Создание формы подстановки данных (основного документа).
Лабораторная работа № 1
Создание серийных документов
Цель работы: Отработать технологию взаимодействия документа текстового редактора Word и электронной таблицы Excel для печати стандартизованных стереотипных документов для группы элементов.
На практике часто встречаются задачи, требующие подстановки данных в готовые формы. Исходные данные, представленные в базе данных или электронной таблице необходимо подставить в какой-либо бланк и распечатать для каждого элемента, т.е. представить информацию в определенной форме.
Документы, одинаковые по способу представления данных, но содержащие разные данные будем называть серийными документами.
В качестве примеров можно привести следующие задачи:
1. Печать расчетных листков по заработной плате.
2. Печать стандартных писем и приглашений.
3. Печать наклеек, этикеток и ценников.
4. Печать надписей на конвертах.
Вышеперечисленные задачи объединяет один вопрос: необходимость создания большого количества выходных документов. Решение данного вопроса стандартным образом привело бы к большому количеству ручного труда при создании таких документов: традиционно этот вопрос решается копированием формы, «вбитием» в нее новых данных и сохранением под другим именем. В результате получается большое количество файлов схожего содержания. Однако, при большом количестве экземпляров вбивать данные "вручную" становится нереальной задачей. Решение данного вопроса требует иного подхода – подхода к решению данной задачи с точки зрения информационных технологий.
В основе технологии работы с серийными документами лежит принцип подстановки данных, который состоит в том, что данные из какого-либо источника (диапазон ячеек книги Excel, таблица базы данных на сервере баз данных, SQL-запрос на получение данных) последовательно переносятся в определенные точки формы подстановки.
Принцип подстановки данных подразумевает наличие источника данных и формы подстановки данных (иногда форму подстановки данных называют основным документом).
Источником данных может бать файл базы данных, книга Excel или запрос. В данной работе в качестве источника данных будет использоваться таблица Excel.
Форма подстановки данных(основной документ) представляет собой документ Word, в котором обозначены точки подстановки данных.
Технология создания серийных документов предусматривает несколько этапов:
1. Создание источника данных и заполнение его данными.
2. Создание формы подстановки данных.
3. Подстановка данных из источника данных в форму подстановки (слияние источника данных с формой подстановки).
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1. От лица фирмы, занимающейся оптовой торговлей, подготовить письма фирмам-клиентам с сообщениями о пересылке им каталогов новых товаров.
Для решения задачи последовательно выполним все этапы.
1. Создание источника данных и заполнение его данными.
В большинстве случаев данные для серийных документов находятся в таблицах Excel, либо могут быть экспортированы в этот формат.
Подготовим в Excel таблицу примерно следующего содержания и сохранм её с именем "Источник1"
| Название фирмы | Индекс | Адрес | Имя | Фамилия | Пол | Дата договора | Категория товаров | Скидка |
| Рассвет | Багратионовск, ул. Зелёная 25 | Алла | Петрова | ж | 25.01.2015 | Парфюмерия, косметика | ||
| Рекорд | Калининград, ул. Звёздная 45 | Игорь | Романов | м | 15.05.2015 | Спорттовары | ||
| Уют | Зеленоградск, ул. Морская 1 | Инна | Сомова | ж | 01.02.2016 | Хозтовары | ||
| Наследник | Калининград, ул. Садовая 55 | Атрём | Кислов | м | 01.03.2016 | Игрушки | ||
| . . . | . . . | . . . | . . . | . . . | . . . | . . . | . . . | . . . |
Создание формы подстановки данных (основного документа).
Вызовите текстовый редактор Microsoft Word и наберите в нём неизменную часть всех писем, отступив сверху 6 строк, например, текст следующего содержания:
Согласно нашему договору от , посылаю Вам каталог новых товаров категории .
По результатам сотрудничества в прошлом году мы можем предложить Вам специальную скидку в размере .
Надеемся на дальнейшее сотрудничество, ждём Ваших заявок.
С уважением,
Генеральный директор Римма Иванова Казакова
Сохраните набранный текст с именем "Бланк письма".