Раздел №4 Глобальные и локальные вычислительные сети

Раздел №1 MS Excel

1 Характеристика основных модулей MS Excel. Основные термины MS Excel.

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обработка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов. С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной версии Excel возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel макросы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1. Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохраняются и обрабатываются в листах диаграмм.

2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле.

3. Контекстное меню.

4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления.

5. Сама формула, которая обязательно начинается со знака «=» и представляет собой комбинацию математических операторов, чисел, ссылок и функций.

6. Ссылка – основной элемент при выполнении вычислений с использованием нескольких ячеек. Основным элементом ссылки является адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными.

7. Абсолютная ссылка устанавливается либо посредством задания имени ячейки, либо с пометкой указания символа «$» в адрес ячейки. Абсолютная ссылка устанавливается независимо от ссылки ячейки.

8. ???

9. ???

10. Относительная ссылка. Используется для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле.

12. Visual Basic. Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ.

13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

2 Создание примечаний, использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

2 Создание примечаний, использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к определенной информации некоторые ячейки полезно снабдить текстовыми или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1. Выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2. Выполнить команду Вставка – Примечание, откроется временное окно диалога.

3. Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4. Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, математическими операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с помощью мыши, с помощью клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок:

1. Выделить ячейку, в которую должна находиться гиперссылка.

2. Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов.

3. Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор.

4. ОК.

Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

3 Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (Число, Выравнивание, Шрифт, Границы, Вид, Защита).

3 Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (Число, Выравнивание, Шрифт, Границы, Вид, Защита).

Для внешнего вида ячеек листа нужно: выделить диапазон ячеек для изменения внеш. вида; Формат – Ячейки – окно диалога из вкладок Число (содержит различные числовые форматы - общий, финансовый, денежный, процентный, дата и время и т.д.), Выравнивание (позволяет изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках), Шрифт (изменяет шрифт, начертание и цвет данных в выделенных ячейках), Граница (позволяет выделить ячейки на рабочем листе; задаёт шрифт, начертание, размер, цвет шрифта, подчёркивание; Эффекты: 1. Зачёркнутый 2. Верхний индекс 3. Нижний индекс), Вид (позволяет задать цвет и узор), Защита (устанавливает защиту на ячейки и рабочий лист). Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – Выравнивание – по вертикали (по горизонтали) позволяют изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках.

4 Назначение и применение комплексного и условного форматирования.

4 Назначение и применение комплексного и условного форматирования.

Комплексное форматирование. При форматировании блока ячеек или таблицы ячеек несколько атрибутов формата могут накладываться одной командой Формат/Автоформат.

Команда Автоформат открывает окно диалога Автоформат, где в списке Список форматов приведены некоторые заранее определенные типы таблиц. Следует выбрать тот тип, который дает наилучший эффект.

По умолчанию эта команда автоматически устанавливает флажки Формат чисел, Рамки, Шрифт, Узоры, Выравнивание, Ширину и Высоту для приведения этих атрибутов в соответствие с выбранным типом таблицы, однако, можно отказаться от некоторых параметров путем снятия ненужных флажков через кнопку Параметры.

Условное форматирование. Одной из возможностей Excel является условное форматирование листов, при котором оформление ячеек автоматически меняется в зависимости от их содержимого.

Условное форматирование листа происходит так:

1. Создать лист, содержащий одну или несколько ячеек с числовой информацией.

2. Выделить диапазон ячеек, в котором должно применяться условное форматирование.

3. Выполнить команду Формат / Условное форматирование. Открывается окно диалога Условное форматирование с несколькими раскрывающимися списками.

4. В диалоговом окне Условное форматирование выбрать из 1-го списка Условие 1, то, чем должен руководствоваться Excel при условном форматировании – либо текущие формулы, либо текущие значения.

5. Из 2-го списка выбрать условный оператор для условного форматирования.

6. В 3-ем поле ввести число, с которым должна сравниваться величина в ячейке.

7. Нажать кнопку Формат и задать атрибуты формата, которые должны применяться при выполнении заданного условия.

8. Использовать кнопку А также>>, чтобы добавить еще одно условие. Кнопка А позволяет задавать три условия. Кнопка Удалить удаляет ненужные условия.

9. Повторить шаги с 4 по 6 для условия 2.

10. ОК.

5 Использование стилей. Создание стиля, наложение стилей,

копирование стилей. Работа с шаблонами.

5 Использование стилей. Создание стиля, наложение стилей, копирование стилей. Работа с шаблонами.

Работая со стилями можно:

- создавать собственные стили;

- накладывать существующие:

- копировать стили из других книг.

Для создания стиля следует выполнить команду Формат / Стиль. Появится окно диалога Стиль. Для изменения стиля во всей книге, следует выбрать его имя из списка, нажать кнопку Изменить.

Наложение существующих стилей. Для выполнения этой процедуры нужно:

1. Выделить форматируемую ячейку или диапазон.

2. Щелкнуть на списке, чтобы отобразить перечень всех стилей в книге.

3. Выбрать из списка нужный стиль.

4. Нажать кнопку ОК.

Копирование стилей из других книг. С помощью команды Формат/Стиль/кнопка Объединить в окне диалога Стиль можно копировать в текущую книгу стили из других документов. Для этого:

1. Открыть книгу-источник и книгу-приемник.

2. В меню Окно выбрать имя книги-приемника (оно должно находиться в нижней части меню), чтобы сделать его активным.

3. Выполнить команду Формат/Стиль.

