Организация работы с документами.

Задание на дом: Прочитать до главы 7 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Лекция 2

Делопроизводство.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работу с офисными документами.

Вместо делопроизводства используют ДOУ – документальное обеспечение и управление.

Юридическая сила документа – свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Общие функции документа:

1) Информационные.

2) Социальные.

3) Коммуникативные.

4) Культурные.

5) Специальные:

а) Управленческая

б) Историческая

 

Официальные документы подразделяются на:

1) Управленческие

2) Научные

3) Технические

4) Технологические

5) Производственные

6) И др.

 

Управленческие документы – объект делопроизводства.

Подразделяется на:

1) Организационная

2) Распорядительная

3) Информационно-справочная

4) По личному составу

5) 5) Плановая

Д.З. Прочитать ГОСТ Р 6.30 -97

Состав документов организации зависит от:

1) Порядка принятия решения

2) Объема и характера взаимосвязей в организации.

3) Характера взаимоотношений между организациями и государственными органами.

Нормативно-методическая база делопроизводства.

Процесс делопроизводства определяется следующими документами:

1) Законами

2) Нормативно-правовыми актами

3) Методическими документами

НМБ включает в себя:

1) Законодательные акты РФ в сфере документации.

2) Указы президента РФ правительства.

3) Правовые акты органов исполнительной власти РФ(Министерств, комитетов, служб, агентств)как отраслевого, так и ведомственного характера.

4) Правовые акты нормативно и инструктивного характера, методические документы.

5) ГОСТы.

6) Унифицированные системы документации.

7) Общероссийские классификаторы.

Методические документы регламентируют технологию:

1) Создания, обработки, хранения, использования документов в организации.

2) Работы службу делопроизводства,

ГСДОУ –государственная система ДОУ:

1) Описывает деятельность управленческого труда и охрану труда

2) Архивное хранение документов

Цели, задачи и т.д. службы ДОУ.

Цели:

· Организация работы.

· Руководства организационным потоком.

· Координация видов работ с документами.

· Контроль за последовательностью работы с документами.

· Организация работ по документационному обеспечению, управлению.

· Совершенствование….

· Обеспечение…

· Обеспечения единого порядка документирования.

· Обеспечения единого порядка работы с документами.

· Контроль за исполнением документов.

· Хранение документов.

· Унификация форм документов.

· Сокращение по возможности документооборота.

· Внедрение прогрессивны технологий на базе применение вычислительной и организационной техники.

· Методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

 

Функции:

· Разработка, внедрения и модификация альбома унифицированных форм документов.

· Обработка, регистрация документов, учётно-справочная работа

· Доклад руководству о документов, контроль правильности оформления документов представленных на подпись начальству

· Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

· Изготовление и размножение документов

· Разработка номенклатуры дел. Хранение дел

· Контроль за работой дел в структурных подразделениях.

· Организация работы архива

· Повышение квалификации работников службы ДОУ

 

Организация работы с документами.

Организация работы с документами – это создания оптимальных условий для всех видов рабрт с документами, начиная от создания или получения документа и заканчивая его уничтожением или передачи на архивное хранение.

Виды работ с документами:

· Классификация

· Унификация

· Структура и объём документооборота:

1) Прием и обработка входящих документов;

2) Перечень документов неподлежащий регистрации;

3) Резолюция;

4) Работа с исходящими документами;

5) Работа с внутренними документами;

6) Индексирование документов.

Классификация - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

· Административная;

· Статистическая;

· коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

· Организационно-распорядительную(ОРД):

1) Положения.

2) Уставы.

3) Инструкции.

4) Приказы.

5) Решение

6) Протоколы.

· Справочно-информационную:

1) Письма.

2) Телеграммы.

3) Телефонограммы.

4) окладные записки.

5) Справки.

6) Акты.

· По личному составу

1) Приказы.

2) Личные дела.

3) Заявления.

4) Трудовые книжки.

5) Характеристики.

6) Договоры.

Цель классификации:

· Повышение оперативности работы.

· Повышение ответственности исполнителей.

· Экономия труда.

Значение классификации:

· Обеспечение быстрого поиска в текущем документообороте.

· Повышение оперативности работы с ними.

 

Первая ступень:

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела

Дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом).

Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей д. для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Лекция 3

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Движение должно быть управляемым, а не хаотичным.

Ряд требований для всех организаций:
1) Прямо точность движения документов – документ кратчайшим перемещается путём.

2) Распределение документов между специалистами и руководителями согласно их функциональным обязанностям.

3) Единообразие маршрута документа.

3 потока документов:

1) Поступающих входящих документов

2) Оправляемых

3) Внутренних

Объём документооборота – это сумма всех потоков.

Делопроизводство координирует:

1) Приём и обработку документов

2) Рассмотрение документов руководителем

3) Регистрацию документов

4) Исполнение документов

5) Контроль документов

6) Хранение и использование документов

7) Передачи на архивное хранение.

Журнал входящей корреспонденции:

ü Номер по порядку

ü Дата

ü Время

ü Адресат

ü Получатель

ü Количество листов, документов

Документы бывают:

1) Регистрируемые

2) Нерегистрируемые

Перечень документов, не подлежащих регистрации службы ДОУ:
1) Письма присланные в копии для сведенья

3) Спам

4) Первичные документы бухгалтерского учёта

5) Отчёты

6) Поздравительные письма, телеграммы

7) Печатные издания: книги и т. д.

8) Прейскуранты нормы расходов

Группы, на которые распределяются документы:

1. Документы адресованные руководству

2. Предложения, жалобы

3. Д. адресованные структурным подразделениям

 

2.3.3 Резолюция

Рассмотрение документов руководством

 

2.3.4 Работа с исходящими, отправляемыми документами

1) Согласование проекта

2) Проверка правильности оформление

3) Подписание или утверждение

4) Регистрация корреспонденции

5) Отправка документа адресату
6) Подшивка второго экземпляра в дело

2.3.5 Работа с внутренними документами

Основные этапы подготовки:

1) Составление проекта

2) Согласование

3) Проверка правильности оформления

4) Подписание

5) Регистрация

6) Далее обработка подразделениям

Этапы:

Передачу исполнителю

Исполнение

Контроль исполнителя

И подшивка исполненного дела

2.3.6 индексирование документов

Заключается в присвоение индивидуального номера, по которому можно определить к какой группе документ относится.

32/04-10

32 – порядковый номер документа в деле

04-10 – индекс дела по номенклатуре

04 – индекс структурного подразделения

10 – номер дела

 

Д/з

3 документа грамотно оформленные.

Гост 630-2003

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы:

Постановления, распоряжения, приказы, решения протоколы, акты, письма и др. (классификатор 011-93)

Состав реквизитов: