Этапы создания презентации.

КАК СДЕЛАТЬ ХОРОШУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

Презентация (от англ. presentation) — способ наглядного представления информации с использованием аудовизуальных средств, таких как текстовые материалы, фотографии, рисунки, слайд-шоу, звуковое оформление и дикторское сопровождение, видеофрагменты и анимация, трехмерная графика, организованных в одной среде и выдержанных в одном стиле. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру организованную для удобного восприятия информации.

Основным отличием презентаций от остальных способов представления информации является их особая насыщенность содержанием и интерактивность, т.е. способность определённым образом изменяться и реагировать на действия пользователя.

Влияние информационных технологий сегодня испытывает на себе каждая отрасль производства и область науки, поэтомупредметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т.д.

В ВУЗах презентации могут использоваться при защите курсовых и дипломных проектов, на семинарах и конференциях. Таким образом, подготовка и проведение презентаций в процессе обучения в высшей школе предполагает научно-исследовательскую работу, использование большого количества источников информации, что несомненно способствует расширению знаний студента не только по специальности, но и фоновых знаний, повышает его информативность, а также способствует формированию логики мышления и развитию мыслительных процессов, таких как, анализ, синтез, абстрагирование, сравнение, обобщение. Кроме того, работа с материалом для презентации развивает умения и навыки в области информационных технологий, учит самостоятельно ставить и реализовывать цели и задачи, оптимально организовывать работу по сбору материала и использовать соответствующие методы и приемы.

В представленной ниже таблице указаны типы презентации и кратко обозначены ключевые моменты проведения презентаций разных типов.

Тип презентации	Цель и задачи	Время выступления	Основные пункты проведения презентации
Защита курсовой/ дипломной работы	Познакомить аттестационную комиссию с результатами исследования и личными разработками и предложениями	5-10мин	- постановка задач и перечисление собственных результатов; - демонстрация слайдов со сложными формулами, таблицами, графиками без излишней детализации в их объяснении; - выделение цветом или жирным шрифтом ключевых фрагментов, на которых вы останавливаетесь во время обсуждения; - строгий стиль представления и изложения материала и четкая речь.
Выступление на конференции	Рассказать об одном завершенном исследовании, раскрыв важные технические детали, ориентируясь на подготовленную аудиторию	7-10 мин	- установка контакта с аудиторией (объяснение личных мотивов выбора темы и ее актуальности и возможности практического использования результатов исследования целевой аудиторией); - сохранять визуальный контакт с аудиторией на протяжении выступления; - демонстрация слайдов с ключевой информацией в виде символов, цифр, графиков и т.д.; - на каждом слайде не более 30 русских слов или не более 20 английских слов; - на каждом слайде использование не более трех шрифтов и не более трех цветов.
Выступление на семинаре	Добиться полного понимания аудитории		- популярное введение в тему доклада; - детализация специальной информации (объяснение ключевых определений, формул, таблиц и т.д.); - строгий и простой стиль организации информации на слайдах (оптимальное число строк на слайде – 6-11)

 

Этапы создания презентации.

I. Подготовительный этап

1. Сбор информации

На данном этапе уточняется цель научного мероприятия, а именно, тема, назначение мероприятия, уточняется продолжительность выступления, изучается программа мероприятия, проверяется соответствие выбранной темы доклада тематике научного мероприятия, изучаются особенности аудитории. Не менее важным является получение сведений о предоставляемом материально-техническом обеспечении.

 

1. Составление плана презентации.

При составлении плана презентации необходимо придерживаться определенной схемы представления материала, так как схема помогает структурировать информацию и, соответственно, облегчить ее восприятие целевой аудиторией. Предлагаем следующую схему:

Проблема Исследование Результаты Выводы

или

Проблема Результаты Исследование Выводы

Звено «Проблема» включает постановку задачи, проблемы и цели исследования, обзор известных ранее результатов. Звено «Исследование» освещает основные этапы исследования, методы и условия работы. Звено «Результаты» содержит информацию об основных результатах автора. Звено «Выводы» завершает презентацию, включая информацию о критериях оценивания качества решения, основных результатах работы, о перспективах дальнейшего исследования.

