Облік роботи загальноосвітнього навчального закладу

Міністерством освіти і науки України визначено такий перелік ділової документації, яка є обов'язковою у загальноосвітньому навчальному закладі:

1. Ліцензія на право проведення освітньої діяльності (тільки для при­ватних навч.закладів).

2. Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з надан­ням професії.

3. Матеріали державної атестації навчального закладу.

4. Свідоцтво про державну атестацію.

5. Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців).

6. Статут загальноосвітнього навчального закладу.

7. Книга наказів з основної діяльності.

8. Книга наказів з кадрових питань.

9. Книга обліку руху учнів.

10. Алфавітна книга запису учнів.

11. Журнал обліку вхідного та вихідного листування.

12. Книга протоколів засідань педагогічної ради.

13. Книга обліку педагогічних працівників.

14. Книга обліку трудових книжок.

15. Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту.

16. Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.

17. Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот.

18. Книга обліку наслідків внутрішньошкільного контролю.

19. Книга протоколів загальних зборів (конференції) колективу загально­освітнього навчального закладу.

20. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.

21. Книга протоколів піклувальної ради, батьківського комітету.

22. Класні журнали.

23. Журнали груп продовженого дня.

24. Журнали обліку пропущених і замінених уроків.

25. Журнали обліку роботи гуртків, факультативів, секцій тощо.

26. Журнали обліку звернень та заяв громадян.

27. Контрольно-візитаційна книга.

28. Особові справи та медичні картки учнів.

29. Особові справи педагогічних працівників.

30. Табелі успішності учнів.

31. План роботи на поточний навчальний рік.

32. Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення навчально-виховного процесу.

33. Навчальні плани та навчальні програми.

34. Атестаційні матеріали педагогічних працівників.

35. Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.

36. Учнівські квитки для учнів 1-4, 5-9 та 10-12 класів.

37. Статистична звітність (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ-З, № 83-РВК та інші).

38. Нормативно-правова документація з питань охорони праці та тех­ніки безпеки.

39. Конституція України, Закони України "Про освіту", "Про заг. середню освіту".

40. Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки та місцевих органів управління освітою.

41. Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.

42. Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу.

43. Трудові книжки працівників навчального закладу

44. Розклад уроків для учнів 1-4 класів та 5-12 класів.

45. Графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо.

46. Графік проведення позакласних заходів.

47. Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників держав­них навчально-виховних закладів.

48. Наочність з правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.

У разі необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві орга­ни управління освітою можуть встановлювати додаткову відомчу звіт­ність, інформацію.

Розглянемо характеристику окремих документів.

Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвіт­ньому навчальному закладі. У ній записуються всі учні навчального зак­ладу в алфавітному порядку, незалежно від класу, в якому вони навчаю­ться. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня у книзі є одночасно номером його особової справи.

Вибуття учня (закінчення ним навчального закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся у даний навчальний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що прибув вперше.

Після використання усіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється у новій книзі в порядку наступ­них номерів. Виправлення у книзі підтверджуються підписом директора закладу і скріплюються печаткою.

Термін зберігання алфавітної книги — 50 років.

Особова справа учня заводиться з моменту вступу його в навчаль­ний заклад. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (по­хвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медаль).

Особові справи учнів І-ІУ класів ведуть учителі початкових класів, У-ХІІ класів — класні керівники. Особова справа має номер, що відпо­відає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № В/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру В під № 128).

У разі вибуття учня з навчального закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх заміняють.

Після закінчення учнем навчального закладу особова справа зберігається 5 років.

Класний журнал ведеться в кожному навчальному закладі за фор­мою, затвердженою Міністерством освіти і науки. Встановлені такі види класних журналів: для 1-4, 5-9, 10-12 класів. Відповідні записи в них роб­лять вчителі початкових класів, класні керівники, вчителі-предметники.

У розділі "Облік досягнень у навчанні учнів" (з окремих предметів) на лівій стороні розгорнутої сторінки журналу вчитель веде щоденний облік відвідування і досягнень у навчанні. Відсутність учня на уроці позначається буквою «н».

За письмові роботи бали виставляються у графі того дня, коли вони проводилися. На правій стороні розгорнутої сторінки журналу вчитель записує дату проведення уроку, його зміст і завдання додому. У графі "Завдання додому" записується зміст завдання і характер його вико­нання (читати, вивчити напам'ять), сторінки підручника, номери задач, прикладів і вправ, практичні роботи. Якщо дається завдання на повто­рення, то конкретно вказується його обсяг.

Облік індивідуальних і групових занять,що проводяться з учнями згід­но з навчальним планом, а також заняття з правил безпечної поведінки на вулицях і дорогах, з питань протипожежної безпеки, цивільної оборо­ни, санітарії і гігієни записуються на вільних сторінках журналу.

Графи розділу "Загальні відомості про учнів" (№ особової справи, прі­звище, ім'я та по батькові учня, стать; рік, місяць і число народження; коли і куди вибув, прізвище, ім'я, по-батькові батьків або опікунів, їх заняття і місце праці (посада, назва і адреса підприємст­ва, телефон; домашня адреса, телефон) класний керівник заповнює на підставі документальних даних про учнів у період перших 10 днів навчаль­ного року і систематично протягом року вносить в цей розділ відповідні записи в зв'язку з прибуттям або вибуттям учнів.