4. Нажать кнопку Объединить. Откроется окно диалога Объединение.

5. Выбрать имя книги, из которой должны копироваться стили, и. нажать кнопку ОК.

Работа с шаблонами.

Шаблоном называется файл, который служит моделью для создания листов в книге. Можно пользоваться заранее определенными шаблонами, а можно создать свой собственный пользовательский шаблон.

Открытие и модификация существующего файла шаблона.

1. Файл – Открыть.

2. Из списка Тип файлов выбрать значение Шаблоны (*.xlt).

3. Указать нужную папку.

4. Активизировать нужный шаблон.

5. Файл – Сохранить как, и задать новое имя шаблона.

Создание нового файла шаблона.

1. Открыть книгу, которая будет использоваться в качестве шаблона.

2. Файл – Сохранить как.

3. В диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать значение Шаблон (*.xlt).

4. Задать имя шаблона и указать папку, в которой он будет записан.

5. Кнопка Сохранить и закрыть сохраненную книгу.

6 Работа с рабочими листами: переименование, добавление, перемещение и удаление листов. Установка связей между листами. Разделение рабочего листа на области.

При работе с листами книги можно выполнять следующие операции:

- переходить с одного листа книги на другой;

- переименовывать листы;

- удалять листы из книг;

- добавлять листы в книги;

- изменять порядок листов.

Переход между листами книги можно осуществлять щелчком мышью на ярлычке того листа, который требуется отобразить на экране. Слева от ярлычков расположено несколько кнопок прокрутки ярлычков, с помощью которых можно перейти к невидимым в настоящий момент листам.

Переименование листа можно осуществить двойным щелчком на ярлычке соответствующего листа и заданием нового имени в окне диалога. Имя листа может содержать до 31 символа. Кроме того, лист можно переименовать командой Формат/Лист/Переименовать.

Удаление листа:

1. Отобразить лист на экране, щелкнув на его ярлычке.

2. Чтобы выделить несколько листов следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, производить щелчки на каждом дополнительном листе. Кроме того, можно щелкнуть на втором ярлычке при нажатой клавише Shift. В этом случае второй лист выделяется вместе со всеми листами, находящимися в промежутке.

3. Выполнить команду Правка/Удалить лист.

4. Нажать кнопку Ok.

Добавление листов происходит так:

1. Щелкнуть на ярлычке листа, перед которым будет вставлен новый лист.

2. Вставка/Лист. Изменить кол-во листов можно с помощью команд Сервис/Параметры/Общие.

Листы можно перемещать для этого:

1. Щелкнуть на ярлычке перемещаемого листа.

2. Перетащить ярлычок в новую позицию, ориентируясь по стрелке.

3. Отпустить кнопку мыши, чтобы закрепить перемещенный лист на новом листе.

Если удерживать нажатой клавишу Ctrl во время перетаскивания, в книге появится копия листа. Имя листа тоже копируется и к нему приписывается суффикс "2".

Листы можно скрыть для этого:

1. Щелкнуть на ярлычке скрываемого листа.2. Выполнить команду Формат/Лист/Скрыть. Для вывода на экран скрытого листа следует выполнить команду Формат/Лист/Показать.

Установка связей между листами. При создании книги с несколькими листами довольно часто возникает необходимость использовать данные одного листа при создании формулы на другом. Установка таких связей между листами в терминологии Excel называется ссылкой.

Создание ссылок дает преимущество - при изменении информации в исходном листе Excel автоматически обновляет соответствующую информацию в связанном листе. Например, если на листе 'Итоги' в ячейке В5 требуется создать формулу, вычисляющую итоговое значение функций СУММ для диапазона ячеек В4 : В 10 листа 'Воронежский регион', то в ячейку В5 листа 'Итоги' следует ввести формулу: = СУММ (Воронежский регион! В5: В 10). Книга может содержать следующие типы листов: рабочие листы, листы диаграмм, модули Visual Basic, листы диалога, листы макросов Microsoft Excel 4.0.вас

Открытие нескольких окон одной книги. Если при развернутом окне книги не видны все области книги, то для того чтобы видеть другие области книги, следует открыть второе окно для этой же книги. Для этого следует выполнить команду Окно/Новое. Чтобы видеть на экране сразу два окна – выбрать команду Окно/Расположить/указать один из вариантов расположения окон. Скрыть активное окно книги можно командой Окно/Скрыть. Для вывода на экран скрытого окна выполнить команду Окно/Показать. Если скрыто единственное окно книги, то для вывода его на экран выполнить команду Файл/Показать.

Разделение листов на области. Области окна являются другим способом одновременного просмотра нескольких частей рабочего листа. Любой лист можно разделить вертикально, горизонтально или одновременно вертикально и горизонтально.

Существует несколько способов разделения окна на области:

-Перетащить вешку разделения с помощью мыши, чтобы разделить окно по горизонтали или вертикали.

- Дважды щелкнуть на вешке разделения, чтобы разделить окно.

- Выполнить команду Окно/Разделить, чтобы разделить окно одновременно по вертикали и горизонтали.

После выполнения разделения окна команда Разделять заменяется командой Сиять разделение.

Для перехода из одной области в другую нажать клавишу F6 для перемещения по часовой стрелке и Shift + F6 - против часовой стрелки. Для закрепления областей выполнить команду Окно/Закрепить, для отмены – Снять закрепление областей.

7, 8 Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей.

Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выровнять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и даты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – включить Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно воспользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1. Выделить ячейку в списке, которую надо сортировать.

