Создание формы с помощью мастера

Мастер форм - специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастера форм можно запустить из основного окна Базы данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на вкладке Формы.

1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запросы) и поля, которые войдут в будущую форму.

2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.

3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

4. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

Работа с отчетами

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатное устройство. В отчетах используются специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных средств оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).

Создание отчета

Отчеты, как и формы, проектируются тремя способами: “вручную”, автоматически (Автоотчет) и автоматизированным способом (Мастер отчетов). Рекомендуется создавать отчеты двумя последними способами, а редактировать структуру готового отчета в режиме Конструктора. Автоотчет запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчета "в столбец" существуют "ленточные" автоотчеты. Их структуры аналогичны соответственно форме "в столбец" и ленточной форме.

Мастер отчетов запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов: выбор базовых таблиц или запросов; выбор полей, отображаемых в отчете; выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Дополнительно отчет содержит разделы верхнего и нижнего колонтитулов, где печатается служебная информация, например номера страниц. В отдельных разделах отчета оформляются заголовки групп, если для каких-то полей отчета применена группировка.

Упражнения

Создание базовых таблиц

1. Запустите программу MS Access.

2. В окне MS Access включите переключатель Новая база данных и ОК.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку Мои документы и дайте файлу имя Деканат. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных MS ACCESS и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы - Деканат: база данных.

4. Открыта вкладка "Таблицы". Щелкните на кнопке - Создать.

5. В окне Новая таблица выберите режим Конструктор, щелкните ОК. Откроется бланк создания структуры таблицы.

6. Для первой таблицы введите следующие поля:

7. Щелкните на поле Год рождения. В нижней части бланка Свойства поля из раскрывающегося списка задайте формат поля: Краткий формат даты.

8. Задайте Ключевое поле. Уникальным полем в таблице является поле № зачетной книжки. Выделите его щелчком правой кнопки мыши, откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте первой таблице имя сведения о студентах.

10. На вкладке Таблицы создайте вторую таблицу Сведения о группах. Для этого нажмите на кнопку Создать.

11. Повторив действия пунктов 6-9, создайте таблицу Сведения о группах,в которую входят следующие поля:

Ключевое поле - № группы

12. В окне Деканат: база данных откройте по очереди созданные таблицы и заполните их: в таблице Сведения о студентах 20 записей, а в таблице Сведения о группах5 записей. Причем № группы таблицы Сведения о студентах должно содержать все номера групп (они могут и должны повторяться) из таблицы Сведения о группах.

13. Закончив работу, закройте таблицы.

Создание базовых таблиц

1. Находясь в основном окне БД Деканат, найдите на панели инструментов кнопку Схема данных или выполните команду строки меню Сервис - Схема данных.

2. Одновременно с открытием окна Схема данных, открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы выберите Сведения о группах,нажмите кнопку Добавить. Затем выберите Сведения о студентах, нажмите кнопку Добавить. Щелкните на кнопку Закрыть.

3. В окне Схема данных откроются списки полей таблиц Сведения о группахи Сведения о студентах. При нажатой левой кнопке мыши выделите в таблице Сведения о группахключевое поле № группы, мышью перетащите это поле в таблицу Сведения о студентах. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

4. Установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление полей и Каскадное удаление связанных записей.

5. Закройте окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Тип связи один – ко – многим (1 - ¥), что означает в одной группе учатся много студентов.

6. Закройте окно Схема данных.