Порядок выполнения контрольной работы

Выберите вариант и тему контрольной работы. Выбор осуществляется по двум последним цифрам зачетной книжки студента (см. таблицу 1).

Возможно также выполнение контрольной работы по индивидуальной теме, предложенной самим студентом, с учетом его учебной специализации и специфики задач, решаемых им в процессе своей трудовой, учебной и научной деятельности.

1. Осуществить выбор варианта контрольной работы (таблица №1).

Таблица №1

Таблица выбора варианта согласно номеру зачетной книжки

2. Проведите анализ деятельности предприятий по заданной теме и составьте свой сценарий работы в рамках и объеме согласованных с преподавателем. Определите и перечислите направления работы с информацией организации и виды результирующей информации.

3. Определите и перечислите основные типы и виды документов и циркулирующей информации на предприятии, которые обеспечивают непрерывность функционирования организации на определенном сегменте рынка.

4. Определите и перечислите вспомогательные информационные процессы, которые обеспечивают функционирование основных процессов.

5. С помощью программного продукта «SharePoint» (или другого аналогичного продукта) самостоятельно создайте должностные инструкции, шаблоны документов, расписание работы отделов, запланированные собрания, чаты пользователей в группе.

6. Контрольная работа должна иметь следующую структуру:

1). Титульный лист

2). Оглавление

3). Теоретическая часть

Раскрытый вопрос согласно номера зачетной книжки (см.ниже)

4). Практическая часть

Составление группы «Grove» согласно выбранного задания по номеру зачетной книжки (см.ниже) и ее подробного описания.

5). Список использованной литературы.

Компонент «Управления контентом» SharePoint. Система управления корпоративным контентом

Новые и улучшенные возможности

• Управление документами

• Управление записями

• Управление мультимедийным контентом

• Управление веб-контентом

SharePoint 2010 сочетает в себе традиционные средства управления контентом, социальные компоненты и функции поиска, формируя платформу управления корпоративным контентом, доступную каждому сотруднику в компании. Решение SharePoint характеризуется простотой использования и включает широкий набор политик и процессов, которые помогают компаниям осуществлять управление всем жизненным циклом информации — от создания до уничтожения. Оно предоставляет единую платформу для управления документами, записями, веб- и мультимедиа- контентом, что позволяет организациям сокращать ИТ-расходы за счет консолидации многочисленных систем на единой платформе.

Управление документами

SharePoint 2010 включает широкий набор новых возможностей, упрощающих и ускоряющих выполнение процедур по управлению документами.

Организатор контента

Пользователи, работающие с решениями по управлению корпоративным контентом, часто сталкиваются со следующими вопросами: где следует сохранять новый документ и как его следует классифицировать?

SharePoint 2010 позволяет решать эти вопросы с помощью организатора контента — модуля классификации на основе правил, осуществляющего последовательную классификацию контента на основе типов контента и определенных свойств метаданных. Владельцы сайтов могут создавать правила для переноса контента в определенные библиотеки документов и папки с наследованием политик контроля доступа, значений метаданных по умолчанию и определенных расписаний хранения.

Наборы документов

Пользователи часто создают различные документы, имеющие отношение к одному делу или проекту (подшивки документов). Благодаря SharePoint 2010 они могут объединять все эти документы в единый пакет. Все документы в наборе документов представляют собой уникальные объекты, но при этом набор может обладать одинаковыми свойствами, и пользователи могут применять рабочие процессы и параметры управления версиями ко всему набору документов в целом. Для каждого набора документов создается настраиваемая страница приветствия, на которой отображаются общие свойства и которую можно использовать для отображения параметров версий, этапов рабочих процессов и другой информации, имеющей отношение к набору. Как и другие страницы веб-частей, страницу приветствия можно настраивать в соответствии с определенными требованиями.

Рис. 1 Страница приветствия набора документов

Идентификаторы документов

Документы часто подвергается реорганизации и перемещению. В результате этого гиперссылки на документы перестают работать, что приводит к невозможности найти нужный документ и потере эффективности. SharePoint 2010 предлагает новую возможность назначения документам уникального идентификационного номера. Каждый документ обладает постоянной ссылкой, формируемой на основе уникального идентификатора, и это позволяет сотрудникам получать документ вне зависимости от места его хранения в системе SharePoint.