2. Данные/Сортировка.

3. В окне диалога Сортировка диапазона указать или установить

а) Заголовок столбца, по которому производится сортировка,

б) Тип сортировки.

4. ОК

5. При сортировке по нескольким столбцам надо указать:

а) поле для первичной сортировки,

б) поле вторичной сортировки,

в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.

6. Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.

Задание пользовательского порядка сортировки.

Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:

1. Выполнить команду Сервис – Параметры – включить Списки

2. Выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.

3. Ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.

4. Закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.

Сортировка в пользовательском порядке.

1. Выделить любую ячейку в списке

2. Команда Данные – Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона.

3. Выбрать в списке Сортировать По поле для первичной сортировки, и задать вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским порядкам сортировки.

4. Открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой Параметры. В нём имеется раскрывающийся список с пользовательскими порядками сортировки.

5. Выбрать из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу нужный вариант пользовательского порядка сортировки. Пользовательский порядок сортировки может быть указан и для вторичных сортировок.

6. Нажать ОК в каждом из окон диалога.

Использование автофильтра для поиска записей.

Иногда требуется временно скрыть все записи в списке кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию; для этого применяется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. Эта команда помешает в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список.

Применение команды Автофильтр для поиска записей следующее:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выполнить команду Даиные/Фильтр/Автофильтр.

3. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список. Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, который используется для сбора записей. Появляется список возможных вариантов фильтрации.

Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.

Для отображения НУЖНЫХ записей можно поставить несколько фильтров. Очень удобно для больших списков. Для возвращения на экран всех записей списка выполнить команду Данные/Фильтр/ Показать всё. Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр.

Создание пользовательского автофильтра.

При возникновении необходимости в отборе записей по диапазону числовых значений или иной настройке критерия следует выбрать значение Условие из раскрывающегося списка Автофильтра. Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. В окне имеются два раскрывающихся списка с операторами отношения и еще два, служащие для создания нестандартных диапазонов в фильтрах.

Процедура создания пользовательского автофильтра следующая:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2.Выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список.

3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом с тем заголовком, который будет использоваться в пользовательском фильтре, и выбрать в меню значение Условие. Открывается окно диалога Пользовательский Автофильтр.

4. Щелкнуть на первом списке с операторами и оказать оператор отношения (=, <, < =, > и т д.), который будет применяться в фильтре , после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия.

5. При необходимости задания 2-го диапазона установить переключатель И или ИЛИ. Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений.

6. Нажать кнопку ОК.

Создание сводных таблиц

Наиболее мощным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица. В результате её выполнения создастся на-страиваемая таблица для организации полей на - тете в новых сочетаниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:

1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматриваться с помощью сводной таблицы.

2. Выполнить команду Данные/Сводная таблица. Появится окно диалога Мастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключатель В списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.

3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мастера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.

4. Нажать кнопку Далее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.

5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаскиванием кнопок с полями в области Строка и Столбец, Страница и Данные. Поля в области Данные будут просуммированы функцией СУММ. Область Страница предназначена для полей, которые необходимо просмотреть более внимательно.

6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово. В книге появится сводная таблица.

9 Диаграммы: создание диаграмм, типы диаграмм, изменение типа диаграммы, создание легенды, добавление рисунка в диаграмму, печать диаграмм.

Диаграммы делают данные электронной таблицы более наглядными.

Создание диаграмм с помощью мастера.

Мастер диаграмм состоит из 5 последовательных диалоговых окон, запрашивающих различные установки для диаграммы. В последнем диалоговом окне диаграмма приобретает нужный вид.

Для работы с мастером диаграмм надо:

1. Выделить данные, которые надо включить в диаграмму. При этом если необходимо, в диаграмму можно внести и атрибуты.

2. Данные, с помощью которых строится диаграмма, необязательно должны быть расположены рядом в рабочем листе. Можно выделить с помощью Ctrl.

3. Запустить мастер диаграмм, щелкнув на кнопке Мастера диаграмм в СПИ.

4. Для создания диаграммы на новом листе надо выполнить команду Вставка – Диаграмма – На новом листе

5. Определить область построения диаграммы.

6. При вызове мастера диаграмм курсор превращается в миниатюрную диаграмму. Надо щелкнуть мышью и тащить указатель по рабочему листу до тех пор, пока диаграмма не окажется на нужном месте и не приобретет нужный размер.

Для изменения типа диаграмм можно пользоваться ком. Формат/Тип диаграммы, кот. меняет как тип диаграммы, так и отдельно ее последовательности. Тип диаграммы: выделить последовательности, кот. нужно изменить, а затем выбрать опцию Применить к выбранному ряду.

Изменение типа диаграммы, устанавливаемой по умолчанию. По умолчанию Excel устанавливает двумерную гистограмму. Если такой вид не устраивает, то можно изменить:

1. Создать диаграмму, соответствующую тем характеристикам, которые должны быть в диаграмме, установленной по умолчанию.

2. Активизировать диаграмму.

3. Сервис/Параметры.

4. Вкладка Диаграммы.

5. Нажать кнопку Как у текущей.

6. Ввести название для нового типа диаграммы, нажать кн. ОК, и еще раз нажать кн. ОК, чтобы закрыть диал. окно Параметры.

Трехмерные диаграммы.

При работе с трехмерными диаграммами некоторые данные могут быть частично или полностью скрыты. Чтобы лучше увидеть данные, можно вращать диаграмму. Для этого надо:

1.активизировать диаграмму

2.выполнить команду Формат – Объёмный вид

3.в текстовых окнах ввести необходимые изменения параметров вращения и перспективы.

