По данному отчету служба документационного обеспечения уп­равления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнитель­скую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю при­нять правильные решения по оценке труда работников.