Служба управляемых метаданных

Так как компании по всему миру получают постоянно возрастающие объемы неструктурированного контента, у сотрудников часто возникают затруднения, связанные с полнотекстовым поиском необходимого документа и использованием стандартных ключевых слов. Однако, если владельцы контента применяют к документам метаданные и теги, указывая при этом точный характер информации, пользователи могут с легкостью находить такой документ. SharePoint 2010 помогает пользователям применять метаданные и теги к документам благодаря средствам автоматического заполнения и обзора таксономии. SharePoint 2010 предоставляет функции уточнения поиска и навигации на основе метаданных, что значительно повышает эффективность процесса поиска документов. Сотрудники могут использовать навигацию на основе метаданных в библиотеках SharePoint или в приложениях Office для поиска требуемого контента, местоположение которого им не известно.

Рис. 2 Навигация на основе метаданных в приложении PowerPoint 2010

SharePoint 2010 включает и другие функции метаданных, например оценку контента и типы контента.

Пользователи могут использовать типы контента для надлежащей классификации контента и определения свойств метаданных, политик, рабочих процессов и других правил для определенных типов контента (например, для пресс-релизов, договоров, планов проектов и финансовых отчетов). Типы контента поддерживают модель наследования, поэтому владельцы контента могут задавать более конкретные типы контента для процессов и политик, имеющих отношение к определенным подразделениям компании. При работе с SharePoint 2010 сотрудники могут повторно использовать типы контента в семействах и фермах сайтов SharePoint в целях последовательного применения процессов и политик в системах, развернутых в масштабе всей компании.

Управление записями (официальными документами)

SharePoint 2010 расширяет границы управления записями, предоставляя общие возможности в рамках всей платформы SharePoint. В результате пользователи могут объявлять весь контент в SharePoint в виде записей, и компании могут осуществлять управление центральным архивом записей или поддерживать управление записями на местах. SharePoint 2010 упрощает создание в компаниях прозрачной и интуитивно понятной системы управления. Компании могут более эффективно придерживаться корпоративных политик и повышать точность классификации контента, упрощая управление и мониторинг официальных документов ответственными сотрудниками.

Управление записями на местах

В SharePoint 2010 функции управления записями доступны во всех семействах сайтов (а не только в центре записей) и для всех пользователей. Администраторы сайтов и сотрудники, управляющие записями, могут совместно определять возможности управления записями, включаемые в какое-либо семейство сайтов, а также необходимость организации центрального архива записей для хранения всех официальных документов. Поддерживая управление записями на местах, администраторы сайтов и сотрудники, управляющие записями, могут сохранять записи и документы в среде для совместной работы с полной поддержкой контекста документов.

Любому документу SharePoint может быть назначена политика, и пользователи могут (как вручную, так и автоматически с помощью рабочих процессов) объявить документ записью прямо в той библиотеке документов SharePoint, в которой он находится. После объявления документа записью происходит его блокировка, поэтому дальнейшее редактирование или удаление такого документа невозможно даже администраторами. Файлы записей обозначаются символом блокировки и продолжают храниться в той же библиотеке документов вместе с другим контентом.

Рис. 3 Объявление записи в библиотеке документов

Управление мультимедийным контентом

SharePoint 2010 включает расширенные возможности представления мультимедийного контента и управления им, в т.ч. библиотеки активов и веб-часть «Универсальный проигрыватель».

Библиотека активов

Шаблон библиотеки активов — это шаблон библиотеки, который сотрудники могут применять при работе с цифровым мультимедийным контентом, например видеозаписями, аудиофайлами и файлами изображений. В библиотеке активов сведения об активах автоматически вносятся в столбцы метаданных путем анализа встроенных сведений, например данных EXIF. Эти метаданные затем становятся доступными для уточнения результатов поиска или для быстрого поиска и использования контента при применении навигации на основе метаданных. Пользователи могут также настраивать папки в списках и библиотеках для автоматического применения свойств метаданных по умолчанию (например путем добавления тега «year=2010» ко всем документам в папке «2010»). Владельцы контента могут легко добавить мультимедийный контент на страницы, выполнив поиск в центральной библиотеке активов и указав в условии поиска метаданные мультимедийного контента.

Рис. 4 Библиотека цифровых активов с панелью навигации на основе метаданных

Веб-часть «Универсальный проигрыватель»

SharePoint 2010 включает улучшенную поддержку потоковой передачи видео- и аудиофайлов. Сотрудники могут добавлять настраиваемую веб-часть «Универсальный проигрыватель» на любой сайт, вики-страницу или страницу веб-публикаций для потокового воспроизведения мультимедиа.

