Информационно-справочная документация.

Все эти документы идут снизу вверх, и имеют служебную роль, по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. К информационно-справочным документам относят: протоколы, акты, справки, различные виды записок, и деловую переписку.

  1. Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений, на собраниях, заседаниях. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе. Содержит следующие реквизиты: 10,8, 14,11,12. Заголовок протокола представляет собой название коллегиального органа в родительном падеже, строчными буквами. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Вводная часть: указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных. Если участников и приглашенных более 15 человек, указывается их общее количество, список прилагается к протоколу и делается отметка « список участников прилагается». Единственное исключение- протокол заседания совета директоров, в независимости от количества указываются все присутствующие. Фамилии указываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня следующие разделы: слушали, выступили, постановили или решили. Решение по каждому вопросу оформляется как распорядительная часть приказа, если было голосование, то составляют отчет по голосованию, где указывают количество голосов «за» и «против» и воздержавшихся. Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протокол имеет постоянный срок хранения, существует 2 вида протоколов: полные и краткие.
  2. Акт- документ, составленный несколькими лицами, для подтверждения установленных событий и фактов. Если нет унифицированной формы, акт оформляется на общем бланке организации. Текст состоит из 2 частей: в вводной части указывают основание для его составления и состав комиссии. А основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы. После текста и отметки о наличии приложений, если это необходимо, указываются сведения о количестве и местонахождении экземпляров данного акта. При подписании акта должности не пишутся.
  3. Записки: докладная, объяснительная и служебная. Объяснительная записка- документ поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия факта происшествия. Оформляется на стандартном листе бумаги. Может содержать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения,10,15,11,22.Тескт состоит из двух частей. Докладная записка- документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, и информирующий его о сложившейся ситуации, а также содержащий выводы и предложения составителя. Служебная записка- документ, составленный работником или руководителем подразделения, по вопросам материально-технического характера информационного или хозяйственного обеспечения, и адресуемый руководителю другого подразделения.
  4. Справка- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают 2 видов: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям для удостоверения тех или иных фактов. Внутренние и внешние. Допускается на внешних справках ставить подпись руководителя и заверять справку печатью.
  5. Деловая переписка. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста, в исключительных случаях допускаются письма около 5 листов. Письмо должно регистрироваться в организации, как при отправке, так и при получении. Письмо оформленное на бланке А4 должно иметь заголовок к тексту, исключение- текст письма небольшого объема, в этом случае заголовок можно не писать. Если письмо написано на формате А5 оформляется без заголовка. Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем 4. Если письмо рассылается большому числу адресатов (больше 4), то к письму оформляется список рассылки. Если письмо является ответным, то на бланке письма указывают номер и дату письма, на которое дается ответ (т.е. 13 реквизит). Текст большинства писем излагается от 1 лица множественного числа или от 1 лица единственного числа. Если письмо адресовано руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, оно может содержать вступительное обращение: «Уважаемый …», в этом случае в конце письма используется заключительная форма вежливости «с уважением..». Телефонограмма.

 

Особенности оформления конфиденциального документа.

 

Конфиденциальный документ- документ, имеющий сведения закрытого характера, все, кроме гостайн. Организация работы с конфиденциальными документами регламентируется внутренними документами организации, которые должны соответствовать законодательным актам РФ. Конфиденциальный документ в отличии от открытых документов, регистрируется на этапе оформления черновика. Черновики оформляются на специальным образом оформленных и учтенных носителях информации. Конфиденциальные документы могут пересылаться между организациями (в специально оформленных пакетах). Конфиденциальные документы выделенного хранения, документы больших форматов, либо конфиденциальные документы выделенного пользования. При организации документооборота на предприятии одним из первых документов его регламентирующих, является перечень издаваемых конфиденциальных документов.

 

Кадровая документация.

1.Кадровая служба и структура кадровой документации.

 

Персональные данные всегда документируются. Кадровая документация относится чаще всего к конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности снимается в случае обезличивания данных или по истечении 75 лет срока их хранения. Держатель персональных данных и его представители, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных, несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством. При передаче персональных данных за пределы организации, работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия работника (за исключением особых случаев). Сведения передаются в письменной форме и должны иметь гриф конфиденциальности. Кадровая документация включает в себя следующие комплексы документов:

1. Законодательные акты, нормативно-справочная документация.

2. Плановая документация. Включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования части комплектования организации. Составляются совместно с сотрудниками планового управления. Основные документы это программа, штатное расписание, график отпусков.

3. Организационно-правовая документация. Регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении. Сюда входят: правила внутреннего трудового распорядка , положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, методики по проведению собеседований, тестирования и аттестации персонала.

