РЕВИЗИЯ ЦЕННОСТЕЙ
11.1. Ревизия ценностей, находящихся в кладовой (хранилище), и проверка порядка их хранения проводятся:
ежегодно по состоянию на 1 января нового года;
не реже одного раза в квартал (внезапная ревизия);
при смене руководителя банка, учреждения банка, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей;
при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей;
в других случаях – по распоряжению Председателя Правления банка, начальника филиала-областного (Минского) управлений.
11.2. Ревизия ценностей проводится составом лиц не менее трех человек (один из которых является руководителем ревизии), назначаемых приказом по учреждению банка. К проведению ревизии ценностей привлекаются подготовленные работники, не связанные с выполнением операций с ценностями, от которых приняты зачеты по знанию требований Инструкции № 211 [1], настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка по организации работы с ценностями.
11.3. Допускается ревизию ценностей (включая на 1 января) отделений, операционных отделов со штатной численностью не более пяти человек проводить одним представителем учреждения банка, назначенным приказом по учреждению банка.
В отделении, операционном отделе со штатной численностью шесть и более человек допускается проведение ревизии ценностей по состоянию на 1 января комиссией составом лиц не менее трех человек, назначенной приказом по учреждению банка, в которую входит один представитель учреждения банка и работники отделения, операционного отдела, не выполняющие в день проведения ревизии операций с ценностями.
11.4. Ответственность за правильную организацию и выполнение установленных правил проведения ревизий ценностей несет руководитель учреждения банка и руководитель ревизии.
11.5. Проведение ежеквартальных ревизий ценностей планируется таким образом, чтобы соблюдался фактор внезапности.
Ежеквартальная ревизия ценностей может не проводиться в следующих случаях:
когда в данном квартале была проведена ревизия ценностей работниками центрального аппарата банка, филиала-областного (Минского) управления;
когда в данном квартале была уже проведена ревизия ценностей при смене руководителя учреждения банка, главного бухгалтера или лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей.
11.6. Ревизия ценностей операционной кассы учреждения банка проводится в присутствии лиц, ответственных за сохранность ценностей.
При проведении ревизии ценностей в отсутствие одного из лиц, ответственных за сохранность ценностей, об этом делается отметка в акте ревизии ценностей за подписями всех участников ревизии ценностей. До окончания ревизии ценностей подпись за остатки ценностей, отраженные в книге учета ф. 119, книге учета ф. 007, учиняет лицо, ответственное за сохранность ценностей, которое присутствует при проведении ревизии.
11.7. Проводимые ревизии ценностей не должны нарушать обычный ход операций учреждений банка, подразделений учреждения банка.
Ревизия ценностей проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность сокрытия хищений и недостач ценностей.
Приступив к ревизии ценностей, ее руководитель опечатывает своей печатью (одноразовым пломбирующим материалом) все кладовые (хранилища) независимо от наличия в них ценностей на момент начала ревизии и берет под свой контроль все ценности.
Также выясняет, не имеется ли денежной наличности и других ценностей, а также сумок с ценностями в вечерней кассе и под ответственностью кассовых работников (инкассаторов), и при наличии – члены ревизии производят их обревизование наряду с другими ценностями.
Невскрытые сумки, находящиеся в вечерней кассе, сверяются комиссией с данными препроводительных ведомостей, журналов учета ф. 143, справок ф. 145, явочных карточек ф. 111.
Сумки с ценностями, находящиеся под ответственностью кассовых работников (инкассаторов), проверяются членами ревизии по надписям на ярлыках к ним, номера сумок сверяются с номерами, указанными в препроводительных ведомостях к сумкам.
При выявлении сумок, имеющих повреждения, с нарушенными пломбами и печатями либо с пломбами и печатями, не соответствующими образцам, сумки вскрываются членами ревизии и находящиеся в них ценности пересчитываются полистно.
До полного обревизования всех ценностей доступ лиц, ответственных за сохранность ценностей, в кладовую разрешается лишь в присутствии руководителя ревизии, причем вложение или изъятие ценностей в этот период производится под его контролем. В тех случаях, когда одновременно в один прием не могут быть обревизованы все ценности, руководитель ревизии после окончания рабочего дня вместе с лицами, ответственными за сохранность ценностей, производит опечатывание кладовой и сдачу ее под централизованную охрану. При опечатывании кладовой сургучом печать руководителя ревизии накладывается на дощечке выше печатей лиц, ответственных за сохранность ценностей. При опечатывании кладовой одноразовым пломбирующим материалом руководителю ревизии не требуется дополнительно опечатывать кладовую одноразовым пломбирующим материалом.
