Учет и документооборот расходных кассовых операций
Для выдачи денежной наличности клиентам в течение банковского дня в банке создаются расходные кассы.
Выдача денежной наличности из кассы банка осуществляется по следующим документам:
- чекам из денежных чековых книжек;
- расходному ордеру;
- расходному кассовому ордеру.
Для совершения расходных операций кассир получает от заведующего операционной кассой под отчет необходимую сумму денежной наличности.
Все полученные в течение банковского дня под отчет суммы денежной наличности, количество и суммы расходных документов, а также остаток подотчетных сумм денежной наличности, сдаваемый им обратно под расписку заведующему операционной кассой, кассир записывает в книгу учета принятых и выданных ценностей или контрольный лист.
Денежные чеки и другие документы на получение денежной наличности клиенты банка предъявляют ответственным исполнителям, которые после соответствующей их проверки выдают лицу, получающему денежную наличность, контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в кассу.
Получив от ответственных исполнителей расходный кассовый документ кассир обязан:
- проверить наличие подписей ответственных исполнителей и лиц, имеющих право контрольной подписи, а также тождественность этих подписей имеющимся образцам;
- сверить сумму, проставленную на расходном кассовом документе цифрами, с суммой, указанной прописью;
- проверить, есть ли расписка в получении денежной наличности на расходном кассовом документе;
- проверить наличие данных документа, удостоверяющего личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство) получателя денежной наличности, на расходном кассовом документе (исключение составляют работники банка);
- подготовить сумму денежной наличности, указанную в расходном кассовом документе;
- вызвать получателя денежной наличности по номеру расходного кассового документа и спросить у него получаемую сумму;
- сверить номер контрольной марки или отрывного талона с номером на расходном кассовом документе и приклеить контрольную марку или талон соответственно к денежному чеку или ордеру;
- уточнить у получателя, будет ли он пересчитывать денежную наличность в присутствии работника банка, выдать ее получателю и подписать расходный кассовый документ.
В конце банковского дня кассир сверяет сумму денежной наличности, принятой под отчет, с суммой расходных кассовых документов и остатком денежной наличности, после чего составляет отчетную справку, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах ответственных исполнителей. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и ответственных исполнителей на справке кассира.
Остаток денежной наличности кассир вместе с расходными кассовыми документами за день и отчетной справкой сдает под расписку в книге учета принятых и выданных ценностей заведующему операционной кассой, который, проверив отчетную справку, подписывает ее и направляет в кассовые документы дня.
Банки могут производить предварительную подготовку денежной наличности по заявкам организаций, а также своих филиалов (отделений).
Предварительная подготовка и упаковка денежной наличности, предназначенной для выдачи организациям (предпринимателям), производится на основании полученных от них не менее чем за один рабочий день до дня выдачи денежных чеков, а филиалам (отделениям) банка – на основании письменных заявок.
Для упрощения процедуры получения денежной наличности клиентами банки устанавливают банкоматы.
Для обслуживания банкомата письменным распоряжением руководителя банка назначаются ответственные работники банка, за которыми закрепляются ключи от банкомата.
Ключи от кассет банкомата хранятся у заведующего операционной кассой и выдаются кассиру под роспись.
Подкрепление банкомата денежной наличностью (загрузка банкнот в кассеты) производится по мере необходимости на основании письменной заявки работника, ответственного за обслуживание банкомата.
Подготовка кассет с денежной наличностью для загрузки их в банкомат осуществляется специально выделенным кассиром, который получает необходимую денежную наличность от заведующего операционной кассой под расписку.
Загрузка банкнот в кассеты производится кассиром в соответствии с маркировкой каждой кассеты. Каждая загруженная кассета закрывается на ключ, пломбируется пломбиром работника, осуществившего вложение банкнот в кассету, в присутствии работника, осуществляющего контрольные функции. К кассете прикрепляется ярлык с проставлением на нем: номера банкомата, достоинства и количества банкнот, суммы вложения, даты, кода (именного штампа и подписи) работника, осуществившего вложение банкнот в кассету.
Кассеты, загруженные денежной наличностью, кассир возвращает заведующему операционной кассой под расписку.
Доставка кассет с денежной наличностью для загрузки их в банкомат производится инкассаторами.
Утром следующего рабочего дня заведующий операционной кассой выдает инкассатору предварительно подготовленные кассеты для загрузки их в банкомат под расписку в расходном кассовом ордере на перевозку денежной наличности.
Выгрузка кассет из банкомата и загрузка нового комплекта кассет производятся инкассатором и оператором банкомата.
Оператор выводит из банкомата распечатку о сумме денежной наличности, выданной клиентам из банкомата и находящейся в банкомате на момент вскрытия, и передает ее инкассатору.
Инкассатор изымает ранее установленный комплект кассет и устанавливает новые кассеты в кассетоприемники сейфа банкомата.
После введения оператором в банкомат данных о достоинстве банкнот и сумме денежной наличности, загруженной в кассеты, банкомат выдает распечатку, подтверждающую факт вложения денежной наличности.
Инкассатор передает заведующему операционной кассой изъятый из банкомата комплект кассет и распечаток банкомата о суммах денежной наличности, выданной клиентам из банкомата и находящейся в нем на момент изъятия кассет, а также при его загрузке.
Прием кассет от инкассаторов производится заведующим операционной кассой. Содержимое кассет пересчитывается и приходуется в кассу банка на основании приходного кассового ордера.
Подкрепление банкоматов отражается бухгалтерской проводкой:
Дебет 1040 «Денежные средства в банкоматах»; Кредит 1010.
Выдача наличных через банкомат отражается бухгалтерской проводкой:
Д-т 3802 «Расчеты по операциям с чеками и банковскими пластиковыми карточками»;
К-т 1040.
Списание средств со счетов клиентов:
Д-т 3014 «Текущие (расчетные) счета физических лиц»;
3114 «Карт-счета физических лиц»;
3414 «Срочные вклады (депозиты) физических лиц»;
К-т 3802.
Выдача наличных через кассу отражается проводкой:
Д-т 3014 «Текущие (расчетные) счета физических лиц»;
3404 «Вклады (депозиты) до востребования физических лиц»;
3414 «Срочные вклады (депозиты) физических лиц»;
К-т 1010