Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.
Госгерб РБ
| Установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) | Учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) |
| ДАКЛАДНАЯ ЗАПІСКА | ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
| ________________№________________ | |
| г.Мінск | г.Минск |
Эмблема (товарный знак)
| Общество с обграниченной ответственностью «Контик» |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
| ________________№________________ |
| г.Минск |
Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки. Ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и номера документа, а также место составления.
| Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
| ________________№________________ |
| г.Минск |
В докладной записке, согласно определению этого вида документа, обязательно должне быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной заипски. При этом в состав адресата входит и наименование организации.
| Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей | Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И. |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | |
| ________________№________________ | |
| г.Минск |
Если перед наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, то в адресате нет необходимости указывать ее полное название.
| Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь | Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И. |
| Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей | |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | |
| ________________№________________ | |
| г.Минск |
Возможен и такой вариант, когда наименование структурного подразделения указывается в подписи.
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И. |
| ________________№________________ | |
| г.Минск |
Заголовок
Текст
| Начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей | подпись | П.А.Левчик |
Наиболее предпочтительными являются первые два варианта, т.к. они в большей мере соответствуют СТБ 6.38-2004 и позволяют определить в каком структурном подрзделении была пожготовлена докладная записка.
Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Формулируется он по общим правилам составления заголовоков к документам.
Заголовок к тексту пишут строчными буквами, кроме заглавной, от 0 положения ТАВ. Помещается после реквизита «место составления или издания документа». Точка в конце не ставится.
Текст излагается от 1-го лица ед. ч. Состоит из двух частей: вводной и второй. Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Не следует начинать текст докладной записки со слов: «Довожу до Вашего сведения...». Лучше начинать таким образом: «По Вашему поручению мной проведена...», «Во иссполение приказа...», «В соответствии с планом...».
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения», лучше заканчивать таким образом: «Прошу...», «Предлагаю...», «Считаю целесообразным...»
К докладной записке могут прилагаться другие дкоументы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае в докладной записке оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».
Подписывается докладная записка составителем. Внутренняя докладная записка будет подписываться руководителм структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «подпись» будет иметь все составлные части: наимнование должности, личную подпись, расшифровку подписи.
Регистрируется докладная записка в журнале регистрации внтуренних документов, при отсутствии такового – в журнале исодящих документов. При этом проставляется реквизиты «дата» и «регистрационный индекс».
При рассмотрении руководителем организации на докладной записке проставляется резолюция.