4.ОК или кнопка Параметры

Типы диаграмм.

1.гистограмма 2.линейчатая 3.график 4.круговая 5.точечная 6.с областями 7.кольцевая 8.лепестковая 9.поверхность 10.пузырьковая 11.биржевая 12.цилиндрическая 13.коническая 14.пирамидальная Можно заменить полосы, столбцы или линии в диаграммах рисунками. Такие рисунки можно использовать в линейчатых диаграммах. гистограммах, графиках.

Для создания диаграммы с рисунком надо:

1. Создать диаграмму.

2- Определить графическое изображение, которое будет использоваться, и скопировать его в буфер обмена.

3. Активизировать диаграмму.

4. Выделить последовательность данных.

5- Выполнить команду Правка/Вставить.

Печать диаграммы

Диаграмма печатается как обычный лист. Если внедренная диаграмма будет включена в распечатываемый интервал, она выведется на печать в том виде, в каком появляется на экране.

Примечание Если печать ведется в режиме Черновой, то внедренные диаграммы распечатываться не будут.

Если диаграмма расположена на листе диаграмм, она сама распечатывается на странице.

Опции печати:

1) Использовать всю страницу: диаграмма печатается в ПОЛНУЮ ширину и высоту страницы. Это не совсем хорошо, т.к. относительные пропорции диаграммы будут нарушены.

2) Уместить на странице: растягивает диаграмму пропорционально в обоих направлениях до тех пор, пока в одном из них не достигает края страницы. Эта опция дает лучший результат.

3) Пользовательский: печатает диаграмму в том виде, в каком она появляется на экране. Чтобы подогнать диаграмму под размеры я пропорции окна надо: выполнить команду Вид/По размеру окна.

10 Анализ данных: классификация встроенных функций и их краткая характеристика.

Основные встроенные функции Microsoft Excel

Набор встроенных функций Excel предназначен для решения специализированных задач. При помощи хорошо организованных формул и функции можно взглянуть на деловые данные в новом ракурсе.

Функции - это специализированные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Основные встроенные функции делятся на следующие категории:

- математические функции.

Синтаксис функций, Описание:

=СУММ (число) - суммирует множество чисел, аргумент числа может включать до 30 элементов.

=ABS (число) - возвращает абсолютное значение числа. =ЗНАК (число) - определяет. является ли аргумент положительным, отрицательным или нулевым значением. Например, =ЗНАК(СУММ(А1:АЗ)). если сумма равна- 15, возвращает-1.

= ОКРУГЛ (число; число_цифр) округляет число, задаваемое ее до указанного количества десятых разрядов. Например. =-ОКРУГЛ(123.4563:-2) возвращает 100. =ПРОИЗВЕД (числа)-перемножает все числа, аргумент числа может содержать до 30 элементов.

=ЧИСЛКОМБ(число;число_выбранных) определяет число возможных комбинаций или групп для заданного числа элементов. Например, =ЧИСЛКОМБ(17,12) возвращает значение 6188

Excel поддерживает 5 встроенных логарифмических функций:LOG 10. LOG, LPM. EXP, СТЕПЕНЬ и более 50 тригонометрических функций.

-текстовые функции:

=РУБЛЬ(число,число_знаков) – преобразует число в денежном формате с заданным числом десятичных знаков. Например, =РУБЛЬ(45,899;2)возвратит 45,90. =ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число-знаков;без_ разделителей) – округляет число, форматирует с разделителями групп разрядов, возвращает результат в виде текста. Например, =ФИКСИРОВАННЫЙ(4798.786;2;истина) возвратит текстовую строку 4798,79.

=СОВПАД(текст1;текст2) – сравнивает 2 строки текста на полную идентичность с учетом регистра букв. Возвращает ИСТИНА, если текст1 и текст2 идентичны.

-логические функции (большинство для определения истинности условия):

=ЕСЛИ(логическое выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь)

=И(логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=НЕ(логическое значение)

-функции просмотра и ссылок.

Ряд функций таких, как АДРЕС, ВЫБОР, ПОИСКПОЗ, ВПР, ГПР и другие, позволяет «просматривать» информацию, хранящуюся в списке или таблице, а также обрабатывать ссылки.

11 Финансовый анализ: финансовая функция (ПС, ПЛТ, БС, СТАВКА, АПЛ, ДДОБ)

Финансовые функции позволяют выполнить различные финансовые вычисления.

Делятся: функции для анализа инвестиций; функции для вычисления скорости оборота; функции для вычисления амортизации; функции для анализа ценных бумаг. К первой группе можно отнести такие функции как:

Функция ПС вычисляет текущую стоимость ряда равных по величине периодических выплат или единовременной выплаты. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=ПЗ (ставка; число периодов; выплата; будущее значение; тип).

Функция ППЛАТ вычисляет размер периодической выплаты, необходимой для погашения ссуды за указанное число периодов. Эта функция имеет следующий синтаксис:

= ППЛАТ (ставка: число периодов, текущее значение; будущее значение, тип).

Функция БЗ вычисляет для некоторого будущего момента времени величину вложения, которая образуется в результате единовременной выплаты или ряда постоянных периодических выплат. Эта функция имеет следующий синтаксис:

= БС (ставка; число периодов; текущее значение; будущее значение; тип).

