Исходные данные для разработки системы управления организации
Термины, определения и сокращения
Термины и определения
IDEF0 – нотация графического моделирования, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.
Бизнес-процесс – последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).
Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Входы бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Выходы бизнес-процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.
Графическая модель – представление, в котором модель отражается с помощью графических символов.
Исполнитель процесса – подразделение или должность сотрудника, ответственного за исполнение работы.
Механизмы бизнес-процесса (в IDEF0) – ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса, целиком не потребляющиеся при выполнении одной итерации процесса.
Модель–искусственный объект, представляющий собой отображение (образ) системы и ее компонентов. М моделирует объект А, если М отвечает на вопросы относительно А.
Нотация – (от лат. notatio - записывание, обозначение) — система условных обозначений, принятая в какой-либо области знаний или деятельности. Нотация включает множество символов, используемых для представления понятий и их взаимоотношений, составляющее алфавит нотации, а также правила их применения.
Подпроцесс – бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса.
Показатель – это измеритель цели. Показатели являются средствами оценки продвижения к реализации стратегической цели.
Продуктовый портфель–набор продуктов (услуг), производимых организацией, для удовлетворения потребностей потребителей.
Процедура – бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) действий (функций).
Сбалансированная система показателей (ССП) – это инструмент управления, используемый для распространения стратегии организации на все ее уровни «сверху вниз». В основе этой системы лежат перспективы (области, где проявляются результаты деятельности организации), стратегические цели, показатели, целевые значения и действия, направленные на организационное совершенствование.
Событие– состояние, которое является существенным для целей управления бизнесом и оказывает влияние или контролирует дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов.
Стратегическая карта – это диаграмма или рисунок, описывающий стратегию в виде набора стратегических целей и причинно-следственных связей между ними.
Стратегическая цель – это главная цель, достижение которой наиболее важно для выживания организации, для ее успеха. Стратегические цели отличаются от оперативных целей значительным влиянием на конкурентоспособность компании и высокой сложностью реализации.
Стратегия – это план или модель долговременного развития организации. Стратегия – это путь, складывающийся из нескольких этапов, который должна пройти организация от своего нынешнего состояния до того целевого состояния, которое планируется и предвосхищается.
Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.
Функция– действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, ТМЦ и прочим) с целью получения заданного результата.
Цель – это измеримый результат, который ожидается достичь в краткосрочный период для того чтобы реализовать стратегическую (долгосрочную) цель. Цели определяют, как будет выполняться стратегия – какие результаты и когда должны быть достигнуты. Цели, как правило, относятся к одной из перспектив развития компании.
Сокращения
BSC – Balanced Scorecard (сбалансированная система показателей)
IDEF – ICAM Definition. ICAM – сокращение от Integrated Computer Aided Manufacturing (Интегрированное компьютеризированное производство)
KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности)
SADT – Structured Analysis & Design Technique (методология структурного анализа и проектирования), лежит в основе создания стандарта моделирования IDEF
СМК – система менеджмента качества
ССП – сбалансированная система показателей
ТМЦ – товарно-материальные ценности
Исходные данные для разработки системы управления организации
Создавать с «нуля» или реформировать систему управления организацией можно только после того, как станет ясна наивысшая цель организации. Она нужна для принятия правильных с точки зрения ее достижения решений о внутреннем устройстве и принципах функционирования организации. Кто ее задает? Или кто ставит цель перед организацией? Очевидно, что таким лицом является собственник компании (или группа собственников, или акционеры) и только он. Можно бесконечно долго говорить о миссии компании по отношению к клиентам или о социальной ответственности, но истинная цель организации – удовлетворение потребностей собственника. К нему и предстоит отправиться за ответом на этот вопрос. Самое главное при этом действительно получить информацию о наивысшей цели, а не о целях более низкого уровня. Иначе это может привести к ситуации, когда в процессе проектирования приходится решать вовсе не те задачи, которые на самом деле хочет решить собственник.
Цели, которые может поставить собственник в зависимости от своих потребностей, можно разделить на три типа:
Финансовые цели
Самый простой вид целей. Примеры формулировок:
- Генерация заданного уровня прибыли в квартал.
- Генерация совокупной прибыли в размере N за 5 лет.
- Достижение компанией стоимости в N при продаже потенциальному покупателю.
- Достижение заданной котировки акций на заданной фондовой бирже.
Системные цели
Цели, которые должна достигать организация для обеспечения функционирования системы более высоко уровня. Например, если компания сталкивается с отсутствием необходимого количества грамотных специалистов той профессии, которая жизненно важна для ее бизнеса, она создает своё учебное заведение. Перед этим учебным заведением ставится цель: «Подготовка необходимого количества специалистов в год».
Личные (психологические) цели
Личные цели собственника лежат в области его психологии и базируются на его потребности в саморазвитии, общественном признании, положении в своей социальной группе и т.п. Это самые сложные для выявления и формализации цели, потому что, как правило, человек предпочитает о них не говорить. Выражаться они могут, например, так: «Хочу стать самым известным на рынке продавцом алкогольных напитков, при этом финансовые цели не интересны – главное, чтобы мы не работали в убыток». Такую цель желательно привести к более формализованной цели, например, «Захват заданного процента рынка».
Для полной формализации цели необходимо задать показатели ее достижения. Показатель определяет, насколько мы приблизились к выполнению цели. Например, если поставлена цель «Генерация заданного уровня прибыли в квартал», то показателем достижения этой цели будет «Прибыль в квартал». Показатели должны:
1. Быть измеримыми;
2. Иметь заданные целевые значения.
Определившись с наивысшей целью, необходимо разработать стратегию ее достижения – стратегию организации.
Стратегия – совокупность взаимосвязанных мероприятий и решений, определяющих приоритетные направления затрат ресурсов и усилий предприятия по достижению заранее определенных и согласованных с собственником целей. Стратегия дает ответ на вопрос, как добиться поставленных целей. (Принципы разработки стратегии опускаем, эта тема достаточно освещена в литературе).
Из стратегии должны следовать основные требования к системе управления:
- стратегические цели, являющиеся декомпозицией наивысшей цели организации (количество уровней зависит от детальности проработки стратегии), целевые значения показателей для определения верхнего уровня системы целей организации.
- уровни управления (монопредприятие, холдинг – управляющая компания и набор производственных единиц, корпоративный центр – набор холдингов) – для определения верхнего уровня организационной структуры организации.