Средства работы с текстовыми документами. Текстовые редакторы и текстовые процессоры.

Если слово приходится на конец строки, часть его может быть перенесена на следующую строку. Чтобы такое слово разрывалось только в нужном месте, надо вставить так называемый «мягкий» перенос. Для этого устанавливают курсор туда, куда следует вставить «мягкий» перенос, и нажимают клавиши [Ctrl]-[-].

Для работы с фрагментами текста можно использовать буфер обмена Windows. Сначала нужный фрагмент текста выделяется протаскиванием мыши или комбинацией клавиши [Shift] и курсорных клавиш. Затем с выделенным фрагментом можно производить следующие действия:

- удаление нажатием клавиши [Del];

- копирование в буфер обмена с помощью команды Правка/Копировать («горячие» клавиши [Ctrl]-[C]) или кнопки на панели инструментов; для вставки фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в требуемое место, а затем дать команду Правка/Вставить («горячие» клавиши [Ctrl]-[V]) или нажать кнопку на панели инструментов;

- перемещение фрагмента можно выполнить перетаскиванием мыши или с помощью команд Правка/Вырезать («горячие» клавиши [Ctrl]-[X] или кнопка ) и Правка/Вставить.

Средства редактирования программы WORD включают средства автоматического поиска и замены заданных объектов или фрагментов текста. Команда Правка/Найти ([Ctrl]-[F]) открывает диалоговое окно Найти. В нем три вкладки: Найти, Заменить, Перейти. На вкладке Найти нужно ввести фрагмент разыскиваемого текста. Чтобы задать дополнительные параметры поиска (учет регистров, направление поиска и др.) надо щелкнуть по кнопке Больше.

Для автоматической замены найденного текста используют вкладку Заменить. В поле Заменить на вводят заменяющую строку.

Если нужно выполнить замену по всему документу, то надо щелкнуть по кнопке Заменить все.

Вкладка Перейти используется для перехода к специфическому тексту или объекту (например, к заданной странице, сноске или рисунку). Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект перехода, а в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

В WORDеесть возможность отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям. Последняя операция отменяется командой Правка/Отменить ([Ctrl]-[Z]) или щелчком по кнопке Отменить ввод на панели инструментов.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить командой Правка/Повторить ввод ([Ctrl]-[Y]) или щелчком по кнопке Вернуть на панели инструментов.

5. Основные операции при форматировании текста и документов.

При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование” . Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов. Различают четыре основные операции форматирования.

«Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стилянаписания текста.

“Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.

“Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.

«Форматирование документа в целом»

Форматирование символов.Для форматирования символов необходимо выделить нужный фрагмент, а затем использовать один из способов, приведенных на рис.1

На вкладке Шрифтдиалоговое окно ФОРМАТ ® Шрифтможно установить:

-тип шрифта (гарнитуру шрифта);

-размер шрифта (кегль)

-начертание букв (обычное, полужирное, курсив, полужирный курсив);

-цвет символов шрифта;

-подчеркивание (одинарное, двойное);

-специальные эффекты – зачеркивание, двойное зачеркивание, с тенью, контур, приподнятое, утопленное, анимация);

-верхний или нижний индекс;

-отображение выделенного фрагмента обычными прописными или малыми прописными буквами (капителью);

-оформление выделенного фрагмента как скрытый текст и др.

На вкладке Интервал диалогового окна ФОРМАТ ®Шрифтможно изменить:

-интервал (расстояние между символами) – обычный, разреженный, уплотненный (по умолчанию – 1пт.);

-смещение (выше, ниже строки) – нет, вниз, вверх (по умолчанию – 3 пт.);

-кернинг шрифта – для автоматического подбора интервала между символами. Установка переключателя Кернингпозволяет располагать символы ближе друг к другу, не изменяя при этом их ширины.

2.Форматирование абзацев. Для форматирования одного абзаца его не обязательно выделять. Достаточно установить курсор в любое место внутри абзаца. Чтобы применить одинаковое форматирование к нескольким абзацам, их необходимо предварительно выделить.