У графі "Рішення педагогічної ради" записуються відомості про ре­зультати, досягнуті у навчанні учня: переведено до наступного класу, нагороджено Похвальним листом, видано свідоцтво з відзнакою, зали­шено на повторний курс, призначено повторну державну атестацію та з яких саме предметів, наслідки повторної державної підсумкової атес­тації. При цьому зазначається дата і номер педагогічної ради.

Класний журнал розрахований на один навчальний рік. Контроль за веденням та зберіганням його здійснюють директор навчального зак­ладу і його заступники з навчально-виховної роботи. Свої зауваження вони записують на спеціальній сторінці в кінці журналу. Всі записи у клас­ному журналі повинні вестися чітко і охайно.

Зберігається класний журнал у справах школи 5 років, а випускних класів - 10 років.

Журнал планування та обліку роботи гуртка розрахований на один навчальний рік і ведеться керівником гуртка.

Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню осві­ту.Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підпи­сами завідуючого відділом освіти районної держадміністрації, інспекто­ра та гербовою печаткою.

У книзі зазначається кількість отриманих і виданих атестатів про повну загальну середню освіту (із зазначенням їх номерів). Решта чистих і зіпсованих бланків здається у відділ освіти районної держадміністрації, про що в книзі робиться відповідний запис і розписується завідуючий відділом освіти чи інспектор.

Атестати про повну загальну середню освіту видаються на ос­нові рішення педагогічної ради навчального закладу. В книзі записуєть­ся дата і номер протоколу.

Для тих, хто екстерном складає екзамени, запис про видачу атестата про повну загальну середню освіту робиться у графі: "Рік вступу до даного закладу" — "екстерн". У кінці списку повинні бути підписи всіх, хто в даному році закінчив навчальний заклад.

Журнал групи продовженого дня ведеться в усіх загальноосвітніх навчальних закладах, де є групи продовженого дня. Журнал групи продовженого дня розрахований на один навчальний рік. Ведення відповідних записів у даному журналі є обов'язковим для кожного вихователя Правильність ведення журналу перевіряє директор навчального закладу і заступник директора з навчально-виховної роботи.

Наведемо, як приклад, фрагмент записів у журналі групи продовженого дня.

Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту ведеться аналогічно до книги обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.

Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот ведеться у кожному загальноосвітньому навчальному закладі. Облік Похвальних листів "За відмінні успіхи у навчанні", Похвальних грамот "За особливі успіхи у вивченні окремих предметів" у книзі ведеться окремо.

У книзі обліку педагогічних працівників, яка ведеться в усіх загальноосвітніх навчальних закладах, записуються усі педагогічні працівники закладу, відмічаються результати атестації вчителів (вказуєть­ся дата і номер рішення атестаційної комісії).

Книги обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, свідоцтв про базову загальну середню освіту зберігаються у справах навчального закладу 75 років.

Книга протоколів засідань педагогічної ради. Вона ведеться в усіх навчальних закладах, де є педагогічна рада. У ній фіксуються всі пи­тання, які розглядаються на засіданні педагогічної ради, а також прий­няті рішення.

Книга протоколів засідань педагогічної ради навчального закладу збе­рігається 25 років.

Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу ведеться аналогічно до книги протоколів педагогічної ради .

Книга обліку трудових книжок працівників загальноосвітнього навчального закладу ведеться у всіх закладах. Трудові книжки збері­гаються у директора закладу. Зберігається дана книга у справах закла­ду 50 років.

Журнал обліку пропущених і замінених уроків вчителями (збері­гається 5 років) ведеться заступником директора загальноосвітнього навчального закладу з навчально-виховної роботи.

Книга наказів ведеться у тих загальноосвітніх навчальних закладах, де є не менше 3-х працівників. У ній записуються накази і розпоряджен­ня з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викла­дання навчальних дисциплін, якість знань, умінь і навичок учнів, вико­нання нормативних документів про освіту тощо), про розподіл посадо­вих обов'язків між керівництвом закладу, педагогічного навантаження вчителів, класного керівництва, стимулювання їх праці.

Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчального закладу про переведення в наступний клас, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчального закладу, нагород­ження їх золотими, срібними медалями, Похвальними листами, грамо­тами.

Книга наказів зберігається у справах закладу 50 років.

У контрольно-візитаційну книгу (зберігається 10 років) заносять­ся зауваження і пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітньо­го навчального закладу. У записах вказуються їх прізвища та ініціали.

Книга запису наслідків внутрішнього контролю (зберігається З роки). Її ведуть директор навчального закладу та його заступник з навчально-виховної роботи (кожен окремо). У ній записують результати внутрішньошкільного контролю.

У загальноосвітньому навчальному закладі ведеться така фінансово-господарська документація:

1. Технічний паспорт школи.

2. Інвентарні списки основних засобів.

3. Акт на відведення і закріплення земельної ділянки.

4. Книга складського обліку матеріалів.

5. Книга обліку бібліотечного фонду.

6. Відомості про видачу витратних матеріалів.

7. Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношувальних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.

8. Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.

9. Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності.

Бухгалтерський облік здійснюється і ведеться відповідно до нормативних документів Мінфіну України на Міносвіти і науки України.

Відповідає за ведення діловодства в загальноосвітньому навчально-виховному закладі його директор і відповідальний працівник згідне з штатним розписом та функціональними обов'язками. Правильність ве­дення діловодства контролюють відповідні органи управління освітою