Создание форм и бланков. Указатели и оглавления

Анкеты, контракты, платежные поручения и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк называют также формой. Программа WORD позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере. Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон.

Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл > Создать и установить в нем переключатель Шаблон.

Бланк содержит статические данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы, которая открывается командой Вид/Панели инструментов/ Формы.

В программе WORD возможны три вида полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста. Флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос. Раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры. Чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы . Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы щелчком по кнопке Защита .

Для использования формы надо дать команду Файл/Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавишами [Tab] и [Shift]-[Tab]. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

10. Создание таблиц, ввод информации, перемещение внутри таблиц, их обработка- выполнение вычислений.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, однако возможности таблиц этим не ограничиваются. Таблицы позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления. Кроме того, с помощью таблиц нетрудно создать привлекательные макеты страниц, расположив нужным образом фрагменты текста и рисунки.

Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов можно создать с помощью команды Таблица/Добавить таблицу. В открывшемся окне Вставка таблицы с помощью счетчиков задают число строк и столбцов. В этом же окне можно задать формат таблицы.

Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. В этом случае сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица/Объединить ячейки или Таблица/Разбить ячейки.

Кнопка Таблицы и границы на панели инструментов, а также команда Таблица/Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем разбивают ее на отдельные ячейки. Ненужные линии разбиения можно стереть кнопкой Ластик. На этой же панели можно выбрать тип линий, их толщину и цвет.

Структуру таблицы можно изменять. Команда Таблица/Добавить позволяет добавить в нужное место новую строку, столбец, ячейку. В последнем случае запрашивается направление смещения существующих ячеек.

Командой Таблица/Удалить можно удалить ненужные строки, столбцы или ячейки (с указанием направления сдвига остальных ячеек).

Если нужно разделить таблицу на две, выделяют строку, которая будет первой строкой второй таблицы, и дают команду Таблица/Разбить таблицу. Эту же команду можно использовать для вставки текста перед таблицей. Курсор при этом должен находиться в первой строке таблицы.

Ширину столбцов и высоту строк таблицы можно изменять. Команда Таблица/Автоподбор дает возможность выровнять ширину столбцов и высоту строк.

В WORD имеется возможность преобразования текста в таблицу и наоборот. Для преобразования таблицы в текст надо выделить строки таблицы, которые следует преобразовать в абзацы. Затем дать команду Таблица/Преобразовать/Преобразовать в текст. В открывшемся диалоговом окне в группе Разделитель выбрать символ разделителя, который будет использоваться вместо границ столбцов. Строки разделяются знаками абзацев.

Для обратного преобразования дают команду Таблица/Преобразовать/ Преобразовать в таблицу. В качестве исходного текста можно использовать любой текстовый файл (фрагмент), состоящий из полей данных, разделенных знаками табуляции или запятыми, и записей данных, разделенных знаками абзаца (¶).

Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо от остальных. Для этого можно пользоваться командами меню Формат. Щелчком правой клавиши мыши по текущей ячейке вызывается контекстное меню, в котором также имеются команды форматирования. Команда Направление текста позволяет размещать текст в ячейке не только горизонтально, но и вертикально. Команда Выравнивание в ячейке открывает палитру способов выравнивания текста в ячейке. Команда Список позволяет оформить текст в ячейке как маркированный, нумерованный или многоуровневый список. С помощью команды Автоподбор можно изменить ширину столбцов таблицы. Команда Свойства таблицы открывает диалоговое окно, в котором можно задать параметры как таблицы в целом, так и отдельно строк, столбцов и ячеек.

С помощью таблиц можно решить некоторые задачи, для выполнения которых обычно используются электронные таблицы. Примерами таких задач являются сортировка элементов таблицы в алфавитном или числовом порядке, а также по датам; суммирование строки или столбца чисел в таблице, а также выполнение других вычислений (например, расчет среднего значения). Сортировка данных выполняется командой Таблица/Сортировка. Вычисления проводятся с помощью команды Таблица/Формула. По этой команде открывается диалоговое окно Формула, в котором можно ввести формулу и указать требуемый формат числа в ячейке (результата). В формуле можно использовать встроенные функции, которые содержатся в раскрывающемся списке Вставить функцию (ABS, AVERAGE, COUNT, INT, ROUND, MAX, MIN, SUM, MOD, IF, OR, AND и др.).

11. Сохранение документов: виды файлов документов, понятие о версии документа

Подготовленный документ сохраняют нажатием кнопки Сохранить на панели инструментов. Для сохранения файла под другим именем используют команду Файл/Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа можно выбрать целевую папку или создать новую, задать имя файла и его тип.

