Описание объекта управления

Табл. 1. Общие сведения об объекте

История хладокомбината «Заречный» началась в 1961 г., когда в г. Горьком открылся новый холодильный комплекс (Государственное предприятие «Хладокомбинат № 2»). Основной функцией хладокомбината являлось обеспечение хранения скоропортящихся продуктов питания, а также хранение государственного резерва.

В эпоху перестройки предприятие перешло на хозрасчет. В 1989 г. в эксплуатацию была введена фабрика мороженого, ставшая одним из основных источников доходов для предприятия.

В 1993 году «Хладокомбинат № 2» был приватизирован в открытое акционерное общество Хладокомбинат «Заречный»

В настоящее время предприятие работает по нескольким основным направлениям:

- Производство и продажа мороженого из натурального сырья. Ассортимент предлагаемого мороженого очень обширен: это вафельные стаканчики, брикеты, мороженое в пластиковой упаковке, развесное мороженое, и многое другое. В начале сезона 2008г. была выпущена в продажу новая марка мороженого «Бао».

- Оптовая торговля продуктами глубокой заморозки (полуфабрикаты; мясо и субпродукты; замороженные овощи, ягоды и грибы).

- Хладокомбинат «Заречный» является крупнейшим в Нижнем Новгороде комплексом с полным циклом логистических услуг. Предприятие полностью отвечает требованиям складского комплекса с развитой инфраструктурой.

В настоящее время основной целью хладокомбината «Заречный» является постоянное совершенствование производства и сферы оказания услуг для максимального удовлетворения потребностей покупателей и деловых партнеров [18].

Рис. 3. Местоположение организации на карте города.

Схема организационной структуры управления указана в Приложении 1.

Функциональная структура управления

Руководитель отдела продаж:

1. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2. Обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.

3. Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.

4. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

5. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

6. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.

7. Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.

8. Осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

9. Организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции.

10. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

11. Рассматривает поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям и нарушении ими условий договоров.

12. Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.

13. Координирует деятельность складов готовой продукции.

14. Руководит сотрудниками отдела продаж, отдает распоряжения и контролирует их выполнение.

15. По поручению Коммерческого директора или Генерального директора сотрудник выполняет должностные обязанности, предусмотренные квалификационными характеристиками по другим должностям, родственные по содержанию работ, равные по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения должностного наименования.

16. В ряде случаев, перечисленных ниже, Руководитель отдела продаж обеспечивает выполнение сотрудниками отдела расширенного круга должностных обязанностей, родственных по содержанию работ и равных по сложности основным обязанностям:

· совершенствование организации труда;

· внедрение новых технических средств;

· проведение мероприятий по увеличению объема выполняемых работ;

· сокращение численности персонала.

Менеджер отдела продаж:

1. Организует и ведет продажи:

- ищет потенциальных клиентов;

- работает с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей их ведущему менеджеру по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;

- ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах организации;

- оперативно реагирует на информацию, поступающую от клиентов, и доводит ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;

- выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласует заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;

- мотивирует клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

2. Планирует и анализирует:

- составляет ежемесячный план продаж;

- анализирует статистические данные продаж и отгрузок клиентов организации;

- предоставляет отчеты ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.

3. Обеспечивает продажи:

- принимает и обрабатывает заказы клиентов, оформляет необходимые документы, связанные с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;

- информирует клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

- окончательно согласует с клиентом условия, касающиеся цен, дат отгрузки и способов доставки продукции;

- передает в отдел логистики заявки на доставку продукции клиентам;

- участвует в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;

- взаимодействует с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;

- участвует в рабочих совещаниях;

- ведет рабочую и отчетную документацию;

- поддерживает в актуальном состоянии данные о клиенте в информационной базе клиентов организации.

4. Контролирует:

- отгрузки продукции клиентам;

- финансовую дисциплину клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в торговле.

Менеджер отдела логистики:

1. Принимает участие в разработке и внедрении стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки товаров; выносит предложения по организации контроля качества работы различных участников сбытовой цепи, проводит анализ функций и задач отделов с предложением набора показателей-индикаторов.

2. Обеспечивает построение и организацию работы снабженческо-сбытовых цепей в соответствии с задачами логистики. Изучает механизмы функционирования сбытовых цепей и организует внедрение мероприятий системного управления запасами и распределения товаров. Разрабатывает методические материалы для работы филиалов и дилеров.

3. Участвует в формировании ценовой и ассортиментной политики Общества.

