Документооборот и его организация

Основой организации бухгалтерского учета в организации явля­ется соответствующая технологическому процессу (характеру хо­зяйственной деятельности) схема движения документов.

Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию орга­низации. Необходима такая система их выписки и обработки, кото­рая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документообо­рота, который утверждается ее руководителем и является обяза­тельным для всех работников, связанных с оформлением докумен­тов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалте­рии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документо­оборота предусматривает необходимый порядок движение доку­ментов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое зна­чение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть доку­ментов в организациях составляется в подразделениях (цехах, уча­стках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер и конт­роль за его выполнением также возлагается на главного бухгалте­ра. Форма графика также разрабатывается главным бухгалтером. Примерная форма графика документооборота приведена в таблице 1.

Таблица 1 – План-график документооборота

Поступившие в бухгалтерию документы обрабатываются с трех позиций:

- по форме, т.е. в отношении правильности и полноты запол­нения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку­мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку­мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.

- по существу, т.е. выяснить со­ответствие хозяйственных операций в документе действую­щему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность.

- арифметическая проверка, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильно или неполно составленные документы возвраща­ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос­тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи­тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав­ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи­зации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга­ются обработке, которая состоит из следующих этапов:

- таксировки;

- группировки;

- контировки (проставление корреспонденции счетов).

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив­шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показа­тели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка — предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью яв­ляется подготовка сводных данных за какой либо период.

Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор­респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера­ций.

После проставления корреспонденции счетов документы ис­пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры.

Внедрение в практику учетной работы организаций персональ­ных компьютеров вносит соответствующие изменения в организа­цию их документооборота. Компьютерная технология форми­рования, обработки и передачи учетной информации позволяет обеспечить на каждом этапе документооборота не только теку­щий и последующий ее контроль, но и что очень важно, — предва­рительный. Документооборот в условиях применения ПК позво­ляет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.

После составления бухгалтерской отчетности первичные доку­менты передаются на хранение. Время хранения документов опре­делено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтер­ские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомствен­ные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Глав­ная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

В случаях реорганизации или ликвидации организации государ­ственной формы собственности ее документы переходят к право­преемнику, а если его нет — документы сдаются на государствен­ное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их докумен­тов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их ус­тав.

Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соот­ветствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произ­водящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием основа­ний и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а так­же документооборота возложено на руководителя организации.