Форматирование абзацев может быть выполнено несколькими способами:

На вкладке Отступы и интервалыдиалогового окна ФОРМАТ ®Абзацможно установить:

-Выравнивание абзаца – смещение текста абзаца относительно его ширины.

-Отступы абзаца слева и справа от края печатного листа; при этом допускается отрицательное значение отступов, т.е. текст может располагаться на полях страницы.

-Интервал между отдельными абзацами (в пунктах) – отбивка абзаца.

-Вид первой строки абзаца: красная – с отступом вправо, висячая – с отступом влево, без отступа.

-Межстрочный интервал внутри одного абзаца – одинарный, полуторный, с множителем и т.д.

Существуют четыре вида выравнивания абзаца – по центру, влево, вправо и по ширине. Выравнивание абзаца можно выполнить с помощью раскрывающегося списка в диалоговом окне Абзац. Для быстрого выравнивания удобно использовать масштабную линейку или соответствующие кнопки на панели Форматирование.

На вкладке Положение на страницедиалогового окна ФОРМАТ® Абзацможно установить:

-Запрет висячих строк – запрещение располагать одну первую или последнюю строку абзаца на другой странице (можно не менее 2 строк).

-Неразрывный абзац – абзац целиком помещается на одной странице.

-Не отрывать от следующего – текущий и последующий абзац располагается на одной странице.

-С новой страницы – перед текущим абзацем вставляется разделитель страниц.

-Закрепить нумерацию строк абзаца.

-Запретить автоматический перенос слов – в пределах выделенного абзаца.

С помощью команд меню ФОРМАТ®Границы и заливка можно установить:

-тип границы – обрамления абзацев;

-цвет и ширину используемой линии;

-величину отступа обрамления от текста;

-тип и цвет узора заливки;

-цвет фона заливки;

-тип рисунка для обрамления целой страницы и др.

К параметрам абзаца также относятся:

-стиль абзаца;

-положение и тип маркеров табуляции;

-оформление в виде списка;

-установка буквицы – первой буквы в абзаце.

4.Форматирование документа в целом. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:

-установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа – книжной или альбомной и др.

-разбивка на страницы, разделы;

-вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;

-создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;

-вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;

-форматирование оглавления, указателей, списков иллюстраций и т.д.

6. Создание стиля и его разработка.

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца выполняется форматирование абзацев, с помощьюзнаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако Word имеет средство сохранения их вне документа, позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство называется шаблон. Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.

Создание или изменение стилей осуществляется при выборе в меню Форматкоманды Стиль .Основные функции элементов окна Стиль:

Создание нового стиля:

1)Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование.

2)В области задач Стили и форматирование нажмите кнопку Создание стиля.

3)В поле Имя введите имя стиля.

4)Укажите тип создаваемого стиля путем выбора в списке Тип стиля одного из следующих пунктов:Абзац, Знак, Таблица или Список.

5)Выберите нужные параметры или нажмите кнопку Формат для просмотра дополнительных параметров.

Если в качестве основы для создания стиля списка, стиля абзаца или стиля знака требуется использовать уже отформатированный текст, выделите этот текст, а затем создайте новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста.

7. Возможности текстового процессора WORD по оформлению документов.(Маркированные и нумерованные списки, оформление текста в несколько столбцов, создание таблиц и т.д.).

Текстовый процессор Word предоставляет множество инструментов для оформления документа. Это и различные шрифтовые эффекты, включая контурное начертание, и эффекты тени, и анимация, и многое другое. Целый ряд параметров можно задавать для абзацев, списков и т. д.

Для оформления шрифта чаще всего используют Панель форматирования. На ней расположены кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый, изменяющие вид выделенного шрифта, а также поля-списки для выбора гарнитуры и размера кегля. Если же требуется нечто большее, например надо оригинально оформить заголовок, то воспользуйтесь возможностями Word по оформлению шрифта. Для этого выберите пункт Шрифт из меню Формат, в результате чего увидите окно Шрифт.

