Документальное оформление операций, связанных с получением и выдачей наличных денежных средств
При проверке необходимо убедиться, что все кассовые приходные и расходные ордера и другие документы заполнены чернилами четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются); погашены путем наложения штампов "получено" или "оплачено" с указанием даты и подписаны кассиром.
Кассовые приходные и расходные документы имеют раздельную порядковую нумерацию. Пропуск номеров, обнаруженный при проверке, может свидетельствовать о случаях уничтожения документов с целью сокрытия злоупотреблений, поэтому каждый такой случай подлежит тщательной проверке. Эти факты также можно выявить по данным журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, в которых бухгалтерия регистрирует выписанные и переданные для исполнения в кассу документы. При выдаче денежных средств по доверенности проверяется, есть ли в ведомости соответствующая запись, приложена ли к ведомости сама доверенность. Особенно внимательно необходимо проверять достоверность подписей руководителя, кассира и получателей средств.
Если по истечении трех дней заработная плата, пособия, стипендии из кассы не выплачены, необходимо проверить правильность депонирования таких денежных средств. В платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий сотрудников, не получивших денежных средств, должен стоять штамп (либо написано от руки) "депонировано". Далее ревизор проверяет наличие составленного реестра депонированных сумм и надписи в конце ведомости о фактически выплаченных и депонированных суммах. Необходимо убедиться, что депонированные суммы сданы в обслуживающий банк.
Все поступления и выдачи наличных денежных средств учреждения учитываются в кассовой книге. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копированную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его заменяющего. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
В современных условиях кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Оба документа должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
В процессе ревизии нужно проверить, не совмещали ли выполнение обязанностей кассира бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, осуществляющие учет кассовых и банковских операций или связанные с учетом расчетов с рабочими и служащими, разными дебиторами и кредиторами и др.
При проверке достоверности проведенных денежных операций встречаются, например, такие злоупотребления:
оплачены фиктивные счета или документы, изъятые из архива прошлых периодов, и использованы вторично;
подделаны подписи получателей денежных средств;
изменен текст документов, оттисков печати, штампа;
включены в платежные документы вымышленные лица;
увеличена сумма по ведомостям на выплату заработной платы, отпускных, премий;
не оприходованы денежные средства, полученные кассиром по чекам в банке, выручка от продажи материалов, оплата оказанных услуг и т.п.
Следует выборочно проверить, все ли внесенные в платежные ведомости лица являются работниками ревизуемого учреждения, нет ли среди них подставных лиц. Такие факты можно обнаружить, сопоставляя фамилии лиц, внесенных в ведомости, с данными учета личного состава, табелей и других документов.
Правильность сумм, выплачиваемых отдельным лицам, и итога по платежной ведомости в целом проверяется путем сличения этих данных с соответствующими данными расчетной ведомости. Если в расчетной ведомости указан общий итог без подразделения по платежным ведомостям, то анализируется общая сумма всех платежных ведомостей за период. Правильность суммы итогов платежных ведомостей определяют путем прямого подсчета, а затем сверяют ее с итогом графы расчетной ведомости "К выдаче". При проверке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам (особенно депонентам) и достоверность их подписей, дописанные суммы, подчистки, не заверенные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п. Если у ревизора возникли сомнения, то нужно провести соответствующие встречные проверки, получить по интересующим вопросам объяснения у должностных лиц.