Основные функции управления.
1) Понятие и значение функций управления.
2) Функция планирования в экономическом механизме управления.
3) Функция организации в экономическом механизме управления.
4) Функция координации и регулирования в экономическом механизме управления.
5) Функция мотивации в экономическом механизме управления.
6) Функция контроля в экономическом механизме управления.
7) Особенности функций государственного управления.
Лекция № 14 03.11.2010
1)
Возникновение функций управления – это результат разделения и специализации труда в сфере управления.
Функции характеризуют любой процесс управления. Содержание управления меняется в зависимости от специфики управляемого объекта. Система функций управления – это комплекс взаимосвязанных видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при целенаправленном воздействии на объект управления.
Функции управления ориентированы на достижение общей цели. Это обособленный вид деятельности, реализуемый путем принятия решений. С учетом состава и содержания функций управления, эффективности их реализации, осуществляют применение методов и средств управления, разработку структуры, подбор и расстановку кадров.
2)
Функция планирования состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития социально-экономической системы с учетом материальных источников и обеспечения, и спроса рынка.
Сущность планирования проявляется в конкретизации цели развития всей социально-экономической системы и каждого подразделения в отдельности на установленный период времени.
Определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.
Назначение планирования как функции управления заключается в стремлении заблаговременно учесть се внутренние и внешние факторы, которые обеспечивают благоприятные условия для нормального развития социально-экономической системы.
Деятельность это опирается на появление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку ресурсов и перспектив развития хозяйственно конъюнктуры.
Необходима увязка планирования с маркетингом с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта в связи с изменениями спроса на рынке.
Уровень и качество планирования определяется компетентностью руководства на всех уровнях управления; квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях; наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техникой.
Планирование включает в себя:
1) Определение конечных и промежуточных целей.
2) Определение задач, решение которых необходимо для достижения целей.
3) Определение средств и способов решения этих задач.
4) Определение требуемых ресурсов, их источников и способа распределения.
Различают 3 вида планирования, в зависимости от характера и направленности решаемых задач.
1) Стратегическое или перспективное, которое ставит целью дать комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться организация в предстоящем периоде и на этой основе разработать показатели развития социально-экономической системы на плановый период. Стратегическое планирование охватывает период свыше 5 лет но чаще всего 10 – 15 лет
2) Среднесрочное. Эти планы чаще всего охватывает период 4 – 5 как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции и оказываемых услуг. В среднесрочных планах формулируются основные задачи на установленный период.
Во-первых, производственная стратегия социально-экономической системы в целом и каждого подразделения, то есть реконструкция и расширение производственных мощностей; освоение новой продукции, услуг расширение ассортимента.
Во-вторых, стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развития, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки), проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта.
В-третьих, финансовая стратегия. Объемы и направления капиталовложений, источники финансирования.
В-четвертых, кадровая политика. Состав и структура штатов, их подготовка и использование.
Определения объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения, с учетом внутрифирменной специализации и кооперирования производства.
Среднесрочные планы предусматривают разработку мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных стратегической программой развития.
3) Тактической или текущее планирование. Осуществляется путем детальной разработки, обычно на 1 год, оперативных планов, в частности планов по производству, маркетингу, материально-техническому снабжению.
Основными звеньями текущего плана являются календарные планы (полугодовые, квартальные, месячные).
3)
Функция организации заключается в установлении постоянных взаимоотношений между всеми подразделениями социально-экономической системы. Определение порядки и условий ее функционирования. Осуществляется 2-мя путями.
Во-первых, через административно-организационное управление.
Во-вторых, через оперативное управление.
В первом случае, предполагается определение структуры, определение и установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.
Во втором случае, предполагается обеспечение работы, в соответствии с утвержденным планом, заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с запланированными. Оперативное управление тесно связанно с текущим планированием.
Функция организация предполагает уточнение функциональных обязанностей подразделений и их сотрудников, определение их прав и обязанностей, устранение дублирование функций и информационных потоков. Организационная структура постоянно совершенствуется в соответствии с изменяющимися условиями.
