РАЗРАБОТКА ОТЧЕТОВ В СРЕДЕ MS ACCESS

Пятая лабораторная работа посвящена методам вывода информации в СУБД MS Access. Целью работы является выработка практических навыков создания отчетов в среде MS Access.

Теоретический материал

Таблицы, созданные в предыдущих лабораторных работах обеспечивают хранение информации в базе данных. Но от пользователя, как правило, нельзя требовать владения технологиями баз данных. Одним из методов представления пользователю результатов обработки данных является реализованный в ряде СУБД механизм отчетов.

Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Задание

Используя существующий в СУБД MS Access механизм создания отчетов, обеспечить вывод на экран и на печать информации из запроса, созданного в лабораторной работе №4. Данные упорядочить.

Порядок выполнения работы

Создать запрос к базе данных. Можно использовать запрос, созданный в предыдущей работе.

Указание: для решения задачи выполните следующие действия.

В окне БД: Запросы/Создать/Конструктор.
Добавить необходимые таблицы.
Указать поля и таблицы.
В строке "Вывод на экран" поставить флажки в нужных полях
В строке "Сортировка" установить типы сортировки в тех полях, где это необходимо.
Щелкнуть на кнопке Запуск (<!>) Панели инструментов и просмотреть результат работы запроса.
Сохранить запрос.

Создать (в режиме Конструктора) отчет на основе запроса, созданного в пункте 1.

Указание: для решения задачи выполните следующие действия.

В окне БД: Отчеты/Создать/Конструктор.
Выбрать запрос в качестве основы для отчета.
Установить параметры страницы для отчета (в меню Файл/Параметры страницы): на вкладке Страница ориентация листа - книжная, размер А4; на вкладке Поля размеры левого и правого полей - 10 мм; на вкладке Столбцы количество столбцов - 1, ширина столбца - 18 см, высота - 3 см.
Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке.
Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета (в меню Вид Заголовок/примечание отчета).
Создать заголовок отчета:

§ на Панели элементов щелкнуть на кнопке Поле;

§ вставить поле в область заголовка отчета, сместить правую часть поля как можно ближе к правому краю области заголовка;

§ в левой части поля ввести текст заголовка, в правой части поля ввести формулу, выводящую текущую дату =date();

§ просмотреть результат работы (кнопка Предварительный просмотр на Панели инструментов).

Перетащить поля (в нашем примере Adress и Nom) из таблицы в область данных.
Перенести подписи связанных полей в область верхнего колонтитула (при помощи операций Вырезать, Вставить).
Разместить подписи связанных полей в области колонтитула и поля в области данных. Отформатировать поля. Просмотреть результат.
Определить поля для группировки и сортировки:

§ на Панели инструментов - кнопка "Сортировка и группировка";

§ в окне "Сортировка и группировка" выбрать поле Adress;

§ для поля Adress: группировка - по полному значению, сортировка - по возрастанию, Заголовок группы - да, Примечание группы - да; для поля Закрыть окно "Сортировка и группировка".

Создать заголовок группы "Список книг, выданных студенту" (далее должна следовать конкретная фамилия):

§ выделить область заголовка группы;

§ из окна Список полей перетащить поле Adress в область заголовка группы;

§ сдвинуть левую часть поля влево, а правую часть поля вправо;

§ в левой части поля ввести текст "Данные о поставщиках";

§ просмотреть результат работы.

Создать нижний колонтитул, содержащий номер страницы отчета:

§ вставить поле в область нижнего колонтитула;

§ в левой части поля ввести текст "Страница", в правой части поля ввести формулу, отображающую текущую страницу =Page;

§ просмотреть результат работы.

Сохранить отчет.

Содержание отчёта

титульный лист
задание
распечатки экрана СУБД MS Access, показывающие:

исходную таблицу
исходный запрос
окно конструктора отчетов

· готовый отчет

Лабораторная работа №6