При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов. 12 страница
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно: • проверяется наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;
• уточняется наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;
• уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.
Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает:
• сортировку почты по корреспондентам;
• упаковку и оформление почтового отправления;
• передачу корреспонденции в отделение связи.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Оформление и отправление служебных телеграмм должны осуществляться в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.
5.5. ПОДСЧЕТ И ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Для государственных учреждения обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов. Подсчет документооборота ведется в целях определения:
• условного объема обрабатываемой документной информации;
• интенсивности труда сотрудников;
• составления Табеля документов;
• планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления;
• определения технологической оснащенности процессов работы с документами;
• сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов. Нормативно-методическими документами по организации до-
кументационного обеспечения управления, как правило, рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий: 34/т.
При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:
• сведения об объеме документооборота, как правило, занижаются из-за несовершенной методики их сбора;
• сами по себе данные о количестве документов не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;
• сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задачи, включающая установление цели сбора сведений, длительности анализируемого временного интервала, глубины (детализации) проведения подсчета, направлений использования собранных данных.
Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.
Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.
Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единицы измерения, временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления организации и служат целям проектирования рациональной системы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Оптимизация системы ДОУ основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:
• исключение возвратного движения документов;
• однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
• различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и другие следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, по телефону, исключая возвратное движение самих документов.
Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. в бумажном варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, поскольку большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах, табеле форм и т.д.), разрабатываемых службой ДОУ и компьютеризации и утверждаемых руководством организаций.
В технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.
Самостоятельные карты и схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности. Например, технологическая карта документирова 
ния заседания совета директоров фирмы включает целый ряд последовательных операций (табл. 5.2).
После утверждения руководителем технологические карты и графические схемы движения документов приобретают нормативную силу. Распространена и практика их включения в инструкции по организации документационного обеспечения управления.
Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, на основе этого подхода строятся технологии проектирования систем электронного документооборота (СЭД).
Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления; или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб граждан и др.
5.6. СТРУКТУРА БАЗ ДАННЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, поскольку, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.
Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:
• приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;
• приказы по кадрам — в отделе кадров;
• бухгалтерская документация — в бухгалтерии;
• учебная документация — в учебной части;
• переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.
Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
подпись И.О. Фамилия
Дата
Перечень документов, не регистрируемых в службе ДОУ
1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
3. Копии счетов на оплату.
4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Пригласительные билеты.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код
места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.
Индексом документов, формируемых в дела лишь по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213ит.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П, и др. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.
Формы регистрации документов. Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Журнальная форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный недостаток — невозможность систематизации записей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации:
• входящей корреспонденции (рис. 5.4);
• исходящей корреспонденции;
• входящих распорядительных документов от руководства;
• входящих телеграмм;
• исходящей переписки с руководством и т.д.
Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал возможно составлять и из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
Картотеки. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.
Некоторые ведомства в рамках своих полномочий рекомендуют типовые формы карточек подведомственным организациям, например Министерство образования и науки РФ рекомендовало для применения в вузах единый образец учетно-контрольной карточки. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Кар-
гаг
точки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.
Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, в службах ДОУ иногда применяют дополнительные рабочие таблицы — «шахматки» для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части такой таблицы проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода (рис. 5.5). Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.
После неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы в составе УСОРД в начале 1980-х гг. было признанно нецелесообразным добиваться введения единого, жестко регламентированного входного формата документной поисковой системы.
Проектирование входного формата компьютерной документной базы данных должно вестись в соответствии с применяемым в данной вычислительной системе программным обеспечением, выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, с учетом необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов.
Рис. 5.5. Образец экранного формата для компьютерной регистрации
корреспонденции
В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц (табл. 5.3).
5.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ
Цели контроля исполнения. Действенный контроль исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Уровни контроля за документацией. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Это контроль:
• своевременности исполнения поручений и документов;
• соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
• соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
• соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
• соответствия всех экземпляров на идентичность;
• включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.
Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов специального контрольного подразделения.
Основными задачами службы контроля в процессе контроля за исполнением документов являются:
• отслеживание хода и регистрация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное управленческое значение;
• обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя.
Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за их исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не так строг.
Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК), что показано на рис. 5.6.
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
1 2 3 4 5 В 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент
Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция
Отметка об исполнении Место хранения
Рис. 5.6. Образец контрольно-регистрационной карточки
Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.
Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 5.7). Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.
Возможны также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:
• задания последующих лет не реже одного раза в год;
• задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
• задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Рис. 5.7. Примерная форма напоминания об исполнении документов
Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:
С контроля снят.
Начальник группы контроля подпись Е.В. Некористова 24.07.2008
Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 5.8).
Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:
• 
общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
• количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
• задержки исполнения в рабочих днях;