4)
Функция координации и регулирования применяется для обеспечения согласованности работы всех звеньев системы управления, поддержание установленного режима работы.
Основная цель этой функции – Установление взаимодействия в работе подразделения, руководителей, специалистов и устранение отклонений от заданного режима работы. Если отсутствует координация, руководители не информируются о работе друг друга, действуют обособленно, что приводит к нарушению сотрудничества.
Осуществляется координация путем проведения совещаний, согласование рабочих планов и графиков, внесение в них корректив, установление контактов между руководителями, увязки работы между исполнителями.
Координацией охватываются все подразделения, что позволяет сосредоточить силы на основных участках хозяйственной деятельности.
Лекция № 15 10.11.2010
5) Функция мотивации.
Мотивация представляет собой процесс создания систем и условий, или мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека, направляющих его в нужную для организации сторону в деле достижения целей организации.
Мотивы, формирующиеся у человека под воздействием различных факторов действует в качестве стимулов, которые по содержанию могут быть экономическими и не экономическими, но четкой грани между ними не существует. На практике они тесно переплетены, например, повышение в должности.
В современной теории, мотивации разделяются на 2 концепции.
1. Содержательная.
2. Процессуальная.
1. - В их основе находятся потребности человека. При осознании потребностей, у человека возникает желание их удовлетворить, а следовательно, интерес к тому, что позволит это сделать, но интерес становится мотивом для активных действий, только в том случае, если человек уверен, что достичь желаемого ему по силам.
2. – При данном подходе к мотивации поведение личности определяется не только ее потребностями, но и восприятием ситуации, ожиданиями, связанными с ней, оценкой своих возможностей и последствий выбранного типа поведения. В результате человек принимает решение об активных действиях или наоборот, бездействии.
Для понимания проблем мотивации, большое значение имеет понятие вознаграждения, это все то, что человек считает ценным для себя, но понятие ценности у людей – индивидуально.
Виды вознаграждений делятся на 3 основных группы:
1. Экономические (заработная плата, премии, ставки).
2. Престижные (титул, должность).
3. Содержательные (удовлетворенность трудом, работой).
6) Функция контроля.
Контроль является составной частью деятельности руководителя любого уровня управления. Состоит контроль в выявлении отклонений от целей управления и принятию мер по устранению выявленных отклонений.
Контроль должен выявить причины отклонений, на его основе принимаются меры обеспечивающие возвращение системы к запланированному состоянию. Базируется контроль на принципе обратной связи.
По содержанию контроль может быть: Общим и Специальным.
Общий контроль распространяется на все стороны деятельности контролируемых объектов, то есть это комплексный контроль.
Специальный контроль распространяется, как правило, только на 1 из сторон. Например контроль за соблюдением налогового законодательства, или за соблюдением норм техники безопасности.
Контроль может быть внутренним (силами самой организации), внешний контроль, осуществляемый специальными контролирующими организациями. Например, санитарный контроль, налоговая инспекция.
Контроль разделяется на Предварительный, Текущий и Заключительный (итоговый).
Предварительный контроль проводится до принятия окончательного решения, что бы предупредить неверные и не обоснованные решения. В основном этот вид контроля используется для контроля ресурсов. Осуществляется он в 3 основных направлениях: 1 – по отношению к материальным ресурсам, 2 – по отношению к финансовым ресурсам, 3 – по отношению к человеческим ресурсам.
Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений. Назначением текущего контроля является своевременное выявление недостатков и отклонений, которые мешают исполнению решений в полном объеме и установленные сроки. Чаще всего, объектом текущего контроля являются подчиненные работники, а контролирует их непосредственный руководитель.
При заключительном (итоговом) контроле, проверяется как правильно исполнено решение, устанавливается какие при этом были допущены нарушения, их причины и виновники, на сколько обоснованны были сами решения.
В задачу заключительного контроля входят получения данных о ликвидации факторов, влияющих на плохое качество исполнения.
