Підготовка пакету документів
Після опису компетенцій готують атестаційні аркуші. Важливо чітко вказати порядок їх заповнення. Крім того, необхідно розробити форму документа "Індивідуальний план розвитку", що заповнюється за підсумками атестації з метою формалізації шляхів подальшого професійного росту співробітника, і підготувати його характеристику.
Індивідуальний план розвитку, як правило, включає кілька розділів (у дужках зазначені ті, хто їх заповнює):
1. Біографічні дані - ПІП, загальний стаж, термін роботи в компанії, кар'єрні переміщення (менеджер з персоналу).
2. Досягнення і цілі в роботі (співробітник, який атестується).
3. Шляхи досягнення цілей - власні сильні та слабкі сторони, питання, у яких співробітнику необхідно удосконалюватися, бажані варіанти навчання, самонавчання (співробітник, який атестується).
4. Контрольний лист. У ньому відбиваються: компетенції, які потрібно розвивати; намічувані заходи, плановий і фактичний терміни їх реалізації (лінійний керівник і менеджер з персоналу разом зі співробітником відділу заповнюють лист на атестаційній співбесіді).
Характеристику співробітника готує його безпосередній керівник: указує досягнення підлеглого, його сильні і слабкі сторони, області, у яких йому, на думку начальника, необхідно удосконалювати свої навички. Керівник може написати характеристику у вільній формі або заповнити стандартний бланк, що розробляє менеджер з персоналу.
4. Основні етапи атестації наступні:
– роз'яснювальна робота з учасниками атестації;
– вибір експертів;
– заповнення форм документів;
– самооцінка;
– оцінка керівника й експертів;
– обробка атестаційних аркушів;
– атестаційна співбесіда;
– заповнення контрольного листа індивідуального плану розвитку.
Роз'яснювальна робота з учасниками атестації. Має сенс провести презентацію, що містить наступний матеріал: ціль атестації, роз'яснення її методики, детальне опис компетенцій, за якими буде проведена оцінка, вказівка плюсів атестації для співробітника (можливість підвищення тарифного розряду і / або оплати праці, одержання зворотного зв'язку про роботу, подальший професійний розвиток тощо), графік атестаційних заходів (у т.ч. терміни заповнення і надання документів).
Вибір експертів. Як було зазначено вище, експерти - це зовнішні і внутрішні співробітники, яких можна назвати клієнтами співробітника, який атестується, споживачами результатів його праці. Для оцінки рекомендується залучати від двох до п'яти експертів. Дуже важливо, щоб співробітник вибрав їх сам. Швидше за все, ними стануть люди, чиєю думкою він дорожить, і тому результати атестації, з його погляду , будуть найбільш об'єктивними.
Заповнення форм документів. Керівник складає характеристику співробітника, який атестується. Той, у свою чергу, заповнює індивідуальний план розвитку.
Самооцінка. Співробітнику видається атестаційний лист, у якому він сам собі виставляє оцінки за всіма компетенціями. Після заповнення передає документ менеджеру з персоналу.
Оцінки керівника та експерта. Заповнені безпосереднім начальником і досвідченим фахівцем атестаційні аркуші передаються менеджеру з персоналу для обробки результатів.
Обробка заповнених атестаційних аркушів. Результати атестації зводяться в єдину таблицю і обчислюється середня оцінка. Ще до початку оцінного заходу визначається необхідна мінімальна кількість балів, що повинний набрати співробітник, який атестується для відповідності одній з категорій. Як правило, бали розраховуються окремо за трьома групами компетенцій - професійних, особистісних, корпоративних. На основі підрахованої оцінки приймається рішення про відповідність співробітника тій або іншій професійній категорії.
Підсумки атестації можна представити в графічному виді, це дозволяє наочно виділити ті компетенції, що співробітнику необхідно розвивати, щоб претендувати на перехід у наступну категорію.
Менеджер з персоналу також складає документ "Професійний портрет за підсумками атестації", у якому описує рівні всіх компетенцій співробітника (на основі їх середніх балів).
Результати атестації групи.Якщо в атестації беруть участь усі співробітники відділу і стоїть задача порівняльного аналізу індивідуальних результатів, то можна побудувати матрицю. Для цього використовуються бали, набрані за корпоративними компетенціями (відбивають лояльність співробітників), за професійними і особистісними (відбивають рівень професіоналізму).
Атестаційна співбесіда. Це найважливіший етап у всьому процесі атестації. Якщо вона проходить у компанії вперше, то менеджеру з персоналу дуже важливо навчити лінійних керівників тому, як проводити атестаційну співбесіду (цілі, теми, питання, висновки й ін.). Результати співробітника передаються йому за 2-3 дня до співбесіди, щоб він міг детально з ними ознайомитися. Під час бесіди обговорюються підсумки атестації, фактори, що сприяють і заважають професійному удосконаленню співробітника. Далі заповнюється контрольний лист індивідуального плану розвиткуна найближчі 6 місяців.
Інформаційні технології - сфера діяльності, що постійно змінюється, тому дуже важливо підтримувати в актуальному стані компетенції ІT-спеціалістів. Отже, крок, що випливає після атестації, - це реалізація індивідуальних планів розвитку, що після закінчення 6 місяців переглядаються, після чого розробляються заходи на наступні півроку. Таким чином, атестація дозволяє не тільки оцінити персонал, але і зв'язати цю процедуру в єдине ціле з такими управлінськими процесами, як мотивація, розвиток і навчання співробітників.