Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций
Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.
Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.
Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.
Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги, о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.
Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.
Таблица 1. Виды ПКО и хозяйственные операции
| № | Вид документа | Хозяйственные операции | Д | К |
| Оплата от покупателя | Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг | |||
| Прием розничной выручки | Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации | |||
| Возврат денежных средств подотчетником | Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации | |||
| Возврат денежных средств поставщиком | Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию | |||
| Получение наличных денежных средств в банке | Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____ | |||
| Расчеты по кредитам и займам с контрагентами | Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита | |||
| Прочий приход денежных средств | Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д. | |||
| В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы, выявленные излишки оприходованы в кассу | ||||
| Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д. |
Рассмотрим пример. В кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 2000 гривен.
Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер(рис.2).
Рис. 2. Окно Приходные кассовые ордера
В появившемся окне нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида операции документа (рис. 3).
Рис. 3. Окно Выбор вида операции документа
Для создаваемого ПКО выберем вид операции документа Получение наличных денежных средств в банке и нажмем кнопку ОК. Откроется форма ПКО, которую нужно заполнить (рис. 4).
Рис. 4. Приходный кассовый ордер, Получение наличных денежных средств в банке
Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 30 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС). Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать. На экране (рис. 5) отобразится печатная форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.
Рис. 5. Приходный кассовый ордер, печатная форма
Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.
Часто после того, как документ записан, возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении (кнопка 
Провести). Чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи нужно нажать на кнопку 
Проводки БУ. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рис. 6.
Рис. 6. Подробности о проведении документа
Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку в поле 
), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.