Организация документооборота.

Оптимизация документооборота

1. Основные положения. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного и технического характера. Оптимизация документооборота позволяет: 1)определить состав документа, 2)регламентировать маршрут движения, 3)установить временные параметры нахождения документа (если это возможно). К организационным мерам по оптимизации документооборота относят разработку правовых актов и соответствующих документов, регламентирующих правила работы документами в организации. Правильная организация работы службы ДО. Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДО. Организация работы с документами в структурных подразделениях. Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляется в: 1) Табель форм документов. Перечень форм документов применяемых в организации, с характеристикой статуса документа, основных этапов их подготовки и прохождения. Основная задача - определить состав форм документа, применяемых в процессе документирования. Утверждается руководителем организации. Единой установленной формы табеля нет, каждая организация самостоятельно разрабатывает для себя форму табеля. 2) Маршрутно-технологическая схема, блок-схема строится 3. график документооборота,4. схема переключения документов.

Хранение документов.

1) Составление и оформление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов и номеров, сроков хранения и лиц.