Функция НОРМА относится ко второй группе. Она позволяет определить скорость оборота (норму прибыли) вложения по ряду постоянных периодических выплат или единовременной выплаты и имеет следующий синтаксис:

= НОРМА (число периодов: выплата; текущее значение; будущее значение; тип; прогноз).

Порядок применения финансовых функций, с использованием Мастера функции следующий:

1. Выделить ячейку, в которой должен отражаться результат.

2. Выполнить команду Вставка/ Функция откроется окно диалога Мастер функций.

3. Выбрать категорию Финансовые, ятем двойным щелчком выбрать нужную функцию.

Функция АМР позволяет определить амортизацию (прямолинейную) за один период. Этот метод предполагает, что амортизация постоянна для любого конкретного единичного периода на протяжении полезного времени жизни имущества.

=АМР (стоимость; остаток; время жизни).

12 Статистический анализ: функции СРЗНАЧ, МЕДИАНА, МОДА, СЧЕТ, СУММЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИ.

Excel предлагает широкий диапазон средств для анализа статистических данных.

=СРЗНАЧ (число1;число2;…) Вычисляет среднее арифметическое значение.

=МЕДИАНА (число1;число2;…) Определяет значение, разделяющее некоторое множество чисел на две равные части.

=МОДА (число1;число2;…) Определяет значение, которое чаще всего встречается у множества чисел.

=СЧЕТ (значение1; значение2;…) Подсчитывает количество чисел в списке аргументов.

=СЧЁТЗ (значение1; значение2;…) Подсчитывает количество значений в списке аргументов и непустых ячеек.

=СЧЕТЕСЛИ (диапазон; критерий) определяет кол-во ячеек, удовлетворяющих заданному критерию.

=СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; диапазон_суммирования) суммирует, но проверяет каждую ячейку в диапазоне, прежде чем добавить ее к итогу.

13 Подбор параметра, использование этого инструмента для определения размера ссуды с использованием функции ПЛТ.

Сервис/Подбор параметра:

С помощью команды Сервис – Подбор параметра можно определить известную величину, приводящую к требуемому результату.

Пример. Определить, какую максимальную ссуду на 30 лет можно взять, если процентная ставка = 6,5% и вы можете постепенно выплачивать не более 2000 рублей в месяц.

Для работы с командой Подбор параметра необходимо, чтобы в листе находились:

- формула для расчета;

- пустая ячейка для искомого значения;

- все прочие величины, встречающиеся в формуле.

Ссылка на пустую ячейку, должна присутствовать в формуле; она является той самой переменной, значение которой ищет Excel.

Формула для расчета содержит функцию ППЛАТ. Функция ППЛАТ вычисляет размер периодической выплаты, необходимой для погашения ссуды за указанное число периодов. Эта функция имеет следующий синтаксис.

=ППЛАТ (ставка; число периодов; текущее значение или размер ссуды).

Предположим, 500000 – начальное значение.

А В

1 Сумма 500000

2 Ставка 6.5%

3 Срок 30

4 Выплата =ППЛАТ(Ставка/12;

Срок*12;Сумма)

Решить задачу сначала следует с каким-нибудь начальным значением, например, 500000. После ввода формулы в ячейке В4 будет 3160,34.

Затем выполнить следующие действия:

1. Сделать ячейку с формулой В4 активной

2. Выполнить команду Сервис – Подбор параметра

3. В окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке будет адрес $B$4, оставить его без изменения.

4. В поле Значение ввести максимальное значение –2000 (это значение формулы Выплата (с минусом)).

5. В поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку $B$1 или щелкнуть на ней.

6. Нажать кнопку ОК. На экране появится окно диалога Результат подбора параметра.

7. Ответ на вопрос находится в ячейке, заданной ранее в поле Изменяя значение ячейки, т.е. в ячейке В1.

8. Чтобы сохранить это значение следует нажать кнопку ОК в окне диалога Результат подбора параметра.

14 Поиск решения, использование этого инструмента для решения задачи «Проведение фирмой рекламной акции нового изделия».

В случаях, когда оптимизационная задача содержит несколько переменных величин, для анализа сценария необходимо пользоваться надстройкой Поиск решения.

Поиск решения – это инструмент, который может применяться для решения задач, включающих много изменяемых решений и позволяет найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Здесь же можно задать одно или несколько условий ограничений, которые должны выполняться при поиске решений. Команда Поиск решений - это надстройка, поэтому перед работой надо убедиться в ее наличии.

Сервис/Надстройка/флажок Пакет анализа

Порядок.

1.Сервис/Поиск решения.

2.Задание цели. В поле Установить целевую ячейку задается цель, которую должен достичь поиск решения.

3.Задание переменных. Указать изменяемые ячейки.

4.Задание ограничений. В окне диалога Поиск решений нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылка на ячейку или диапазон, оператор сравнения, значение ограничения. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку, оператора сравнения и значения ограничения.

После заполнения окна диалога Поиск решений нажать кнопку Выполнить. Поиск решений находит оптимальное решение для заданной целевой ячейки при выполнении всех ограничений и выводит окно диалога Результаты поиска решений. Возможные последующие действия: 1) Сохранить найденные решения, 2) Отмена, кот. восстановит значения, кот. были перед активизацией Поиска решений. 3) Сохранить сценарий для сохранения найденных значений в качестве сценария решения.

15 Диспетчер сценариев, использование этого инструмента для сохранения и сравнения сценариев рекламной акции нового изделия с помощью отчетов по сценариям.

Командой Сервис – Сценарии можно создавать новые и просматривать уже существующие сценарии для решения задач и отображать консолидированные отчеты.

