Раздел 2 Технология и организация делопроизводства
Тема 2.1 Служба документационного обеспечения управления (СДОУ)
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организции в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (СДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу пот документационному обеспечению управления выполняет секрктарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
СДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Вся работа с документами в учреждениях в основном сосредоточена в СДОУ. В зависимости от того, к какой категории отнесено учреждение устанавливается струкутра СДОУ. Эта структура должна быть приведена в соответствии с типовой структурой для каждой категории учреждения. В учреждениях 1-й, 2-й категорий все функции, связанные с непосредственным делопроизводственным обслуживанием, организационно-методическиим руководством работой с документами, осуществляет СДОУ. Сществуют учреждения, гед нецелесообразно создавать целое подразделение. В этом случае всю работу по документационному обеспечению управленияосуществляет секретарь руководителя учреждения. В учреждениях 3-й и 4-й категорий документацльные центры и бюро одновременно выполняют функции по документационному обеспечению всех структурных подразделений.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в свеом составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на госпредприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений канцелярии выполняет строго определенные функции.
Секретариат просматривает и готовит к докладу руководителю проекты отдельных приказов, писем и др. документов, согасовывает их с остальными структурными подразделениями; составляет и расылает проекты планов работы коллегии; извещает о времени проведения коллегии; оформляет и рассылает протоколы заседаний коллегии; осуществляет контроль за исполнением решений коллегии; собирает материалы к совещаниям для руководства учреждения.
Подразделение по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств разрабатывает и внедряет различные мероприятия по совершенствованию СДОУ; проводит работу по повышению квалификации лиц, занимающихся ДОУ; организует соответствующие курсы; разрабатывает инструкции по делопроизводству в учреждении; классификатор участков работы и вопросов; составляет перечень регистрируемых документов и сводную НД учреждения, а также проводит мероприятия по внедрению и рациональному использованию в СДОУ технических средств создания, регистрации, учета и размножения документов.
Подразделение по контролю осуществляет оперативный контроль за исполнением документов в структурных подразделениях и свевременно информирует руководство учреждения о ходе их исполнения; осуществляет контроль за сроками исполнения поручений руковдства учреждения; проводит анализ контроля исполнения документов и готовит справки для руководства.
Подразделение по учету и регистрации осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, готовит документы к докладу руководству учреждения; оформляет и рассылает расопрядетльные документы; ведет учет документов для служебного пользования; проверяет правильность составления, оформления и качество документов, представляемых на подпись руководству учреждения; составляет НД для канцелярии, готовит дела к сдаче в архив.
Подразделение по рассмотрению писем (жалоб) граждан принимает и регистрирует заявления, жалобы и письма граждан; готовит полученную корреспонденцию на рассмотрение руководителю учреждения; направляет письма, жалобы на исполнение в соотвествующие структурные подразделения и осуществляет контроль за соблюдением сроков их исполнения; своевременно представляет руководству предложения по устранению недостатков в работе с обращениями граждан; организует прием посетителей.
Экспедиция принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию; готовит сводки об объеме документооборота при ежедневном учете документов для руководства учреждения.
Бюро печати и размножения документов занимается перепечаткой документов с оригинала, стенографированием докладов заседаний коллегий, совещаний; отвечает за считку, правку перепечатанного материала; размножает документы с помощью средст оперативной полиграфии.
Архив производит прием, учет и хранение дел, законченных делопроизводством, оказывает помощь структурным подразделениям в составлении НД, следит за правильностью формирования дел в них, готовит дела для сдачи в госархив и оказывает методическую помощь подведомтсвенным архивам.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной СДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят от всего количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа СДОУ регламентируется следующими документацми:
Положением о СДОУ;
Инструкцией по делопроизводству;
Должностными инструкциями работникам СДОУ.
Положение о СДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы СДОУ и предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности.
Положение о СДОУ определяет статус этой службы, отражает место ее в системе управления, показывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения разрабатывается штатное расписание СДОУ, организауется ее повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Применение Положения о СДОУ позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы СДОУ. При разарботке Положения о СДОУ используются результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, особенности труда и управления.
Основной задачей СДОУ является утсановление единого порядка документирования и работы с документами в организации.
Положение о конкретной СДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь; СТБ 6.38-2004. Унифицированная форма Положения дана в УСОРД.
Положение имеет унифицированную структуру тектса и включает в себя следующие разделы:
Общие положения
Основные задачи
Функции
Права и обязанности
Взаимоотношения. Связи.
Оформляется Положение на общем бланке формата А4, как правило, с угловым расположением реквизитов, т.к. в правом располагается реквизит «Гриф утверждения».
В госорганизациях Положение моет оформляться на общем бланке с изображением Госгерба РБ. В этом случае используемый общий бланк должен быть оформлен на двух языках (русск. и белорусск.) с продольным расположением реквизитов.
В разделе «Общие положения» указывается точное название СДОУ (канцелярия, секретариат и т.д.), ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основный задачи, направление и цель деятельности. Определяется также, кто непосредственно руководит СДОУ, порядок назначения и освобождения руководителя СДОУ от должности. Устанавливается внутренняя структура СДОУ (например, если в состав канцелярии включаются подразделения по учету, регистрации, контролю; секретариат; машинописное бюро; копировально0множительное бюро; архив), подчиненность и взаимодействие работников СДОУ, порядок распределения обязанностей между работниками. Вопросы о структуре СДОУ формулируются в общей форме, т.к. структура СДОУ может незначительно меняться при сохранении основных направлений ее деятельности. Кроме того, в Положении дается перечень основных правовых, директивных и инструктивных материалов, которыми СДОУ руководствуется в свей деятельности.
