Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления регламентирующих документов и правил
Тема: ВНУТРЕННЕЕ СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ В КОМПАНИИ
Почему у компании возникает необходимость в проведении служебного расследования?
Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления регламентирующих документов и правил
Для некоторых людей достичь успеха важнее, чем быть честным.
Психологи уверяют, что у подавляющего большинства честность имеет свою цену. Многие размышляют об обстоятельствах, возможно заставивших нас пойти на мошенничество: голодные дети, больные родители. Абрахам Линкольн однажды вышвырнул из кабинета человека, предложившего ему огромную взятку. Когда его спросили, чем это он так выведен из себя, Линкольн ответил: «У каждого есть своя цена, а он подобрался слишком близко к моей!»
Почему у компании возникает необходимость в проведении служебного расследования?Исследования показали, что 30% всего населения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т. е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда не стоит — ведут себя по обстоятельствам) и лишь 40% всегда честны. В России эта статистика усугубляется политической и экономической нестабильностью.
Доля нарушений в сфере обеспечения социальных и политических прав граждан составляет 30%. Практически повсеместно с нарушением закона заключаются договоры и контракты; известны многочисленные случаи незаконного увольнения и наказания рабочих и служащих. Не выдерживаются гарантии трудовых прав женщин и подростков. С помощью прокуроров нашли законное разрешение 25,4 тыс. гражданских дел о восстановлении на работе. 14,4 тыс. преступивших закон работодателей привлечены к дисциплинарной и административной ответственности. Ежегодно получают травмы до 300 тыс. человек на производстве, из которых 6 тыс. — со смертельным исходом. Исследование организационных культур ряда компаний выявило неуверенность сотрудников компаний в завтрашнем дне, в значительной степени связанную как с личной неуверенностью, так и с положением компании.
В результате во взаимоотношениях работодателя и работника нередко возникают ситуации, при которых работодатель начинает подозревать служащего в махинациях, мошенничестве, воровстве. Но, следуя практике «не выносить сор из избы», предпочитает уволить мошенника «по собственному желанию». Процент работодателей, желающих судиться с проворовавшимся работником, ничтожен. Причин несколько: при судебных разбирательствах может пострадать имидж компании (особенно если речь идет о топ-менеджере или руководителе); необходимо нести определенные материальные и временные издержки, само разбирательство — косвенной доказательство неблагополучной кадровой политики руководства, неумения грамотно управлять персоналом и контролировать его работу. Практика подобного «умалчивания» рождает ощущение безнаказанности у мошенника, создает предпосылки для продолжения хищений при трудоустройстве в другой компании. Альтернатива этой ситуации — проведение внутреннего служебного расследования и вынесение на этой основе решения об увольнении и информировании правоохранительных органов. Однако действующее российское законодательство почти ничего не говорит, какие действия вправе совершать лица, расследующие факт совершения мошенничества или дисциплинарного проступка, какие документы при этом должны составляться. Можно ли обыскать самого сотрудника и его рабочее место без его согласия, вправе ли администрация проводить допрос и задержание, какие экспертизы и медицинские освидетельствования законные, а какие нет? В каких случаях администрация вправе по собственной инициативе отстранить от работы замеченных в различных нарушениях бухгалтеров, кассиров, менеджеров, и как документально это должно быть отражено? Незаслуженно мало внимания уделяется проблемам справедливости расследования. Достаточно часто внутренние служебные расследования поручаются HR-менеджерам, которые основываются лишь на своей интуиции при полном отсутствии регламентирующих нормативных документов для решения конфликтных ситуации в компании. Как правило, отсутствуют и методики специального обучения проведению служебных расследований.
Правила проведения расследования должны опираться на несколько основных постулатов.
Чтобы стать реальным инструментом решения проблем безопасности компании, внутреннее служебное расследование должно быть соответствующим образом регламентировано; основные положения его — проработаны и доведены до каждого работника. Сотрудники должны быть уверены, что компания не допустит огульных обвинений и несправедливых преследований, дискриминационных целей и необоснованных решений. Такая уверенность рождает преданность персонала ипозволяет компании справиться со многими кадровыми рисками. Регламентирующие документы должны быть исчерпывающе полными, т. е. исключать ситуацию, при которой работник может сослаться на то, что его действия или поступок не приведены в списке недопустимых. В них должна быть четко установлена ответственность служащего за совершенные действия, а также за подачу заведомо ложных заявлений. По своему содержанию эти регламенты — локальные нормативные правовые акты, содержащие важнейшие информационно-нормативные положения, принятые в компании. Они могут быть обобщены в специальной книге для персонала, описывающей порядок приема на работу, увольнения, аттестации, рассмотрения трудовых споров, виды и размер компенсаций работникам, предотвращение дискриминации, рабочее время, дисциплина труда, охрана здоровья, охрана собственности фирмы, охрана коммерческой тайны, этические нормы поведения, виды и условия социального страхования и т. п.
Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления регламентирующих документов и правил:
1) разработка регламентирующих документов по соблюдению норм деловой этики, предупреждению конфликтов и процедурам их расследования;
2) доведение данных регламентирующих документов до исполнителей всех уровней;
3) внедрение твердых регламентов, обязывающих потерпевших и свидетелей немедленно сообщать обо всех ситуациях нарушений установленных правил; внедрение разнообразных механизмов информирования;
4) проведение тренингов для работников компании с целью отработать и закрепить механизмы распознавания нарушения норм искорейшего доведения информации до менеджера;
5) проведения тренингов для менеджеров и руководителей компании по организации и проведению внутреннего служебного расследования.
Общая схема проведения внутреннего служебного расследования в компании представлена на рис. 1.
 |
Представим себе, что событие, подпадающее под действие норм внутреннего служебного расследования, произошло. Компания обязана письменно сообщить работникуо возбуждении против него дисциплинарного дела, сообщив суть выдвигаемых против него обвинений.
Следующий этап — назначение расследующего(или расследующих). Основные требования при этом:
1) отсутствие у назначенного сотрудника (сотрудников) личной заинтересованности в результатах расследования, личной симпатии или антипатии к сотруднику, в отношении которого проводиться служебное расследование;
2) знание назначенными работниками регламентирующих норм и внутрикорпоративных правил проведения и самой процедуры расследования, а также норм трудового права, местного и федерального законодательства;
3) знание основ психологии и законов, регулирующих организационное поведение сотрудников, мотивацию персонала и важнейшие тактики разрешения конфликтов;
4) способность занять твердую позицию при проведении расследования и противостоять внешним попыткам повлиять на ход расследования;
5) наличие авторитета назначенных работников у сотрудников компании.
Если за совершенный дисциплинарный поступок работник может быть уволен, его дело рассматривается руководителем департамента. Лучше, если служебное расследование проводит не один человек, а комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель системы безопасности. Необходимо придать правовой статус данной комиссии и ее действиям, закрепив данные положения приказом по организации. В данном приказе следует отразить и права членов комиссии, такие как требовать объяснения (в том числе письменные) с сотрудников, снимать копии с документов, привлекать к работе в комиссии иных сотрудников предприятия.
Внутреннее служебное расследование носит, как правило, конфиденциальный закрытый характер.На начальном этапе расследования конфиденциальность нужна, чтобы обеспечить непредвзятость результатов опросов и не допустить распространение слухов и сплетен. Это позволит сохранить результаты расследования в тайне в случае невиновности подозреваемого, т. е. сохранить его доброе имя и репутацию компании. С другой стороны, руководство компании может принять решение сделать расследование и его результаты открытыми и показательными для профилактики подобных нарушений в будущем.
Один из важнейших вопросов практики внутреннего расследования (в абсолютном большинстве случаев игнорирующимся в наших организациях) — право подозреваемого на защитника.Если в суде это право регулируется автоматически, то в рамках компании при проведении расследования администрация должна специально оговаривать это право и обеспечивать право присутствия представителя подозреваемого на встречах, проводимых с целью выяснения обстоятельств происшествия. Таким представителем может выступать юрист компании, адвокат подозреваемого, неформальный лидер коллектива. Если подозреваемый — член профсоюза, такого представителя может рекомендовать профессиональный союз. Если работник не смог пригласить этих лиц, он вправе попросить об откладывании рассмотрения его дела до пяти рабочих дней. Представитель не имеет права мешать проведению дознания, отвечать на вопросы вместо подозреваемого или заставлять его не отвечать на вопросы. Однако он имеет право узнать относящиеся к делу факты и рекомендовать заслушать других свидетелей, помогая тем самым подозреваемому. Его задача — помочь работнику оправдаться. Практика проведения внутреннего расследования не должна лишать работника права на защиту.
Перед проведением расследования комиссия должна четко понять суть случившегося, что произошло, каковы причины и последствия этого события, какого рода информация необходима и где ее найти.
Этап проведения расследованияначинается с опроса пострадавшего, обвиняемого, свидетелей, изучения всех имеющихся версий происшествия, а также предыстории произошедших событий. Самое важное требование этого этапа — оперативность получения показаний участников, свидетелей, а также документов, подтверждающих нарушение. Виновный всегда стремится скрыть улики и провести психологическую обработку людей, которые были свидетелями происшествия. Объяснения с участников и свидетелей необходимо брать в письменной форме, а если есть возможность, несколько раз с разрывом по времени. Это позволит закрепить полученную информацию, облегчит обработку информации, а в случае ложных свидетельствований — выявить это по несостыковкам в деталях.