Типы файлов определяются по расширению файла (последние буквы в имени файла после точки, обычно их три, но может быть больше или меньше). Форматы документов Microsoft Office 2007:

DOCX - формат текстового документа Microsoft Word 2007

*.doc-документ Ворд97-2003

*docm-документ Ворд с поддержкой макросов

*.dotx- шаблон

*.dotm-шаблон Ворд 97-2003

*.pdf – PDF

*.xps-документ XPS

*.mhtml- веб-страница в одном файле

*.html- Веб-страница

*.rtf-текст в формате RTF

*.txt- обычный текст

*.xml-XML-документ Ворд

*.wps-Works 6.0-9.0

XLSX - формат текстового документа Microsoft Excel 2007

PPTX -формат текстового документа Microsoft PowerPoint 2007

Форматы архивных файлов

7Z - сжатый при помощи программы-архиватора 7-Zip архив файлов.

RAR - сжатый при помощи программы-архиватора RAR (WinRAR) архив файлов.

ZIP - сжатый при помощи алгоритма сжатия ZIP.

Версия документа – документ, соответствующий определенной стадии (этапу) разработки документа.

Если в библиотеке документов включена функция управления версиями, в библиотеке будут храниться версии документа. Эта функция позволяет эффективно управлять содержимым в процессе редактирования.

Для сравнения текущей версии документа с одной из его предыдущих версий возможны следующие варианты:

· Основная версия. Этот вариант позволяет сравнить текущую версию документа с последней основной версией документа.

· Последняя версия. Этот вариант позволяет сравнить текущую версию с предыдущей независимо от того, является ли предыдущая версия основной или нет.

· Указанная версия. Этот вариант позволяет сравнить текущую версию с любой версией по выбору пользователя. Этот вариант позволяет изменить настройки, которые приложение Office Word 2007 использует для сравнения документов. Например, можно выбрать для сравнения комментарии, форматирование или регистр.

12. Автоматизация процессов: ввода, форматирования и разработки документов.

Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст. В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа. Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения, целесообразно добавить знаки пунктуации. В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое.

Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.

Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.

писок опции окна диалога «Автозамена»:

автоформат может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.

Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.

При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:

· К каждому абзацу применяется стиль

· Удаляются лишние маркеры абзацев

· Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев

· Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня

· Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака г, в и ™

КомандаАвтоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя. Можно просмотреть замены форматирования, предлагаемые Microsoft Word, оставляя те, которые устраивают, и отклоняя неудачные.

После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:

· Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.

· Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.

· Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле.

Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более подходящие.

EXCEL

1. Понятие базы данных. Структура и простейшие базы данных. Табличное представление данных.

База данных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

Если в БД нет никаких данных ( пустая база), то это все равно полноценная БД, т.к. она содержит информацию о структуре базы. Структура базыопределяет методы занесения данных и хранения их в базе.

БД могут содержать различные объекты. Основными объектами БД являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структура базы данных

Файл (таблица)представляет собой набор данных о том, или ином предмете или объекте. Данные в таблице (файле) хранятся в виде столбцов (полей) и строк (записей). Все данные в таблице должны относиться к объектам одного типа и только к ним.

Полефайла (таблицы) определяет род сведений о предмете.

Записьюявляется набор сведений о человеке, предмете или событии. Каждая запись в таблице содержит один и тот же набор полей и каждое поле одного и того же рода сведения о предмете

Модель данных

Существует три основных модели хранения данных:

· Иерархическая модель базы данных- использует древовидную структуру для работы с данными. Доступ к данным начинается с поиска по общим категориям и идет по пути дальнейшей детализации категорий, пока не будет получена необходимая информация.

Сетевая модель базы данных- в ней все данные считаются потенциально взаимосвязанными.

· Реляционная модель использует табличный способ хранения данных. Реляционная база данных может состоять из нескольких раздельных файлов (таблиц). Каждый из них представляет собой организованное собрание связанных записей. Каждая запись состоит из набора данных, каждый элемент которых представляет собой поле.

2. Электронные таблицы EXCEL. Структура документа и интерфейс.

Электронные таблицы - это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации тесно связанной с текстовыми документами и с базами данных. Электронные таблицы или табличные процессоры предназначаются для решения задач, данные, которых могут быть представлены в виде таблиц.

Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений. Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числа.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной.

Элементы: столбец, строка, заголовки столбцов, заголовки строк, активная ячейка, неактивная ячейка.

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

• строка меню;
• панели инструментов;
• строка формул;
• окно книги;
• строка состояния.

Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы.

3. Рабочее окно EXCEL, его элементы. Рабочая книга EXCEL.

Окно табличного процессора Excel предназначено для ввода электронной таблицы и содержит следующие элементы:

• стандартные элементы окна Windows;
• поле имени содержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек;
• строка формул предназначена для отображения и редактирования содержимого активной ячейки;
• строка состояния выводит информацию о режиме работы, состоянии индикаторов режимов и клавиатуры.

В рабочей области окна расположена рабочая книга. Рабочая книга — это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение .xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию во вновь создаваемой книге содержится 3 рабочих листа.

Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А до Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536.

На пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: <имя столбца><имя строки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой

В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы — это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов — логические значения и ошибочные значения.

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е.