4. Персональная документация. Служит для установления, введения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с организацией. Форма, правила их оформления, заполнения устанавливается нормативными документами и госстандартами. Комплект включает документы, выдаваемые гражданам соответствующими государственными органами и подтверждают сведения, которые граждане сообщают о себе( паспорт, трудовая книжка, диплом, аттестат). Документы, выдаваемые учреждениями по месту работы для подтверждения различных правовых актов (пропуск, командировка). Документы, составляемые в целях установления, изменения, прекращения трудовых правоотношений (личные заявления, резюме, жалобы, объяснительные). Служебные документы, характеризующие профессиональные качества работника и непредназначенные для передачи работнику ( аттестационный лист, результаты тестирования).

5. Договорная документация. Регламентирует правовые взаимоотношения работника и работодателя. Основные- коллективный договор и трудовой договор. Коллективный договор- регламентирует социально-правовые отношения в организации и заключается между трудовым коллективом и работодателем. Должен направляться на регистрацию в соответствующие органы. Трудовой договор- контракт, который заключается между работником и работодателем. Вступает в силу с момента подписания обеими сторонами. Чаще всего заверяется печатью организации.

6. Распорядительная документация. Набор различных по назначению приказов по личному составу. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в документы. Приказ составляется совместно отделом кадров и заинтересованным структурным подразделением. Проекты приказа по личному составу согласовываются с главным бухгалтером, юрисконсультантом, руководителем заинтересованных структурных подразделений, в некоторых случаях с профсоюзами. На приказе по личному составу должна быть виза от руководителя службы персонала. При составлении сложных приказав надо учитывать, чтоб не было ссылки на документы с различными сроками хранения.

7. Учетно-кадровая документация.

8. Документация по использованию рабочего времени и расчетов оплаты труда.

9. Отчетная и отчетно-справочная документация.

2.Технологическая цепочка приема граждан, работа которых связана с конфиденциальной информацией.

 

1) Получение резюме и подбор кандидатуры;

2) Информирование кандидатов об их обязанностях, связанных с конфиденциальными документами;

3) Заполнение заявления о приеме автобиографии, личного листка по учету кадров, передачи в отдел кадров рекомендательных писем или характеристик и копий документов об образовании;

4) Собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам;

5) Собеседование экспертов с кандидатами с целью выявления их личных и моральных качеств, профессиональных способностей и рассмотрение медицинской справки;

6) По совокупности собранных материалов выбирают единственного кандидата;

7) Получение от претендента согласия на работу с конфиденциальной информацией;

8) Подписание документа «обязательство о неразглашении тайны»;

9) Инструктаж и ознакомление претендента с должностной инструкцией и с инструкцией по обеспечению информационной безопасности организации;

10) Составление проекта трудового договора содержащего пункт об обязанности сотрудника не разглашать сведения;

11) Подписание трудового договора и издание приказа о приеме на работу с испытательным сроком;

12) Заведение личного дела сотрудника;

13) Изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;

14) Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и проверка знаний;

15) Анализ результатов работы в течение испытательного срока, составление нового договора и издание приказа, или отказ в работе;

16) Оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

 

3.Состав документов при приеме на работу.

Резюме- краткая, но охватывающая все характеристики информация о кандидате. Обычно составляется основной тип резюме: ФИО, домашний адрес, и другие координаты, должность, образование (все учебные заведения, включая дату поступлении и окончания с последнего), список предыдущих мет работы, квалификация по должности, на которую претендует кандидат, дополнительные сведения. Имеет инормационно-рекламный характер, и, обычно, не является документом несущим правовую нагрузку.

Автобиография- документ, в котором в хронологической последовательности отражаются основные жизненные вехи человека. Заявление о приеме на работу, указывается структурное подразделение и должность. Трудовой договор- правовой акт регламентирующий взаимодействие работодателя и работника. Заключается в двух экземплярах, которые должны быть подписаны руководством и вами, и заверены печатью. Должен содержать следующие положения: наименование работника и работодателя, наименование должности, специальности, профессии с указание квалификации, права и обязанности работника и работодателя, характеристику условий труда, компенсаций и льгот, а также режим труда и отдыха, условия оплаты труда и иные условия, отдельным пунктом могут быть прописаны условия о неразглашении тайны. Приказ о приеме на работу.Издается в трехдневный срок. В приказе должна быть следующая информация: ФИО, профессию или должность, при этом профессия должна звучать так же, как звучит в штатном расписании, наименование структурного подразделения, дату начала работы, условия оплаты, должна быть подпись работника, подтверждающая факт его ознакомления с приказом.

4.Технологтческая цепочка увольнения для лиц, работающих с конфиденциальной информацией.

 

1) Написание работником заявления об увольнении или принятие решения об увольнении руководством. Если по собственному, то в нем рекомендуется раскрывать причину увольнения и место предполагаемой работы.

2) Прием службой безопасности от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, материалов и носителей информации, их проверка и оформления описи или акта приема.

3) Проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с целью напоминания, об обязательстве сохранения тайны.

4) Подписанный акт о неразглашении.

5) Документальное оформление увольнения.

6) Прием от работника пропуска, выдачи трудовой книжки, зарплаты.

7) Сопровождение до выхода.