При сборе и структурировании информации для каждого звена необходимо определить круг вопросов, которые предполагается охватить, степень важности тезисов, актуальность, логичность и сбалансированность представляемой информации. Любая фраза должна говориться зачем-то. Не просто потому, что Вы этим занимались в процессе работы. Каждая фраза должна логично подводить к следующим фразам, быть для них посылкой, и в конечном итоге всё выступление должно быть подчинено главной цели — донести до аудитории две–три по-настоящему ценных мысли. Тогда выступление будет цельным и оставит хорошее впечатление. Следует помнить, что аудитория хочет увидеть компетентное и подготовленное выступление, услышать четко и понятно сформулированную идею, понять связь излагаемой идеи с практикой, поэтому презентация должна быть легкой, краткой, прямо «в точку»!

 

1. Оформление слайдов.

Успешная презентация требует продумывания каждого слайда. При этом важно ответить на вопросы:

- как идея этого слайда раскрывает основную идею всей презентации?

- что будет на слайде?

- что будет говориться?

- как будет сделан переход к следующему слайду?

Информация, представленная на слайдах, должна отвечать следующим требованиям:

1. Один слайд – одна идея.
2. Одна мысль-высказывание – одна строка.
3. 5-6 строк – один слайд.
4. 5-6 слов – одна строка.
5. Один слайд – одна-две минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух. На слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего. Слайды с графиками результатов, наоборот, легко проскакивать в ускоренном темпе. Объяснение графика в типичном случае: «По горизонтальной оси отложено …, по вертикальной оси — …, видно, что…». При объяснении таблиц необходимо говорить, чему соответствуют строки, а чему — столбцы.

На двадцать минут презентации должно приходиться не более семи-восьми слайдов.

1. Светлый текст на темном фоне.
2. Сохранение одной цветовой схемы.
3. Нумерация слайдов.
4. Отсутствие или ограниченное использование специальных эффектов.
5. Использование графической информации
6. Разумное распределение информации на слайдах.
7. Слайды должны представлять фактическое доказательство Ваших словесных аргументов. Демонстрируемый на слайдах текст не прочитывается, а показывается аудитории, автор же подтверждает данными на слайдах представленную устно информацию, не дублируя ее.
8. Кроме информационных слайдов, презентация также должна включать слайд, открывающий презентацию, так называемый титульный лист, на котором указан автор и тему доклада. На защите необходимо также указывать фамилию и инициалы научного руководителя и организацию. На конференциях – название и дату конференции. Это делается в том числе и для того, чтобы при обмене файлами с коллегами и при выкладывании в Интернете назначение презентации было понятно без дополнительных комментариев.
9. Последний слайд с выводами в коротких презентациях проговаривать не надо. В случае с выступлением на конференции необходимо резюме.

 

1. Составление презентации с помощью специальных программ, таких как MS PowerPoint, MS Word, программа LATeX, инструменты интерактивной доски SMARTBOARD.

Изучите специальную литературу по использованию вышеуказанных продуктов.

 

II. Основной этап.

1. Подготовка к проведению презентации включает следующие шаги:

а) Подготовьте раздаточные материалы, если содержание презентации сложное.

б) Пронумеруйте листы.

в) Ознакомьтесь с помещением и оборудованием, где будет проходить презентация.

г) Выясните, к кому надо обращаться в случае необходимости.

д) Убедитесь, что текст, графика и звук разборчивы с любого места аудитории.

 

2. Подготовка к выступлению состоит из следующих пунктов:

а) Подготовьте примечания к слайдам.

б) Репетируйте, репетируйте с «секундомером».

в) Учитывайте, что «репетиция» обычно получается на 20% короче реального выступления.

г) Выучите свою речь наизусть. Запись выступления на 7 минут занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

д) Продумайте внешний вид.

У аудитории должно сложиться впечатление, что выступление на конференции для вас – праздник. Более праздничной одежду делает использование контрастных цветов. Откажитесь от бежевого и серого цветов в костюме, предпочтите им темно-синий, черный. Контрастировать с цветом костюма должна белая, розовая, или голубая сорочка. Особое внимание уделите обуви — она должна быть безупречной. Но не новой! Новая обувь может вызывать дискомфорт в первые дни носки, а это вам ни к чему. Лучше, если и другие элементы одежды не будут вами одеты впервые на конференцию.

 

3. Перед выступлением необходимо:

а) хорошо выспаться.

б) неплотно позавтракать, избегая жирного и соленого.

Жирное и соленое обезвоживает организм. Когда вы будете волноваться (а вы будете волноваться), обезвоживание будет вам сильной помехой. Выпейте свежевыжатого сока. А вот энергетических напитков на основе таурина — не нужно. Они вызывают выброс адреналина и кортизола в кровь и перед выступлением от этого у вас может волнение зашкалить.

в) приехать на конференцию одним из первых.

