Практическая работа № 11. БД «Школа2»: Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты

Пошаговое выполнение работы:

1. Загрузитe Microsoft Access.

2. Откройте базу данных Школа2.accdb. Если Вы включили в параметры запуска Заставку,то она появится перед вами. Закройте ее.

3. Создайте отчет в столбец по запросу Адрес. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

4. Данный отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

5. Откройте запрос Адрес в Конструкторе. Введите Условие отбора фамилии: Баранова. Выполните запрос, щелкнув Сохранить и закройте его.

6. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

7. Создайте отчетНомера телефонов, который будет выдавать список номеров телефонов определенных студентов.

8. Создайте табличный отчет на основании запроса Номера телефонов, который будет выдавать все номера телефонов. Сохраните отчет с именем Номера телефонов.Закройте отчет.

9. Для данного типа отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов. Откройте запрос Номера телефоновв режимеКонструктора.Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию](рис.1). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса. Выполните запрос, щелкнув по кнопке ! . Появится диалоговое окно Введите значение параметрас просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию. Введите фамилию Корниловаи щелкните по кнопке . Сохраните запрос и закройте его.

10. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова.В списке вывода будут данные только одного человека.

11. Внесите изменения в готовые отчеты. В окне Конструктор отчетовнаходится пять областей: Заголовок отчета–все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул– все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных– содержит собственно записи; Нижний колонтитул– все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета– все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режимеКонструктора.

Рис. 1.

11. В режиме Конструктора отчета Номера телефонов (рис. 2), в Заголовке находится надпись Номера телефонов,в Верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в Области данных – записи таблицы, в Нижнем колонтитуле – дата текущего дня (рис. 2).

Рис. 2.

12. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

13. Сконструируйте стандартную справку об обучении, которую надо выдавать по запросу о фамилии. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 3), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 3.

14. В режиме Конструкторасоздайте отчет Справка.

15. В поле Верхнего колонтитула поместите текст:

Компьютерная школа

Справка

Для этого щелкните по кнопке Надпись. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов Компьютерная школанажмите одновременно комбинацию клавиш + . В конце ввода Справканажмите клавишу . Сделайте надпись размером 18 пт. Расположите надпись симметрично по центру страницы. В Области данных создайте еще три Надписи: «Дана настоящая в том, что» «является учеником (цей)», «группы».

16. Щелкните по кнопке Список полей.В открывшемся окне выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, и перетащите их мышкой в Область данных. Удалите названия полей, оставьте только содержимое записей. Сделайте всю запись размером 12 пт и расположите ее в удобном для Вас виде. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

17. Выберите Параметры страницы, задайте поля:верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация:альбомная.

18. В разделе Нижний колонтитулнапечатайте надпись: Директор Компьютерной школы (рис. 4).Сохраните макет отчета с именем Справка.Перейдите в режим Предварительного просмотра. Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

19. Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту.

20. Создайте Отчет по таблице Список.

21. Щелкните по кнопке Группировка (меню Конструктор).

Рис. 4.

22. В окне Группировка, сортировка и итоги (внизу экрана) (рис. 5) выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Больше включите с разделом заголовка. В результате будет создан раздел Заголовок группы «Учебная группа» (рис. 5). Выберите второе поле для сортировки –Фамилия. У этого поля – без раздела заголовок. Закройте окноГруппировка, сортировка и итоги.

Рис. 5.

23. Создайте в разделе Заголовка отчетанадпись, которая будет единственной для всего отчета (рис. 5): СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Надпись на Панели элементов управления. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу . Сделайте надпись размером 16 пт. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

24. Создайте в разделеВерхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14 пт. Передвиньте надпись на правый край страницы. Эта надпись будет появляться на каждой странице.

25. Напечатайте в разделеЗаголовок группы «Учебная группа»надписьСписок учеников, затем поместите полеУчебная группа (удалите подпись поля), а потом – надписьгруппы.

26. Поместите поляФамилия,Имя,Отчество,Год рождения в разделОбласть данных,уберите подписи полей. Сделайте поля размером 12 пт.

27. В разделеНижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в раздел Нижний колонтитул Пустое поле и удалите подпись поля. Выделите пустое поле и нажмите кнопку Свойства.Наберите значение =[Page] в строкеДанные. Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

28. Ниже надписи в разделеЗаголовок группы проведите Линию. Отделите линиями все заголовки.

29. Уберите Линии сетки: выполните команду Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка.

30. Выберите режим Предварительного просмотра документа, и просмотрите отчет Список учеников, таким он будет напечатан на бумаге.

31. Пронумеруйте записи в Области данных отчета Список учеников. Откройте отчет Список учениковв режиме Конструктора. Добавьте в Область данных Пустое поле, поместив его перед полемФамилия, и удалите надпись пустого поля. Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейкуДанные выражение =1. В ячейке свойстваСумма с накоплением выберите значение Для всего. Закройте окно со свойствами полей. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Обратите внимание, что номер каждой следующей записи увеличивается на 1, т.е. 1, 2, 3 ... . Закройте отчет, предварительно сохранив его под именемСписок учеников.

32. Подсчитайте количество записей в отчете. Откройте отчетСписок учеников в режимеКонструктора.Добавьте в раздел Примечание отчета Пустое поле, поместив его под полемФамилия.Убедитесь, что нужное (свободное) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов. Введите в ячейкуДанные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях. Измените подпись поля:Общее количество записей. В режиме Предварительного просмотра просмотрите результат (общее количество записей). Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

33. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

34. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поляФамилия,Имя,Отчество,ШколаиКласс. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы – сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

35. Добавьте первый уровень –Школа, второй–Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке > (рис. 6). С помощью кнопок и ˜ Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом – по школе. Щелкните по кнопке .

Рис. 6.

36. На следующем шаге можно отсортировать данные. Выберите вид макета для отчетаступенчатый и щелкните по кнопке .Задайте имя отчета:Отчет1 и щелкните по кнопке .Вы попадете в режим просмотра отчета. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

37. Выполните задания из Таблицы 1:

38. Создайте почтовые наклейки по таблице Список. Щелкните по кнопке .

39. В следующем окне щелкните по кнопке . В следующем окне вновь щелкните по кнопке . В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке > . Щелкните по кнопке .

40. В следующем окне укажите поля для сортировки (например Фамилия –по алфавиту). Щелкните по кнопке . Введите имя отчетаНаклейки и щелкните по кнопке .

Предъявите преподавателю:

отчетыАдрес,Наклейки, Номера телефонов, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9, Отчет10, Список учеников, Справка.

Ответьте на вопросы преподавателя.