Особливості оформлення тексту документа
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує оформлення їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.
Текст –головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причини укладання документа, історія питання та ін.) У доказі розкривається суть питання. У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.
Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним.
Членування тексту на складові частини, графічне розмежування частин, а також використання заголовків, нумерації та ін. називають рубрикацією.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом абзац позначається також частина тексту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід від одної думки до іншої.
Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквенною) нумерацією. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.
Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок – римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзацами відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, від його обсягу та складу.
Більші за абзац рубрики можуть набувати словесних найменувань (параграф §, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються.
Нова система нумерації застосовується у науково-технічній літературі й діловодстві. Це суто цифрова система нумерації частин тексту без словесних найменувань частин (розділ, пункт) і без заголовків до частин тексту.
Базується система на таких правилах:
1. кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям частина, розділ, пункт, підпункт, наділяється своїм номером;
2. номери позначаються лише арабськими цифрами;
3. номер кожної складової частини містить усі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так розділи нумеруються 1., 2., 3., (це – перший, другий, третій); підрозділи – 1.1., 1.2., 1.3., (перший підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2, 3.1.2., (другий пункт першого підрозділу першого розділу);
4. номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складається з однієї цифри (1) ;
5. на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.) ;
6. на третьому ступені – (1.3.5.)
Запитання для самоперевірки:
1.Що таке текст?
2.Що таке абзац?
3.На яких правилах базується система нумерації?