Создание сценария.

Сценарием называется именованная модель «что-если», в которую входят переменные ячейки, связанные одной или несколькими формулами. Модель «что-если» - это любой рабочий лист, в котором можно подставлять различные значения для переменных, чтобы увидеть их влияние на другие величины, которые вычисляются по формулам, зависящим от этих переменных. Изменяемые ячейки – это ячейки, содержащие значения, которые следует использовать в качестве переменных.

Создание сценариев происходит так:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Кнопка Добавить, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога Добавление сценария.

3.Ввести имя и нажать клавишу ТАВ.

4.в поле Изменяемые ячейки указать те переменные ячейки, которые изменяются в сценарии. Вводимые ссылки, имена или диапазоны отделяются при вводе точкой с запятой.

5.кнопка ОК, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога значение ячеек сценария с полями для каждой изменяемой ячейки. По умолчанию там находятся те значения, которые в данный момент были введены на рабочем листе.

6.ввести значения в соответствующие поля или оставить без изменения. Если ячейкам были присвоены имена, то слева полей будут выделены эти имена, в противном случае ссылки на эти ячейки.

7.Чтобы создать другой сценарий, нажать кнопку Добавить для возврата в окно диалога Добавление сценария. Когда все сценарии будут введены, нажать в окне диалога Диспетчер сценариев кнопку Закрыть.

Просмотр сценария.

Excel сохраняет сценарии вместе с листом текущей книги, и просмотр их командой Сервис – Сценарии возможен только при открытии данного листа.

Просмотр выполняется следующим образом:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Выбрать из списка сценарий для просмотра.

3.Нажать кнопку Вывести. Excel заменяет содержимое ячеек листа значениями из выбранного сценария.

4.Выбрать из списка другие сценарии и воспользоваться кнопкой Вывести для сравнения результатов моделей.

Создание отчетов по сценарию.

Часто возникает необходимость в создании отчета с обобщенной информацией о различных Сценариях листа. Эта задача легко выполняется с помощью кнопки Отчёт в окне диалога Диспетчер сценариев. Созданный сводный отчёт будет автоматически отформатирован и скопирован на новый лист текущей книги.

Создание отчета по сценарию происходит следующим образом:

1.Выполнить команду Сервис – Сценарии. Откроется окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Нажать кнопку Отчет. Откроется окно диалога Отчёт по сценарию, в котором следует выбрать ячейки, входящие в отчет, а также его тип. Отчёт типа Структура представляет собой форматированную таблицу, которая выводится на отдельном листе. Отчет Сводная таблица является специальной таблицей, которую можно настраивать за счет перестановки строк и столбцов, также выводится на новом листе.

3.указать ячейку результата, значение в которой необходимо включить в отчет, установить переключатель типа отчета, например Структура и нажать ОК.

Для удаления Правка – Удалить лист.

Для редактирования и удаления сценария следует использовать кнопки Изменить и Удалить в окне диалога Диспетчер сценариев. Кнопка Объединить в окне этого диалога служит для копирования сценариев из других открытых книг на текущий лист – при ее нажатии открывается окно диалога Объединение сценариев, в котором следует указать исходную книгу и лист.

Раздел №2 MS Access

1,Понятие БД и СУБД.

БД –совокупность структурированных данных относящихся к определенной предметной области. В общем смысле это набор записей и файлов организованных специальным образом.

Система управления БД – Это комплекс программных языковых средств необходимых для создания БД, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. СУБД облегчает процедуру введения больших объемов инф.хранящихся в многочисленных таблицах.СУБДпредназначена для разработки и создания инф.систем,кот предназ.для обработки боьшого объема инф.По х-ру использ. СУБД делятся на :персональные(Access, Foxrio) и многоползовательские(Oracle,Infomix).Хранимые в БД данные имеют определ.логическую структуру,те.е описываются нек.моделью данных.Модели данных:иерархическая,сетевая,реляционная(relation-двумерная таблица,содерж.записи,основные термины:схемаотношений,Атрибут,сущнось,первичный ключ,тип данных).По степени универсальности различают два класса СУБД: системы общего назначения; и специализир.СУБД

СУБД общего назнач. не ориентир. на к.-л.предметную область или на инф. потребности к.-л. группы пользователей. Каждая система такого рода реализуется как прогр.продукт, способный функционировать на нек.модели ЭВМ в определ.операц.системе и поставляется многим пользователям как коммерческое изделие. Такие СУБД обладают ср-вами настройки на работу с конкретной

БД. Использ. СУБД общего назначения в качестве инструментального ср-ва для создания автоматизир. Инф. систем, основ.на технологии БД, позволяет существенно сокращать сроки разработки, экономить трудовые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности, и даже определенная функциональная избыточность.

Специализированные СУБД создаются в редких случаях при невозможности или нецелесообразности использ.СУБД общего назначения.

2Функции СУБД.Архитектура Access. Каткая х-ка объектов Access .Требования к инф.в Access . Функции СУБД:1.Определение данных (задание структуры и описание), т.е Опр какая именно инф будет храниться в БД, задать структуру данных и их тип, как данные связ м/у собой 2.Обработка данных (описание и управление),т.е. сортировать.осущ выборку записей удовлетворяющих опр критериям, вычислчть итоговые значения., кправление-можно указ кому разрешено польз вашей инф. Архитектура Access.(РИСУНОК)Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. ОБЪЕКТЫ ACCESS.