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков (инструкции, перечни предметов или объектов и т.д.). Программа WORD поддерживает два вида списков – маркированные, в которых каждый пункт помечается маркером, и нумерованные, где пункты последовательно нумеруются.

Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры на панели инструментов.

Для изменения или настройки формата списка надо дать команду Формат/Список. При этом открывается диалоговое окно Список с тремя вкладками. Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать свой вариант. Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный список, содержащий до 9 уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно

В газетах и некоторых книгах (например, в словарях и энциклопедиях) информацию часто представляют в несколько столбцов для облегчения восприятия.

Для разбиения предварительно выделенного текста на колонки можно воспользоваться кнопкой Колонки на панели инструментов. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию они будут иметь одинаковую ширину. На линейке форматирования появятся маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.

Если стандартный метод форматирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат/Колонки. В этом окне можно задать количество колонок, их ширину, промежуток между ними; установив флажок Разделитель, отделить столбцы друг от друга вертикальной линией; указать, какую часть документа разбивать на столбцы.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов можно создать с помощью команды Таблица/Добавить таблицу. В открывшемся окне Вставка таблицы с помощью счетчиков задают число строк и столбцов. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. В этом случае сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица/Объединить ячейки или Таблица/Разбить ячейки.

Кнопка Таблицы и границы на панели инструментов, а также команда Таблица/Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем разбивают ее на отдельные ячейки. Ненужные линии разбиения можно стереть кнопкой Ластик.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам в любом порядке. Переход от текущей ячейки к следующей выполняют нажатием клавиши [Tab].

Структуру таблицы можно изменять. Команда Таблица/Добавить позволяет добавить в нужное место новую строку, столбец, ячейку.

Командой Таблица/Удалить можно удалить ненужные строки, столбцы или ячейки (с указанием направления сдвига остальных ячеек).

В WORD имеется возможность преобразования текста в таблицу и наоборот. Для преобразования таблицы в текст надо выделить строки таблицы, которые следует преобразовать в абзацы. Затем дать команду Таблица/Преобразовать/Преобразовать в текст. В открывшемся диалоговом окне в группе Разделитель выбрать символ разделителя, который будет использоваться вместо границ столбцов. Строки разделяются знаками абзацев.

Для обратного преобразования дают команду Таблица/Преобразовать/ Преобразовать в таблицу.

8. Форматирование документов сложной структуры (колонтитулы, проверка правописания, литературное редактирование, работа с планом документа).

Объемный документ обычно разбивают на несколько разделов. Для того чтобы закончить один раздел и начать следующий, надо дать команду Вставка/Разрыв и в открывшемся диалоговом окне Разрыв в группе Новый раздел указать, с какой страницы его начинать. Также имеется возможность принудительно закончить ввод на текущую страницу и начать новую. Для этого в том же диалоговом окне в группе Начать надо включить переключатель Новую страницу.

Для удобства перемещения по тексту страницы нумеруют. Команда Вставка/Номерастраниц открывает диалоговое окно Номера страниц. В этом окне указывают, где именно должны располагаться номера страниц, используя списки Положение и Выравнивание. Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Страницы разных разделов документа могут нумероваться по-разному.

Работу с длинными документами облегчают дополнительные элементы, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (номера страниц, названия глав и т.п.). Они называются колонтитулами. Для введения колонтитулов служит команда. Вид/Колонтитулы. По этой команде временно прекращается редактирование основного текста документа и предоставляется возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет следующие возможности:

- вставить в колонтитул номер страницы ( ), общее число страниц ( ) и задать формат нумерации ( )

- вставить в колонтитул дату ( ) и время ( )

- просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов ( )

- переключиться между верхним и нижним колонтитулами ( ).

Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или повторной командой Вид/Колонтитулы.

Просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру, значительно упрощает наличие оглавления. WORD позволяет автоматизировать создание оглавлений. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, WORD включит такие заголовки в оглавление автоматически.

Для создания оглавления курсор устанавливают в то место, куда оно будет вставлено, и дают команду Вставка/Оглавление и указатели. В открывшемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбирают вкладку Оглавление. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.