4. Обеспечивает реализацию планов освоения новых рынков сбыта и новых потребителей.

5. Занимается выбором наиболее выгодных поставщиков. Принимает участие в работе по заключению договоров на поставку и согласованию условий поставок. Организует тендеры и деловую переписку. Проводит оценку работы поставщиков.

6. Выносит предложения по открытию новых и ликвидации старых филиалов и прочих мест хранения товара, а также способам транспортировки.

7. Определяет потребность в различных помещениях, складском оборудовании и транспортных средствах, рабочей силе; организует работу склада: размещение товара, работу оборудования и рабочих, порядок поступления и отгрузки товара, режим работы.

8. Организует поиск, выбор и внедрение новых информационных технологии для обеспечения задач прозрачности и оптимальности функционирования материального потока. Участвует в формулировании экономической постановки задач, либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможности использования готовых проектов, алгоритмов и пакетов прикладных программ.

9. Организует внедрение новых технологий складирования, транспортировки и интеграции данных.

10. Разрабатывает нормативы товарных запасов и контролирует соответствие их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам;

11. Проводит анализ остатков и оперативный контроль запасов. Составляет заявки, сводные ведомости заказов. Оперативно руководит перемещением и распределением товарного запаса.

12. В оперативном порядке проводит работу с поставщиками, экспедиторами, водителями, работниками складов. Контролирует выполнение подразделениями предприятия заказов, соблюдением установленных сроков поставок, номенклатуры товаров; Руководит движением транспорта, обеспечивая его рациональную работу, оптимальную загрузку транспорта.

13. Совместно с отделом маркетинга и филиалами участвует в прогнозировании спроса.

14. Принимает участие в финансовом планировании и бюджетировании: составление номенклатурных планов поставок товаров и отгрузок товара со склада, а также расчетов по товарным операциям.

15. Предоставляет отчеты о затратах и эффективности по отделам, филиалам, поставщикам и группам товаров.

16. Проводит экономический анализ по показателям: издержки обращения, средние остатки, дефицитность, прибыль, рентабельность, оборачиваемость и др.

17. Подготавливает необходимые справки, расчеты, обоснования и другие материалы для целей отчетности, управления и нужд сторонних организаций.

18. Обеспечивает своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию по товарным операциям и авансовым отчетам.

19. Организует и принимает участие в инвентаризации склада.

20. Обеспечивает своевременные расчеты с поставщиками (и покупателями).

21. Разрабатывает правила мотивирования и стимулирования работников и сторонних организаций, связанных с материальным потоком.

22. Организует рабочие комиссии по решению новых логистических задач смежного характера в рамках проектов.

23. Принимает участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров с учетом требований рыночной экономики, участвует в самоподготовке.

Менеджер по качеству:

Специфика отгрузки и доставки готовой продукции на предприятии.

Замороженные продукты имеют длительный срок хранения при соблюдении определенного температурного режима. Поэтому готовая продукция может быть изготовлена заранее «впрок» и храниться на складе довольно длительное время.

При перевозке также необходимо соблюдать температурный режим, поэтому для транспортировки можно использовать только специально оборудованный транспорт (изотермические автофургоны).

Длительность полного производственного цикла менее 1 дня. То есть процесс изготовления занимает мало времени.

Поставщики материалов (мяса, молока и т.д.) находятся довольно далеко от места производства. Везти материалы долго. Кроме того, материалы – мясо, молоко и т.д. – скоропортящиеся продукты и не могут долго храниться на складе в свежем виде. Поэтому организация не может работать «на заказ», приходится производить продукцию «впрок» и хранить ее на складе.

При несоответствии величины произведенной продукции запросам покупателей корректируются планы производства на следующий месяц.

При неожиданных сбоях в поставке готовой продукции есть возможность позвонить покупателю и по обоюдной договоренности перенести сроки поставки.

При недостатке собственных транспортных средств организация может воспользоваться услугами сторонних транспортных фирм. Если же недостаток транспортных средств наблюдается довольно длительное время (более 3 месяцев подряд), то необходимо принять меры по расширению автопарка.

На предприятии используется только маятниковые маршруты с обратным холостым пробегом. В среднем на цепочку действий «загрузка транспортного средства, дорога до клиента, разгрузка, оформление документов, дорога от клиента» затрачивается около 4 часов. Поэтому можно считать, что каждое транспортное средство в сутки можно использовать 2 раза: 1 рейс до обеда и 1 рейс после обеда.