В разделе «Основные задачи »формулируются задачи подразделения, с помощью которых СДОУ обеспечивает выполнение задач, стоящих перед организацией в целом. При этом обратить особое внимание на согласованность задач для различных подразделений СДОУ (в случае их наличия).
Основным разделом Положения является радел «Функции», в отражается характеристика деятельности СДОУ.
Функции СДОУ можно разделить на три группы:
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов исполнителям, контроль за прохождением, исполнением и офомлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документа – обращениями граждан, документами с грифами ограничения доступа и др.);
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомтсвенных организациях, разарботка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников СДОУ и др.).
Функции офрмулируются на основе изучения организационной деятельности СДОУ в целом и с учетом распределения объема работ СДОУ между ее подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности СДОУ в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права и обязанности» включает перечень прав, предоставляемых руководителю и другим должностным лицам подразделений СДОУ в соответствии с разделением труда между ними. Излагаются также права, необходимые для выполнения связанных с деятельностью других функциональных служб организации, других сторонних организаций. В этом разделе выделяют и специальные права службы, если она наделена ими в отличие от других структурных подразделений организации. Предоставляемые работникам службы права должны соответствовать действующему законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации (Положение об организации, Устав организации и др.). В этом разделе устанавливается ответственность за несвевременное выполнение функцийи обязанностей.
В данном разделе перечисляются такки права СДОУ как:
Право иметь доступ к информации (документам и БД);
Право запрашивать сведения, необходиме для работы;
Право осещствлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документо и др.
В разделе «Взаимоотношения. Связи» определяются взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями организации, сторонными организациямив ходе осуществления деятельности, взаимные обязательства. Здесь же указываются наимнования документов, периодичность их предстваления (плановой, отчетной, аналитической и др.), структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.
Положение о СДОУ разрабатывается его руководителем, им же и подписывается. Подписанное руководителем СДОУ Положение передается на согласование. Внутреннее согласование в организацях оформляется визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева.
Положение о СДОУ визируется юридической службой, руководителями тех структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе Положения «Взаимоотношения. Связи». Завизированное Положение передается руководителю организации на утверждение.
Положение регистрируется в отдельно ведущемся журнале регистрации внутренних документов или же в журнале регистрации исходящих документов, если объем наиболее важных внутренних документов (кроме приказов, для регистрации которых применяется тодельные регистрационные формы), как правило, меньше 200 в год. Этот номер (индекс) проставляется в бланке Положения.
В организациях, передающих документы постоянного срока хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения Положений – постоянно. Для организаций, не передающих документы постоянного хранения в госархивы – 10 лет после замены новыми.
Подлинники Положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в том числе и о СДОУ, формируются в деля и хранятся на основании НД в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и т.д.). Копии Положений хранятся в той службе, деятельность которой они регламентируют.
В случае переработки Положения о СДОУ руковоидителем организации издается приказ о внесении изменений в Положение.
Новое Положение должно быть подготовлено в течении 10 дней после выхода приказа руководителя.
СДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, общий отдел, секретариат и др.). В организациях, где работу с документами выполняет секретарь руководителя, вмсето наимнования СДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения умноженных экземпляров документов, справок, выдаваемых этой службой.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в СДОУ.
Должностная инструкция на руководителей подразделений СДОУ не составляется, так как в Положении о СДОУ описывается порядок назначения руководителей пордазделений СДОУ, порядок освобождения от данной должности.
В заголовке должностной инструкции приводится наимнование должности, для которой она разработана, в соответствии с наимнованиями должностей, приведенными в Общегосударственном классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих Республики Беларусь. Любая должнотсная инструкция работников СДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».
В СДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специлистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наимнование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководитям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и т.д. Как правило, численный состав руководства СДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов СДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обощению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументоного обслуживанияруководства и др. К специластам в СДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наимнование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в СДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - старший инстпектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в свем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре СДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в СДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительного бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования СДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Оптимальная численность делопроизводственных работник по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15 %, для промышленных предприятий – 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников СДОУ с учетом данных, характеризующих данную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают таки показатели, как объем документооборота, трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее врем я разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление НД на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
В организациях с малым объемом документооборота за выполнение делопроизводственных работ отвечает секретарь руководителя учреждения либо секретарь приемной. В данном случае на эти должности разрабатывается отдельная должностная инструкция. Например: секретарю-референту руководителя, секретарю-референту, секретарю приемной.
Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологияю работы с документами в организации. Инструкция разарбатывается на основе государственных нормативных актов Республики Беларусь (ССБ, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центарльных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь). В тоже время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При постороении струкутры текста интсрукции по делопроизводству руководствуются действующими Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центарльных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Как и любой другой организационный документ инструкция должна начинаться с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы орм (РКК, НД, обложки дела), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в данной организации), перечни документов (например, перечень документов, не подлежащих регистрации; документов, на которых проставляется гербовая печать), типоыве или нормативные документы (положение о ЦЭК организации).
Инстркуция по делопроизвосдву утверждается приказом рукводителя, в котором указывается скакого чилс аон вводится в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести СДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которыим должен ознакомиться нетолько сотрудник СДОУ, нои каждый сотрудник организациипо расписку о приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.