Управление веб-контентом

Благодаря мощным функциям управления веб-контентом решения SharePoint 2010 могут использоваться для создания полнофункциональных динамических веб-сайтов. Обширный набор средств управления редактированием и надежная инфраструктура публикации позволяют владельцам контента с легкостью создавать, публиковать и обновлять страницы сайта, обеспечивая применение надлежащих средств контроля над размещением фирменной символики, разметкой страниц и получением разрешений на публикацию.

Полнофункциональное редактирование

SharePoint 2010 помогает пользователям легко и быстро создавать контент. В пользовательском интерфейсе ленты для создания и публикации страницы достаточно нескольких щелчков мышью, а это значительно повышает качество и сокращает время публикации контента.

Рис. 5 Простая публикация веб-страниц

Веб-аналитика

Решение SharePoint 2010 включает улучшенные средства веб-аналитики, предоставляя подробные отчеты по действиям пользователей, использованию контента и использованию поиска (количество уникальных посетителей, количество просматриваемых страниц, наиболее популярные источники, наиболее популярные поисковые запросы и пр.). Пользователи могут настраивать аналитические отчеты для представления активности как целых веб-приложений SharePoint, так и отдельных сайтов SharePoint.

Сотрудники могут также создавать пользовательские отчеты, что позволяет владельцам сайтов осуществлять дальнейший анализ определенных сведений. Новые веб-части в SharePoint 2010 отображают популярный контент и результаты широко распространенных запросов на основании отчетов веб-аналитики.

5. Список вопросов теоретической части контрольной работы:

1. Контент предприятия и способы его систематизации Основные виды информационных ресурсов организации: данные, информация и знания.

2. Критерии оценки информации: систематичность, естественность и возможность повторного использования. Роль и значение информационных ресурсов в информатизации общества.

3. Понятие «контент». Формирование и потребление контента на рабочих местах. Структура контента, неструкту- рированная информация и проблемы ее использования в бизнес-целях.

4. Трансформация в модели зрелости контента: внесение изменений в основные аспекты (персонал, системы и процессы) для обеспечения их соответствия этапу зрелости.

5. Жизненный цикл контента Жизненный цикл контента как ключевой элемент базовой модели управления контентом.

6. Составные части жизненного цикла контента: управление получением, хранением и предоставлением информации в разрезе трех измерений - предприятие, контент, управление.

7. Получение контента: сканирование, преобразование, передача через Интернет и сбор информации – в разрезе измерений жизненного цикла. Хранение контента в разрезе измерений жизненного цикла.

8. Предоставление контента в разрезе измерений жизненного цикла. Модель многомерного куба жизненного цикла контента.

9. Архитектура и методы управления контентом Сложности согласования архитектуры ECM с корпоративными стейкхолдерами при использовании различных ИТ-решений.

10. История и перспективы развития ведущих ECM-технологий. Классификация прикладных архитектур для реализации систем управления контентом пред- приятия (ECM) .

11. Применение облачных сервисов для управления контентом: SaaS –технология. SaaS как наиболее востребованное решения для создания среды совместной работы над документами и другой коллаборации (совместной работы над задачами).

12. Принцип мультиплатформенности в SaaS модели. Предложения для реализации модели SaaS: Dropbox.com, Box.com, Google Disk, Alfresco Cloud, Shared Drive.

13. Причины миграции систем управления корпоративным контентом в модель SaaS, проблемы кастомизации и ее интеграции со смежными информационными системами.

14. Компоненты ECM-сервисов (контентных сервисов) и их выбор при разработке (внедрении) ECM-систем.

15. Облачные сервисы для управления отдельными категориями контента предприятия Применение облачных сервисов для управления финансами пред- приятия.

16. Применение облачных сервисов для взаимодействия с системами Интернет-банкинга. Облачные сервисы управления продажами предприятия.

17. Облачные сервисы управления клиентами компании. Облачные сер- висы работы с общими документами предприятия. Облачные сервисы об- работки и хранения корпоративного медиа-контента.

18. Облачные сервисы для комплексного управления корпоративным контентом. Корпоративные порталы как единая точка доступа к информационным ресурсам предприятия.

19. Миграция корпоративных порталов с традиционных информационных систем управления контентом на арендуемые облачные сервисы.

20. Публичные, частные и гибридные облака для управления контентом компании. Интеграция облачных сервисов управления контентом с мобильными платформами для работы в реальном времени.