Процесс контроля включает в себя следующие этапы:
1) Выработка критериев и ограничений.
2) Сопоставление с ними фактических результатов.
3) Принятие необходимых мер воздействия.
1) Вырабатываются критерии, то есть четкие показатели поддающиеся измерению и имеющие временные границы. Для определения результативности объекта управления.
2) Сопоставление достигнутых результатов, с установленными критериями. При этом надо определить на сколько достигнутые результаты соответствуют запланированным. Нужно определить масштаб допустимых наклонений.
3) Определяется, какие действия необходимо предпринять для ликвидации обнаруженных расхождений.
Существуют следующие поведенческие аспекты контроля, то есть рекомендации.
1. Необходимо устанавливать жесткие, но реально выполнимые показатели результативности.
2. Не осуществляйте тотальный контроль. Он часто приводит к ошибкам и снижает ответственность.
3. Не рекомендуется контролировать тайно.
4. Контроль необходим и в хорошей обстановке, кто не контролирует, тот не интересуется работой сотрудников.
5. Не держите выводов контроля при себе, то есть позитивное для коллектива, негативное наедине.
6. Осуществляйте самоконтроль.
7. Вознаграждайте достижение показателей позитивной результативности.
7) Особенности государственного управления.
Особенности управления в государственной службе, проявляется в целях, методах, оценке результатов, процедурах контроля, ответственности и системах стимулов.
Функция планирование государственного управления обычно исходит из целей, устанавливаемых вышестоящими органами.
Функция организации государственного управления связана с иерархичностью структуры и соответствующими ей управленческими процедурами.
Функция мотивации государственной службы в меньшей мере основывается на денежном вознаграждении и в большей мере на стимулах не денежного характера (престиж, карьерный рост, выполнение важной работы).
Контроль и оценка результатов работы осуществляется, как правило, вышестоящими структурными единицами, а иногда с помощью средств массовой информации и общественных организаций.
Целью государственного регулирования предпринимательской деятельности, является создание условий, обеспечивающих нормальное функционирование экономики в целом.
В задачи государственного регулирования входят:
1. Создание условий для свободной конкуренции на рынке. Контроль, за соблюдением правил конкуренции.
2. Ослабление прямых форм вмешательства и контроля за деятельностью предприятий.
3. Обеспечение товарно-денежного и бюджетного равновесия посредством финансовой, налоговой политики и управления денежной эмиссией.
4. Разработка, принятие и контроль за законодательством, обеспечивающим правовую основу предпринимательства.
5. Обеспечение свободного передвижения рабочей силы и соблюдение норм трудового кодекса РФ. Регулирование частного найма и порядка оплаты труда.
Методы государственного регулирования связанны с ориентацией на рыночный механизм.
Методы этого механизма бывают 2-х видов:
1) Прямой метод, предполагает вмешательство в процессы ценообразования, политику доходов.
2) Косвенный метод, предполагает осуществление таких воздействий на рыночные условия, как налоги, субсидии, стимулирование экспорта.
Лекция № 16 12.11.2010
Тема: Коммуникация в процессе управления.
1) Характеристика коммуникации. Понятие и разновидности.
2) Элементы и этапы коммуникационного процесса.
3) Коммуникации и эффективность управления.
1)
Коммуникации – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением с помощью символов, между двумя и более людьми.
К символам относятся:
1. Слова.
2. Жесты.
3. Интонации голоса.
Основными в организации являются межличностные и организационные коммуникации.
Межличностные коммуникации включают в себя, в основном, речевой, словесный обмен информации.
Организационные коммуникации определяются, в основном, действующей организационной структурой и организацией потока информации в системе управления организации.
Различают: Формальные и Не формальные коммуникации.
Не формальные коммуникации обычно называют каналом распространения слухов.
По отношению к слухам, нужно иметь ввиду, что по каналам слухов информация передается гораздо быстрее, чем по каналам формального общения.
Выделяют: Вертикальные и Горизонтальные коммуникации.
