Использование стандартных списков

Модуль 2.4. Автоматический ввод данных

Цель модуля: изучение способов автоматического ввода данных..

В Excel существует несколько способов автоматизировать ввод данных: автоматический ввод, автозаполнение, автозамена. Также в Excel широко применяется такое средство, как назначение имени ячейкам и диапазонам ячеек, и затем использование этих имен в формулах.

Использование автозавершения

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением.

Средства автоматического ввода просматривает содержимое активного столбца и пытается предугадать, какие данные вы собираетесь ввести.

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе отображается в ячейке и недостающая часть записи может быть введена автоматически. Для этого достаточно нажать клавишу Enter.

Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжать ввод данных. Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Для ввода данных, уже имеющихся в ячейках данного столбца, можно выделить ячейку и нажать комбинацию клавиш Alt + или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка. В результате в ячейке откроется своеобразный раскрывающийся список , в котором отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Необходимую для ввода запись можно выбрать щелчком мыши или перевести выделение клавишами клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Следует отметить, что и автозавершение и выбор из списка эффективно работают только при условии, что данные в ячейках столбца составляют непрерывный ряд, а заполняемая ячейка находится непосредственно под ними. Если в ряде данных есть пустые ячейки, то будут использоваться только записи, расположенные ниже последней пустой ячейки.

Если заполняемая ячейка находится ниже любой пустой ячейки, то воспользоваться возможностью автозавершения не удастся.

Использование стандартных списков

Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов данных (дни недели, месяцы). Для этого используются готовые стандартные списки, хранящиеся в Excel.

Задание 1. Использование готовых списков Excel.

1. Откройте книгу Упражнения из своей личной папки.

2. Создайте лист с именем Упр.5.

3. В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда, например, слово Понедельник (рис. 4.1).

Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Суббота
Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб
Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
Янв	Фев	Мар	Апр	Май	Июн

Рис. 4.1. Примеры готовых списков Excel

4. Выделите ячейку.

5. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного креста (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Вид маркера заполнения

6. При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений.

7. Повторяя пп.3-6, заполните ячейки, как показано на рис. 4.1.