1. Таблица. Объект, кот.определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает инф.об объекте опр.типа, напр.о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы,кот.содержит фамилии), и записи (кот.называются также строками). В записи собрана вся инфюо некюобъекте Для каждютаблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержю уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.2. Запрос. Объект, кот. позволяет получить нужные данные из одной или неск. таблиц. Для создания запроса можно использ.бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или неск.существ. таблиц.3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, кот. впоследствии мб распечатан или включен в документ другого приложения. 5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или неск.действий, кот.должен выполнить Access в ответ на определенное событие. 6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули мб независимыми объектами, содержащ. функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

3 Запуск Access. Элемент окна БД. Порядок создания БД. Способы создания таблиц.

Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск, затем с помощью мыши выбрать.Microsoft Access в разделе Программы, либо выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника, если она отсутствует на рабочем столе Windows.

На экране появиться главное окно Microsoft. Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), где данные описывают различные сущности (предметы, события и т.д.) и хранятся в отдельных таблицах. Отношения между данными превращаются в связи между таблицами, а все данные вместе и связи между ними образуют реляционную базу данных и связи между ними.

Окно Microsoft Access состоит из следующих областей:

Заголовок находится в верхней части главного окна и содержит 3 объекта: копию пиктограммы программы, заголовок главного окна и пиктограмму управления этим окном.

Строка меню содержит меню текущего окна - Ниже расположена панель инструментов, содержащая набор кнопок, состав которых зависит от назначения конкретной панели инструментов.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. На ней может отображаться описание полей, таблицы или формы, индикаторы режима работы и друга полезная информация.

Окно газы данных состоит из 6 вкладок : таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждая вкладка содержит объекты текущей базы данных, тип которых указан на вкладке. В правой части окна базы данных находятся кнопки открыть, конструктор и создать. Кнопка открыть предназначена для открытия выбранного объекта. Этим объектом может быть таблиц, запрос или форма. Кнопка конструктор используется для изменения структуры выбранного объекта, а кнопка создать — для его создания.

Создание и открытие базы данных

По умолчанию при запуске Access не открывается никакая база данных. Пользователю предоставляется возможность создать новую базу данных для хранения данных и других объектов, или открыть существующую базу данных. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных: вы можете создать собственную базу данных, либо выбрать создание предлагаемой базы данных с помощью мастера. В обоих случаях у вас остается возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных. Чтобы создать новую базу данных необходимо:

- находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать Создать базу данных в меню Файл; на экране откроется окно диалога "Создание", содержащее две вкладки.

- Для создания новой пустой базы перейдите на вкладку "Общие" и нажмите кнопку "OК". В открывшемся диалоговом окне в поле "Имя файла" введите имя файла для новой базы данных, а затем нажмите кнопку "Создать" данного окна диалога.

- Для создания новой базы с помощью мастера перейдите на вкладку "Базы данных". Из появившегося списка баз данных выберите наиболее подходящую вам базу и нажмите кнопку "ОК".

- Затем из раскрывающего списка «Папка» выберите папку, в которую предполагаете поместить создаваемую базу данных. В поле «Имя файла» введите ее имя. Затем нажмите кнопку «Создать».

- В следующем диалоговом окне мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая база данных. Диалог с мастером поддерживается с помощью следующих кнопок:

- Отмена — прекращает работу мастера;

- Назад - позволяет вернуться к предыдущему шагу;

- Далее - позволяет перейти к следующему шагу:

- Готово - запускает мастер на создание базы данных с установленными параметрами.

- Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

- Открывшееся окно диалога содержит список таблиц базы данных и список полей выбранной таблицы. Устанавливая и снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы. Затем нажмите кнопку Далее.

- В появившемся диалоговом окне выберите один из предлагаемых образцов оформления экрана. Затем нажмите кнопку Далее.

- В новом диалоговом окне выберите вид создаваемых отчетов базы данных- Затем нажмите кнопку Далее.

- Следующее диалоговое окно позволяет задать название базы данных и рисунок, который будет появляться в отчетах.

- Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, вы запускаете мастера на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих этапов и изменить параметры базы данных

Работа в окне базы данных

В окне базы данных перечислены составляющие ее объекты: Таблица – это набор данных о некотором предмете. Данные в таблице хранятся в виде строк и столбцов, строки – это записи, столбцы – это поля;

Запрос – это реализация в БД вопроса, который задается о данных. Данные, которые являются ответом на вопрос могут быть извлечены запросом как из 1, так и из нескольких таблиц. Выборка данных из 1 и нескольких таблиц, являющихся результатом запроса называется динамическим набором. Динамический набор представляет собой измененный вид набора записей, определенных таблицей или запросом.

Форма – это удобный вид представления данных для ввода, изменения просмотра записей. При создании формы указывается, как именно должны отображаться Данные. При открытии форм Access извлекает эти данные из таблиц и отображает их в форме на экране или печати. В формах можно определять списки значений для последующего выбора значений из списка, выделять данные цветом, отображать сообщение об ошибках при вводе неверных данных, отображать результаты вычислений и автоматического заполнения некоторых полей.

Отчет – это определенным образом сформированные данные для вывода на печать. В отчете предусмотрены возможности вычисления промежуточных и итоговых сумм по наборам записей.

Макрос – это список действий, который Access выполняет без участия пользователя. Макросы могут использоваться практически везде : в форме, отчете; при создании комбинированных клавиш или команде меню.

Программный модуль – это процедура на языке Access Basic, встроенный в Access. Созданные пользователем процедуры служат для выполнения операций требующих более сложных действий, чем позволяют макросы.