В ходе расследования могут производиться ревизии, проверки документов, замеры и т. п. Во всех случаях у всех участников расследования должны быть взяты объяснения. Важно убедить их, что любая утечка информации — это нарушение регламентов компании, которая может вызвать распространение нежелательных слухов и домыслов, способных помешать процессу расследования. Сотрудникам, проводящим расследование, также необходимо воздержаться от неосторожных заявлений и комментариев до конца расследования.
Внутреннее расследование предполагает добровольное признание работника.Все сотрудники обязаны содействовать компании в проведении расследования и отвечать на все относящиеся к делу вопросы прямо и откровенно, вне зависимости от того, обвиняемые они или свидетели. Отказ отвечать на вопросы и содействовать расследованию расценивается как нарушение субординации, могущее повлечь за собой дисциплинарное наказание. Задержание сотрудника в помещении на длительное время против его воли под угрозой применения силы или ареста на основании не вполне достаточных улик является незаконным и может вызвать последующий иск об умышленном причинении морального вреда. Однако возникает вопрос: кто и как должен оценивать эту степень достаточности улик, поскольку совершенно очевидно, что у работника и работодателя на этот счет могут быть противоположные мнения.
Современная практика служебных расследований в крупнейших российских торговых центрах показывает: случаи наиболее частого их проведения — воровство товаров со склада или из торгового зала продавцами, кассирами, охранниками, работниками клиринговых компаний. В большинстве расследуемых случаев наблюдается сговор нескольких сотрудников, поскольку одному работнику с этой задачей не справиться. Такой сговор затрудняет проведение расследования. Поэтому не случайно крупнейшие супермаркеты и торговые центры держат штат внутренних детективов. Под видом покупателей они работают в зале и ведут наблюдение за покупателями и сотрудниками компании.
Другой важнейший источник, с помощью которого проводится расследование и доказательство виновности нарушителя, — записи видеокамер. Устанавливать их рекомендуется в торговом зале и на всех выходах из него. Отсутствие видеокамер на служебных выходах из торгового зала и склада в магазине одной из известнейших компаний по продаже спортивных товаров привело к тому, что сотрудниками вместе с руководителем подразделения были украдены товары на сумму несколько сотен тысяч долларов. Виновников нашли, но полностью вернуть деньги за реализованный краденый товар так и не смогли.
Внутреннее служебное расследование не исключает возможности привлечения к его проведению внешних специалистов по безопасности. Во многих случаях такое привлечение — единственное средство установить истину. Для профессиональной проверки документации и финансовой отчетности можно использовать аудиторов из аудиторских компаний, с которыми работает фирма. Полезным (особенно при раскрытии сложных мошеннических схем и увода денег за рубеж) является привлечение к расследованию консультантов — аналитиков из консалтинговых компаний по безопасности. В их распоряжении находятся средства, позволяющие осуществить всестороннюю проверку подозреваемого, его финансовых ресурсов, крупных покупок, не соответствующих реальному заработку, наличие подозрительных контактов, выявление различных зависимостей и т. п. Специалисты могут провести профессиональное исследование подозреваемого с использованием «детектора лжи», если подозреваемый — один из руководителей компании.
На этапе принятия решениянеобходимо дать четкий ответ на вопрос: можно ли на основании полученных в ходе расследования фактов сделать однозначный вывод о виновности подозреваемого? Прежде чем предпринимать какие-либо административные меры в отношении сотрудника, компания должна быть уверена, что эти действия соответствуют нормам юридической практики и убедительности собранных доказательств. К сожалению, в российской практике нет нормативов в отношении того, каков должен быть уровень доказательств вины подозреваемого для вынесения ему приговора. Компания в праве придерживаться высшего уровня доказательств вины — 99,99% вины (вне всяких сомнений), но может стоять на позициях среднего уровня —75% вины (убедительное доказательство) или низшего уровня сбора доказательств —51% (преобладание улик). Присутствует и практика бездоказательного принуждения работника к увольнению. Росту лояльности персонала компании и сплоченности коллектива будет способствовать высший стандарт проведения расследования, гарантирующий справедливость наказания и непредвзятость оценок.
Статьей 76 Трудового кодекса РФ оговариваются условия отстранения сотрудника от работы:возникновение у работодателя в силу тех или иных причин сомнений в возможности качественного и безопасного исполнения работником своих трудовых обязанностей (если он в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, не прошел инструктаж по технике безопасности и обязательный медосмотр, имеет медицинские противопоказания для данной работы) либо отстраняется от работы по требованию органов и должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. Подозрение в незаконных действиях и мошенничестве, согласно ТК РФ, к таким условиям не относятся. Следовательно, в период проведения служебного расследования сотрудник не может быть отстранен от работы или подвергаться временному задержанию. Более того, работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Поэтому во избежание подобных проблем компании предпочитают привлекать провинившихся к материальной или дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения либо уволить по п. 6 или 7 ст. 81 ТК РФ по мотиву утраты к нему доверия со стороны работодателя. С другой стороны, выбор такой формы, как служебное расследование, говорит о недостаточной уверенности работодателя в виновности служащего. Поэтому, применив столь радикальные меры, можно потерять преданного работника.