Характеристика задачи

Наименование задачи: Оперативно-календарное планирование отгрузки и доставки готовой продукции.

Цель: автоматизация оперативно-календарного планирования отгрузки и доставки готовой продукции.

Назначение задачи: Информация о плановой отгрузке и доставке готовой продукции на месяц руководителю отдела продаж для контроля отгрузки и доставки готовой продукции; информация о плановой отгрузке и доставке готовой продукции на сутки кладовщику для учета отгрузки готовой продукции со склада; информация о плановой отгрузке и доставке готовой продукции по потребителю руководителю отдела продаж для анализа удовлетворенности клиентов.

Источники поступления данных: менеджеры отдела продаж, менеджер отдела логистики, главный технолог, информационный фонд.

Потребители результатной информации: менеджер по качеству, руководитель отдела продаж, кладовщик.

Перечень управляемых объектов: готовая продукция, покупатели, даты, маршруты.

Периодичность решения задачи: «Оперативно-календарный план отгрузки и доставки готовой продукции на месяц» формируется и печатается в первых числах каждого месяца. «План отгрузки и доставки готовой продукции на сутки» формируется и распечатывается каждый день в конце рабочего дня. «Календарный план отгрузки и доставки готовой продукции по потребителю» формируется и печатается по запросу.

Таблица 2. Описание выходных показателей

Наименование	Идентификатор	Способ формирования	Сроки выдачи	Пользователи	Процедура использования
Подразделение	Должность
Дата (t) отгрузки (o) товара (i) по договору (d)			Ежемесячно 1 числа	Отдел продаж, ПЭО, Финансовый отдел	Руководитель отдела продаж, Экономист, Финансист	Анализ удовлетворенности клиентов, учет отгрузки готовой продукции, Прогнозирование сумм реализации и прибыли, Контроль поступления денежных средств
Плановый вес (V) отгружаемого (o) товара (i) на транспортном средстве (n)			Ежедневно	Отдел продаж	Кладовщик	Учет отгрузки готовой продукции

Убрать и

В расчетах используются промежуточный показатель – массив возможных дат отгрузки по договору d, который определяется с учетом сроков отгрузки по договору, графика рабочих календарных дней, наличия плановой готовой продукции на складе и наличия транспортных средств (эта информация отражена в булевской матрице MassivGP)

Таблица 3. Описание входных показателей.

Наименование	Идентификатор	Сроки сбора	Источники	Способ контроля
Подразделение	Должность
Количество (K) товара (i) по договору (d)		До 1 числа месяца	Отдел продаж	Менеджер отдела продаж	Проверка информации на этапе подписания договора и составления спецификации
Вес единицы (G) товара (i)		До 1 числа месяца	Отдел главного технолога	Главный технолог	Ежегодный пересмотр нормативно-справочного материала
Грузоподъемность (g) транспортного средства (n)		До 1 числа месяца	Отдел главного технолога	Главный технолог	Ежегодный пересмотр нормативно-справочного материала
Дата начала (t) срока отгрузки (o) по договору (d)		До 1 числа месяца	Отдел продаж	Менеджер отдела продаж	Проверка информации на этапе подписания договора и составления спецификации
Дата окончания (T) срока отгрузки (o) по договору (d)		До 1 числа месяца	Отдел продаж	Менеджер отдела продаж	Проверка информации на этапе подписания договора и составления спецификации
План производства (x) ГП (i) на дату (t)		До 1 числа месяца	ПЭО	Экономист	Проверка информации на этапе составления «Плана производства продукции»
Наличие (N) транспортного средства (n) на дату (t)		До 1 числа месяца	Отдел логистики	Менеджер отдела логистики	Устная проверка

Связь с другими задачами

При проведении хозяйственной деятельности предприятия комплекс задач «Оперативно-календарное планирование отгрузки готовой продукции» взаимодействует с другими функциональными расчетами системы управления, а именно: «Создание и ведение на машинных носителях конструкторско-технологической и нормативно-справочной информации», «Формирование портфеля заказов», «Оперативно-календарное планирование и учет межцеховых передач», «Учет занятости транспортных средств», «Учет отгрузки готовой продукции», «Контроль отгрузки готовой продукции», «Анализ удовлетворенности клиентов».

Схема связи с другими задачами приведена на Рис. 4.

Рис. 4. Схема связи с другими задачами.

• ⇐ Назад
1
234
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Далее ⇒