Вертикальные обусловлены необходимостью координации задач и действий различных уровней управления и разделяются на коммуникации по нисходящей и коммуникации восходящей.
Обмен информации между подразделениями необходим для координации действий, что бы достигнуть общих целей организации.
Эта координация достигается в рамках горизонтальных коммуникаций.
Информация может кодироваться с помощью вербальных символов и невербальных символов.
Организации используют разнообразные средства для коммуникаций, составляющими своего внешнего окружения.
2)
Основная цель – обеспечение понимания информации, сообщений, являющихся предметом обмена между субъектами и объектами процесса управления, субъектами управления, объектами управления.
В процессе обмена информацией принято выделять 4 основных момента:
1. Отправитель.
2. Сообщение - информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал – средство передачи информации.
4. Получатель.
Обмен информацией, включает следующие этапы:
1) Зарождение идеи.
2) Кодирование.
3) Выбор канала доставки.
4) Передача.
5) Декодирование.
Обмен информацией начинается с отбора, осмысления, обдумывания того, что собираемся сообщить.
Отправитель решает, какую из наиболее значимой информации нужно сделать предметом обмена и какого содержание должно быть это сообщение, какая идея должна лежать в его основе.
Прежде чем передать идею, отправитель должен ее закодировать. Кодирование – это превращение идеи в послание или сигналы, которые могут быть переданы. Начинается кодирование с выборов кодовых знаков, а именно носителей информации.
Выбор канала представлен такой ситуацией. Отправитель использует канал, для доставки, передачи сообщения получателю. Как только передача послания началась, коммуникационные процесс выходит из под контроля отправителя и отправленное послание вернуть уже нельзя.
Заканчивается процесс отправления и начинается процесс получения отправленной информации. После передачи информации отправителем, получатель декодирует его, то есть переводит символы отправителя в свои мысли. Воспринимает сообщения, интерпретирует сообщение, оценивает сообщение.
3)
Значение коммуникации управления, предопределяется ролью информации, деятельностью руководителей.
Самые сложные проблемы в организации, появляются часто по причине не эффективной организации, поэтому руководители должны уметь снижать число случаев неэффективной коммуникации, искажающей смысл передаваемых сообщений и нарушающих своевременность их получения.
Такими преградами межличностной коммуникации могут быть следующие:
1. Преграда, обусловленная восприятием сообщения из-за различной интерпретации одной и тоже информации разными людьми а зависимости от накопленного опыта и ранее усвоенных понятий.
2. Наличие преград, обусловленных социальными установками людей, вытекающими из установившихся взаимоотношений между людьми.
3. Тематические барьеры. Возникают в силу того, что слова, или символы могут иметь различное значение для различных людей и поэтому послание может быть истолковано, понято получателем по-другому.
4. Символ не имеет однозначного значения. Значение символа выявляется через опыт и зависит от ситуации, в которой функционирует получатель.
Для эффективного обмена информацией с работниками организации, необходимо добиться понимания работниками истинного значения используемых в коммуникациях слов.
Невербальная информация осуществляется обычно одновременно с вербальной.
Причинами снижающими эффективность межличностной коммуникации, может выступать неумение слушать.
Эффективная коммуникация возможно только, когда человек одинаково точен и отправляя и принимая сообщение.
Преграды в организационных коммуникациях могут возникать по следующим причинам:
1. Искажение сообщений, которое может вызываться в силу затруднений в межличностных отношениях.
2. При несогласии с сообщением.
3. Вследствие фильтрации информации.
Преграды в процессе обмена информации, могут возникнуть в результате перегрузке каналов информации.
Причинами возникновения преград в обмене информации может выступать неудовлетворительная структура организации.
В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщение.
Эффективная деятельность организации во многом обеспечивается четким функционированием коммуникационных процессов:
1. Это своевременность получения информации.
2. Ее достоверностью.
3. Ее необходимой полнотой.
На это и должен быть направлен процесс коммуникации в организации.
Лекция № 18 24.11.2010