Результаты служебного расследованияоформляются справкой, рапортом, докладной запиской или устным докладом руководителю. Рассмотрев материалы расследования, он вправе:
• вообще не реагировать на проступок, признав подозреваемого невиновным;
• ограничиться напоминанием о необходимости выполнять обязанности;
• вынести устное (за мелкое нарушение дисциплины, хранится в личном деле шесть месяцев, теряет силу и удаляется), письменное (за повторное мелкое или серьезное нарушение, действует девять месяцев) или последнее письменное (за повторные нарушения или серьезный первый проступок, действует 12 месяцев) предупреждение;
• вынести замечание;
• дать строгое указание;
• направить материал на рассмотрение в общественные организации (суды чести, профсоюзный комитет, студенческий совет);
• вынести выговор;
• направить материалы вышестоящему руководителю;
• временно отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ);
• направить материалы в правовые органы;
• уволить по соответствующим основаниям (ст. 81 ТК РФ).
К экстраординарной дисциплинарной санкции относится увольнение без предупреждения и без выплаты выходного пособия. Такая санкция применяется к серьезным нарушениям: кража, обман, фальсификация документов, разглашение конфиденциальной информации, отказ выполнять законное распоряжение руководителя, насильственные действия против сослуживцев, взятки от клиентов и т. п.
Дисциплинарное слушание стенографируется, стенограмма хранится в личном деле работника, а копия передается ему. Работник вправе обжаловать вынесенную против него дисциплинарную санкцию, направив жалобу в кадровую службу в течение пяти дней после вынесения взыскания. Апелляция рассматривается руководителем кадровой службы, и его решение в письменном виде сообщается работнику. Это решение завершает дисциплинарную процедуру.
Важно использовать состоявшееся расследование и его результаты для профилактики будущих правонарушений сотрудников.С этой целью необходимо:
1) довести до участников и объяснить результаты расследования. Очень важным является чувство справедливости принятого решения. Особенно подробно следует разъяснить результаты расследования и принятое решение виновному сотруднику;
2) мера наказания должна соответствовать тяжести совершенного проступка. Следует учитывать и смягчающие вину обстоятельства (возраст, неопытность, совершение проступка впервые, искреннее раскаянье и т. п.);
3) даже если расследование закончилось безрезультатно, следует довести до обвиняемого позицию компании в области решения подобных расследований и наказания нарушителей для профилактики нарушений в будущем.
Конкретизация дисциплинарные проступков и регламентация наказаний за них исходя из четко расписанной и справедливой процедуры внутреннего служебного расследования призваны усилить чувство ответственности сотрудников и повысить их лояльность к компании, стоящей на позиции защиты их интересов.
КЕЙС.
НЕПРОСТЫЕ ВОПРОСЫ СОТРУДНИКОВ
Представьте, что вы менеджер по персоналу одной из крупнейших международных корпорации и сотрудники этой корпорации обращаются к вам с рядом вопросов, приводимых ниже. Как лучше ответить на эти вопросы, с тем чтобы поднять трудовую мотивацию работников? (Вопросы взяты из «Деловых норм» одной из международных компаний.)
1. Я несу ответственность за безопасность при найме сотрудников через внешние агентства по трудоустройству. Во время отпуска я получил подарок от одного из этих агентств. Могу ли я оставить его у себя?
2.В мой отдел недавно взяли на работу инженера из одной из конкурирующих с нами компаний. Можно ли использовать ее как источник информации о конкуренте, например о планах конкурента по созданию новой продукции?
3. У нас с супругом небольшое дело в области графического искусства. То, что я делаю в связи с этим бизнесом, никак не связано с моей работой в нашей компании. Я уверена, что смогу доставить компании превосходную продукцию по сниженной цене. Могу ли я одновременно быть сотрудником нашей компании и продавцом?
4. Могу ли я продавать продукцию или услуги, разработкой которых занимаюсь в свое свободное время?
5. Как я могу понять; является ли информация конфиденциальной, если она не отмечается как таковая?
6. У меня дома произошел несчастный случай, могу ли я пользоваться телефоном компании или должен найти платный телефон?
7. Могу ли я сообщить о предполагаемых или фактических нарушениях закона или других областей этики бизнеса, не называя себя?