Это позволит вам освоиться, почувствовать себя как дома. Попросите разрешения сказать несколько слов в микрофон, пока никого нет в зале. Познакомьтесь с организаторами и ведущим. Договоритесь о том, как Вас лучше представить.

г) просмотреть свою презентацию и свои «комментарии» до начала сессии.

д) разместить «вспомогательные» материалы в удобном для Вас порядке.

е) слушать выступления своих коллег и вопросы к докладчикам, делать пометки.

Всегда шикарно смотрится, когда докладчик в своем выступлении ссылается на те или иные выступления своих коллег.

ж) не волноваться!

 

4. Во время выступления следует:

а) выходить с доброжелательным выражением лица.

Во время выхода вы уже не можете что-либо поправлять или застегивать. Все должно быть уже поправлено и застегнуто. Заняв свое место у микрофона, сделайте небольшую паузу, оглядите зал, будто прочерчивая глазами букву «V», и только после этого начинайте. Буква «V» символ слова VICTORY – это придаст Вам уверенности в себе и в успехе Вашей презентации.

 

б) установить визуальный контакт с аудиторией.

Нельзя сразу набрасываться на аудиторию и оглушать ее цифрами и Вас возвышающими фактами. Расскажите, почему именно вы именно сейчас выступаете именно с этой темой. Чем именно эта тема может быть интересна участникам. Выразите удовлетворение, что имеете редкую возможность выступить перед коллегами и поделиться с ними опытом в обмен на их опыт. Это позволить аудитории привыкнуть к вам, почувствовать вас, а вот тогда уже можно и за дело.

в) говорить четко и громко, чтобы вас было слышно не только в «президиуме».

г) избегать вялости и монотонности, использования сложных фраз, формальных слов, избитых клише и …высказываний разных экспертов и источников. Старайтесь быть экспертом сами, нежели уповать на чей-либо авторитет.

д) осторожно использовать специальную лексику. Если термины являются необходимой частью Вашей презентации, но аудитория может их не понять, постарайтесь дать краткую характеристику каждому из них, когда употребляете их в процессе презентации впервые. На помощь может прийти заранее подготовленный раздаточный материал. Следите за тем, чтобы речь была грамотной.

Если вам указали на ошибку в докладе, не нужно биться за свою правоту, особенно если вы знаете, что неправы. Вежливо поблагодарите и сделайте комплимент. Пообещайте исправить ошибку к следующему выступлению. Если же ошибается сам критик, вежливо и доброжелательно объясните ему, почему на самом деле ошибки нет.

е) не заслонять собой экран.

ж) не стоять спиной к аудитории.

з) не использовать собственные пальцы в качестве указки.

и) не зачитывать текст слайдов.

к) исключить слова-паразиты из своей речи (э-э… м-м…).

л) следить за движениями. Некоторые движения, например, игра с ювелирными украшениями, облизывание или покусывание губ, постоянное поправление очков, пощелкивание ручкой, позвякивание содержимым карманов, склонность на что-нибудь опираться, излишняя жестикуляция, могут вызвать раздражение у аудитории.

м) опустить «незначительные» моменты, если Вы не укладываетесь в отведенное Вам время.

н) оставить время на вопросы.

Повторите вопрос,

Если даже вам уже с первых слов стало понятно, в чем суть вопроса — не перебивайте спрашивающего, не начинайте отвечать, не дослушав, не торопите его. Пожалуйста, не отвечайте на вопрос, если не поняли, о чем вас спрашивают. Это все равно не удовлетворит ни вас, ни аудиторию, ни спрашивающего. Вы имеете полное право уточнять до тех пор, пока не станет абсолютно понятно, что от вас хотят слышать.

Ответьте достаточно, но коротко,

Если Вы не готовы ответить, скажите об этом, сделайте себе заметку и попросите

спрашивавшего вернуться к вопросу позже.

Учтите, что после ответов на вопросы нельзя ограничиться фразой: «Ну если вопросов больше нет, то у меня все…». Это убого и недостойно любого докладчика. После ответов на вопросы нужно поблагодарить аудиторию за активность, выразить надежды, пригласить к более тесному знакомству, пошутить.

 

5. После выступления следует:

а) собрать свои материалы быстро, освободить место следующему докладчику.

б) сохранить презентацию и свои заметки для будущей работы.

в) получить копию письменных форм опросов-отзывов.

г) выполнить обещания, данные во время презентации.

 

На досуге поразмышляйте над тем, что вам удалось, а что нет. Что можно улучшить к следующему разу. Помните, что каждое выступление — лишь репетиция следующего. Еще более успешного.