11.8. Если кладовая оборудована специальными сертифицированными бронированными дверями с кодовыми замками и не опечатывается при сдаче ее под охрану, руководитель ревизии ценностей может опечатать своей печатью (одноразовым пломбирующим материалом) все стеллажи, контейнеры, шкафы и сейфы, находящиеся в кладовой, или пользоваться кодом замка на период ревизии. При сдаче кладовой под охрану руководитель ревизии ценностей расписывается в контрольном журнале или журнале сдачи под охрану (из‑под охраны) ф. 008 вместе с лицами, ответственными за сохранность ценностей.
11.9. При ревизии ценностей, связанной со сменой (временной сменой) лиц, ответственных за сохранность ценностей, подписи за остатки ценностей в книге учета ф. 119, книге учета ф. 007 производятся лицами, сдающими ценности, до окончательной их проверки и подписания акта.
11.10. Ревизия ценностей производится в следующем порядке:
наличные белорусские рубли и иностранная валюта проверяются членами ревизионной комиссии по пачкам, корешкам и надписям на накладках, монеты, расфасованные в упаковки, – по надписям на упаковках, а не упакованные в пачки (упаковки) – полистно (поштучно);
ценные бумаги, упакованные по их видам в пачки, проверяются по надписям на накладках;
бланки строгой отчетности, в том числе бланки ценных бумаг, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяются по надписям на накладках. Бланки строгой отчетности в дефектной упаковке проверяются полистно;
драгоценные металлы проверяются в порядке, изложенном в разделе 6 Порядка № 18.10 [18];
драгоценные камни проверяются в порядке, изложенном в разделе 5 Инструкции № 138.7 [19];
памятные монеты Национального банка Республики Беларусь, монеты из драгоценных металлов иностранных государств, имеющие нумизматическую ценность, – по надписям на ярлыках;
иные ценности, упакованные в пачки, проверяются по надписям на накладках, а не упакованные в пачки – полистно (поштучно).
Наличные белорусские рубли и иностранная валюта в поврежденной упаковке, пачках с неправильно оформленными накладками, сборных пачках пересчитываются полистно (поштучно). Выдача ценностей кассовым работникам для полистного (поштучного) пересчета и ее обратный прием осуществляются в соответствии с требованиями пунктов 3.1, 3.2 настоящей Инструкции.
11.11. При проведении ревизии ценностей, связанной со сменой руководителя банка, учреждения банка, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей; при ревизии финансово-хозяйственной деятельности учреждения банка; при закрытии филиала и создании на его базе ЦБУ производится сплошной полистный пересчет денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте, находящейся в кладовой (хранилище), пересчет остальных ценностей допускается производить выборочным полистным (поштучным) пересчетом.
11.12. Допускается при проведении ежеквартальной (внезапной) ревизии не производить пересчет ценностей по пачкам, корешкам, надписям на накладках, которые более 3 месяцев находятся без движения в кладовой (хранилище), при условии, что данные ценности хранятся в закрытых на ключ и опечатанных одноразовым пломбирующим материалом сейфах (стеллажах, металлических шкафах, контейнерах).
Пересчет ценностей производится по ярлыкам, навешенным на сейфы (стеллажи, металлические шкафы, контейнеры), на которых указываются наименование учреждения банка (подразделения учреждения банк), номер одноразового пломбирующего материала, которым опечатаны сейфы (стеллажи, металлические шкафы, контейнеры), наименование ценностей, сумма ценностей по номиналу или в условной оценке, их количество и общая сумма, дата опечатывания сейфов (стеллажей, металлических шкафов, контейнеров), код лиц, ответственных за сохранность ценностей. В акте ревизии учиняется запись о том, что данные ценности пересчитаны по надписям на ярлыках.
Выборочный полистный пересчет указанных ценностей производится:
ежегодно по состоянию на 1 января нового года;
при увольнении лица (лиц), осуществлявшего(их) закрытие сейфа (стеллажей, металлических шкафов, контейнеров) и оформлявшего(их) ярлыки к ним;
в иных случаях по распоряжению руководителя учреждения банка.
11.13. Полистный пересчет ценностей осуществляется кассовым работником в присутствии одного из членов ревизии.