Окно базы данных предназначено для создания новых и изменения существующих объектов.

4 Таблицы. Создание проекта (спецификации) таблицы в режиме Конструктора.

Для хранения сведений в базе данных Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем приступить к разработке остальных объектов базы данных, например запросов и форм, необходимо создать таблицы.

Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки.

Создание таблицы

Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предназначена. Сразу после сохранения таблица становится пригодной для заполнения данными.

Чтобы создать таблицу необходимо:

1. Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. Откроется окно «Новая таблица»

Выбор одного из режимов позволяет:

1. Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.

2. Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.

3. Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.

4. Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.

5. Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выберите требуемый вариант создания таблицы и нажмите кнопку ОК. Создайте структуру таблицу и присвойте таблице имя,

Создание таблицы в режиме конструктора

Записи в таблице могут содержать несколько элементов информации. Для хранения каждого элемента информации в таблицу должно быть добавлено отдельное поле.

Создание таблицы начинается с ввода сведений о полях в верхнюю часть окна таблицы. В каждую строку необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в это поле.

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать следующее:

• Наименование поля может содержать до 64 символов.

• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, прямых скобок и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.

• Наименование поля не может начинаться с пробела.

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Access допустимыми являются следующие типы данных:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле MEMO

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Рассмотрим свойства общие для всех типов данных.

Размер поля - задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

Новые значения - определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.

Формат доля - задает формат вывода значений данного поля.

Число десятичных знаков - определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.

Маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись - определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.

Значение по умолчанию - позволяет задать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение - определяет требования к данным, вводимым в поле.

Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки - определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.

5 Поля: типы полей и их характеристика, свойства полей и их назначение.

Текстовые поля.

Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 225 символов.

При вводе поля с текстовым типом, по умолчанию, ширине поля присваивается значение 50.

Числовые поля.

Могут иметь следующие форматы:

• Байт - числа от 0 до255 без дробной части.

• Целое - числа от -32768 до 32767 без дробной части.

• Длинное целое - числа от - 2147483648 до 2147483647 без дробной части.

• С плавающей точкой (4 байт) - числа от - 3.402823*1038 до 3.402823*103*

• С плавающей точкой (8 байт) - числа от -1.79769313486232+1030* до 1.79769313486232+10308

• Код репликации — уникальный глобальный идентификатор.

Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой. .

Поля денежного типа.

С помощью полей денежного типа можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Во всем остальном денежное поле аналогично цифровому.

Поля типа счетчик.

Предназначены для хранения данных, значение которых не редактируется, а устанавливается автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Они могут быть любыми случайными числами или числами, последовательно возрастающими на единицу.

Поля дат/времени.

Используются для хранения дат и времени в спец. форматах.

Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При вводе дат Microsoft Access проверяет формат данных и не допускает ввод неправильных дат.

Логические поля.

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из 2-х возможных значений. Специальные форматы логических полей Microsoft Access: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Вкл.

Поля МЕМО.

Это текстовые поля - произвольной длинны. Могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля, но при этом размер поля МЕМО может достигать 65 535 символов.

Поле OLE.

Используются для хранения в базах данных изображений, звукозаписей данных электронных таблиц, любых двоичных данных. Объем данных поля этого типа может; содержать один Гбайт,

Пота гиперссыди.

Предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр представляющих адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять из 3-х частей: текст, адрес, дополнительный адрес.

Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных, запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося! списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

6 Понятие и назначение индекса. Виды индексов. Операции над индексами: создание, удаление, добавление и сохранение индексов.

Одним из главных требований, предъявляемых к системам управления базами данных, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема данных.

Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы.

Ключевые поля таблиц индексируются автоматически. Невозможно создать индекс для MEMO - полей и полей объектов OLE. Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении следующих условий:

• Поле является текстовым, числовым, денежным или даты/времени.

• Планируется выполнять поиск конкретных значений или значений, лежащих в указанном диапазоне, в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.

• Поле должно содержать много разных значений. Если поле содержит много одинаковых значений, то ускорение выполнения запросов может быть незначительным.

Основное назначение индекса - ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются достаточно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того, при • необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило, индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учитывать, что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу.

Чтобы создать индекс, необходимо:

• В окне конструктора таблицы в верхней половине окна выбрать поле, для которого создается индекс.

• В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения.

• Да - совпадения не допускаются (обеспечение уникальности каждого значения данного поля) Чтобы создать составной индекс или изменил» существующие индексы, необходимо:

• Открыть таблицу в режиме конструктора.

• Выполнить последовательность команд Вид /Индексы

• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.

• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка я выберете первое поле индекса.

• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым. Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке таблицы по составному индексу записи сначала сортируются по полю, которое идет первым в списке полей в окне «Индексы». Если первое поле содержит повторяющиеся значения, то записи упорядочиваются по второму поля в этом списке и т.д.

Для корректировки индексов проведите соответствующие изменения (удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

7 Понятие ключевого поля. Виды и способы создания ключа в таблице. Установка связей между таблицами.

Эффективность работы Microsoft Access повышается при наличии в таблице ключа. Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись этой таблицы.

Как правило, ключевым назначается поле, содержащее уникальный код или номер.

Таблица в которой определены ключи обладает следующими свойствами:

• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых других операций.

• По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом.

• Автоматически поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми значениями ключа.

Кроме того, наличие ключа необходимо для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц..