Контроль и регулирование проекта
Цели системы контроля исполнения проекта.Все основные элементы проекта должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фак-
Глава 19. Основы управления нефтегазостроителышми проектами 695
тических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.
Основные принципы построения эффективной системы контроля включают в себя:
• четкие планы;
• ясную систему отчетности;
• эффективную систему анализа фактических показателей и тен
денций;
• эффективную систему реагирования.
Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пересмотр плана.
В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики — время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.
В процессе контроля можно выделить три основных шага:
• отслеживание фактического состояния работ — сбор и докумен
тирование фактических данных;
• анализ результатов и измерение прогресса — оценка текущего
состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запла
нированными;
• корректирующие действия — планирование и осуществление
действий, направленных на выполнение работ в соответствии
с планом или минимизацию несоответствий.
Отслеживание фактического выполнения работ.Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.
696
Часть V. Управление нефтегазостроительными проектами
Существует два основных метода контроля фактического выполнения: «простой контроль» и «детальный контроль».
Метод простого контроля также называют методом «0—100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существует только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.
Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.
Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредоточивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.
Измерение прогресса и анализ результатов.Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям:
• время;
• стоимость;
• качество;
• организация проекта;
• содержание работ.
С момента начала реализации проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.
Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на исходный план; по определению, исходный план является основанием для измерения прогресса. Исходный план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах. Однако фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихся на действительных данных.
После получения первого же отчета с фактическими данными получается два графика работ: исходный график и текущий график,
Глава 19. Основы управления нефтегазостроительными проектами 697
включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.
Отметим, что отчет по проценту завершения часто не дает разработчику полезной информации по прогрессу в работе — например, как в случае работ, которые достигли 90% завершенности, а затем оставшаяся часть работ выполняется в течение 50% или более от общего времени их выполнения. С другой стороны, отчет по выполненной продолжительности дает возможность оценить время, затраченное на выполнение работы, но не рассматривает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Для обеспечения полноценной поддержки принятия решений разработчик должен использовать комплекс методов и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимой информацией.
Используются следующие методы и направления анализа и контроля:
• предсказание сроков окончания работ;
• выполнение и потраченное время;
• пересмотр оценок длительностей работ;
• определение причин задержек;
• оценка стоимости выполнения и предсказание стоимости про
екта.
Данные подходы позволяют получить более точную картину состояния дел по проекту и предоставить ее высшему руководству и заказчику.
Корректирующие действия.Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Действия по восстановлению контроля над проектом рекомендуется также тщательно планировать.
Существует пять основных возможных направлений действий в случае отклонения проекта от плана:
• найти альтернативное решение;
• произвести пересмотр стоимости;
• осуществить пересмотр сроков;
• пересмотреть содержания работ;
• принять решение о прекращении проекта.