Ревизующий, передавая кассовому работнику банкноты для полистного пересчета, предварительно снимает с корешка бандероль и оставляет ее у себя вместе с частью банкнот для контроля. Кассовый работник, пересчитав ценности, сообщает ее сумму или количество банкнот, к которым ревизующий прибавляет сумму денежной наличности или количество банкнот (листов), оставленных для контроля, и полученный итог сопоставляет с данными бандероли.
При совпадении общей суммы (количества банкнот) оставленные у ревизующего банкноты передаются кассиру для пересчета и формирования корешка в соответствии с требованиями раздела 7 настоящей Инструкции. При несоответствии общей суммы (количества банкнот) ценности должны быть пересчитаны ревизующим, после чего вновь пересчитаны и обандеролены в соответствии с требованиями раздела 7 настоящей Инструкции. Бандероли, верхняя накладка и полиэтиленовый пакет с оттиском клише (обвязка с несрезанной пломбой) от вскрытой пачки должны оставаться у ревизующего до полного пересчета всех ценностей, находящейся в пачке.
При проведении пересчета ревизующий должен обращать особое внимание на следующие возможные нарушения: недостача или излишек банкнот (листов) в корешке; наличие в пачке банкнот других достоинств; на сортировку денежной наличности на годную к обращению и ветхую; соблюдение правил формирования, упаковки ценностей.
Подвергнутые полистному пересчету ценности упаковываются кассовым работником, осуществлявшим ее пересчет, в соответствии с требованиями раздела 7 настоящей Инструкции. На бандеролях и с правой стороны верхней накладки пачки проставляется штамп «Контрольный пересчет».
При обнаружении в ходе ревизии (проверки) ценностей недостачи или излишка ценностей работники учреждения банка руководствуются требованиями, изложенными в Методике № 9.7 [5]. Все пачки, сформированные кассовым работником, у которого обнаружены недостача или излишек, подлежат полистному пересчету.
Возмещение ущерба, причиненного учреждению банка, производится в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
После пересчета ценностей, находящихся в кладовой (хранилище), ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книги учета ф. 119, книги учета ф. 007 (итогами операционного дня, итогами операционного дня по ценностям) и ежедневного баланса, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в кладовую (хранилище).
Документы, не проведенные по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка операционной кассы не принимаются и считаются недостачей.
11.14. О произведенной ревизии в кладовой (хранилище) по состоянию на 1 января нового года; ежеквартальной; при смене руководителя учреждения банка, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей; при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей, составляется акт ревизии ценностей за подписями всех работников, проводивших ее, и лиц, ответственных за сохранность ценностей.
11.15. Порядок и сроки составления акта ревизии ценностей, находящихся в хранилище отделения, операционного отдела.
В случае когда при проведении ревизии ценностей, находящихся в хранилище отделения, операционного отдела отсутствует возможность сверить на месте остаток ценностей с данными бухгалтерского учета, в акте ревизии ценностей графа «Наличие по данным бухгалтерского учета» не заполняется. Акт подписывается членами ревизии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, присутствующими при проведении ревизии ценностей. При этом перед подписями производится запись: «Фактическое количество ценностей сверено с итогами операционного дня». Не позднее следующего рабочего дня в учреждении банка производится сверка с данными бухгалтерского учета с заполнением в акте ревизии ценностей графы «Наличие по данным бухгалтерского учета». На акте ревизии ценностей на первой странице производится запись: «С данными бухгалтерского учета сверено, расхождений не установлено (либо установлена недостача, излишек)», проставляются дата проведения сверки с данными бухгалтерского учета и подпись руководителя ревизии (одного из членов ревизии), производившего сверку.
Дата составления акта ревизии ценностей – рабочий день проведения ревизии ценностей в отделении, операционном отделе.
11.15.1. Ревизия ценностей в отделении, не имеющем хранилища (сумка с ценностями сдается на хранение в учреждение банка с последующей доставкой) производится ежеквартально одним или несколькими представителями учреждения банка, назначенными приказом по учреждению банка. О проведенной ревизии составляется акт ревизии ценностей за подписями всех работников, проводивших ее, и лиц, ответственных за сохранность ценностей.
11.16. Служба кассовой работы учреждений банка не реже одного раза в полугодие проводит проверку остатков денежной наличности в кассетах банкомата, находящихся в кладовой (хранилище) и под ответственностью кассовых работников. Результаты проверки оформляются актом проверки денежной наличности в кассетах банкомата, предназначенных для загрузки в банкомат филиала (ЦБУ, отделения) № __ (приложение 11 к настоящей Инструкции).
В период проверки проверяется:
соответствие сумм денежной наличности в кассетах банкомата суммам, указанным в распоряжении на подкрепление денежной наличностью банкоматов, в заявке на загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, на ярлыках к кассетам;
соблюдение правил выгрузки (загрузки) денежной наличности из (в) кассет(ы) банкомата.
При обнаружении недостач (излишков), установленных при проведении проверки соответствия сумм денежной наличности в кассетах банкомата, производится пересчет денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте, находящейся в кладовой (хранилище).
11.17. При ревизии финансово-хозяйственной деятельности учреждения банка в обязательном порядке производится ревизия ценностей, находящихся в банкоматах, которые загружаются и обслуживаются учреждением банка и подразделениями данного учреждения банка. Результаты ревизии оформляются актом ревизии денежной наличности в кассетах, выгруженных из банкомата филиала (ЦБУ, отделения) № __ (приложение 12 к настоящей Инструкции).
В случае когда в справке о показаниях счетчиков банкомата отражены не все данные или распечатать ее не представляется возможным по причине неисправности принтера банкомата, для устранения которой требуется вмешательство сервисной службы, оператором банкомата составляется акт учета неисправностей при обслуживании банкомата. При этом таблица раздела I и графа «Показания счетчика банкомата» таблицы раздела II акта ревизии денежной наличности в кассетах, выгруженных из банкомата филиала (ЦБУ, отделения) № __ (приложение 12 к настоящей Инструкции), не заполняются, а делается ссылка на акт учета неисправностей при обслуживании банкомата. Ревизующими производится сверка данных, указанных в заявке на загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, на ярлыках к кассетам банкомата, а также осуществляется сверка остатков по счетам, предназначенным для учета наличных денежных средств, находящихся в банкоматах (далее – счет 1040), согласно требованиям раздела 5 Правил № 66.4 [10] и сопоставляется с данными фактического пересчета ценностей.
В случае расхождения данных фактического наличия ценностей, находящихся в кассетах, со счетом 1040 заполняются графы «недостачи», «излишки» раздела II акта ревизии денежной наличности в кассетах. Не позднее следующего рабочего дня в расчетный центр пластиковых карточек направляется запрос о выяснении причин недостач (излишков), который, в свою очередь, не позднее следующего рабочего дня после получения запроса направляет информацию в банковский процессинговый центр для получения заключения о причинах недостач (излишков).
11.18. Помимо ревизий ценностей, осуществляются проверки всех участков кассовой работы, состояния охраны и сигнализации, соблюдения пропускного режима, наличия ключей, печатей, одноразовых пломбирующих материалов, штампов, пломбиров, нумераторов, правильности оформления, брошюрования и хранения кассовых документов.
Периодичность проверок и состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются руководителем (заместителем руководителя) учреждения банка.
Все произведенные проверки регистрируются в книге регистрации проверок (приложение 13 к настоящей Инструкции). При установлении в ходе проверки нарушений и замечаний в графе «Результаты проверки» делается ссылка на акт проверки.
11.19. Руководитель учреждения банка (заместитель руководителя, направляющий деятельность службы кассовой работы) обязан в течение 5 рабочих дней рассматривать результаты произведенных ревизий и проверок и принимать меры к устранению выявленных недостатков.
Акты ревизий ценностей операционной кассы, находящихся в кладовой учреждения банка, хранятся в течение одного года у главного бухгалтера (в ОПЕРУ – у руководителя ОПЕРУ); акты ревизий ценностей, находящихся в хранилище отделения, операционного отдела, хранятся в службе кассовой работы, в ЦБУ, не имеющем службу кассовой работы, – у лица, назначенного приказом по ЦБУ, в соответствии с номенклатурой дел, а затем передаются в архив.
11.20. При установлении в учреждении банка, подразделении учреждения банка грубых нарушений в кассовой работе, повлекших за собой утерю, хищение или недостачу (излишки) ценностей, руководитель учреждения банка обязан немедленно организовать проведение служебного расследования, принять меры по взысканию с виновных лиц причиненного учреждению банка ущерба и привлечения их к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Информация по данным фактам представляется в филиал-областное (Минское) управление, в департаменты по работе с ценностями и безопасности в сроки, оговоренные в Методике № 9.7 [5].
Департамент по работе с ценностями представляет информацию по операционным рискам за отчетный месяц в управление контроля и оценки банковских рисков в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банка.